Điều khoản Giám sát trong tiêu chuẩn SA 8000 nhằm mục đích tăng cường sự hiệu quả của việc tuân thủ SA 8000. Điều khoản yêu cầu về một cơ chế kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các chính sách, mục tiêu và thủ tục của Doanh nghiệp theo yêu cầu của Doanh nghiệp. Trong đó, vai trò của Ban SPT là chủ yếu. Điều khoản yêu cầu Ban SPT thực hiện việc giám sát, đánh giá nội bộ, báo cáo cho lãnh đạo cấp cao…
Bài viết dưới đây sẽ nói rõ các yêu cầu của điều khoản giám sát trong tiêu chuẩn SA 8000. Và cách Doanh nghiệp có thể tuân thủ theo yêu cầu của Điều khoản.
CÁC YÊU CẦU ĐIỀU KHOẢN GIÁM SÁT – 9.4 TIÊU CHUẨN SA 8000
9.4 Giám sát
9.4.1 Ban Trách nhiệm Xã hội phải (bắt buộc) giám sát một cách hiệu quả các hoạt động ở nơi làm việc, cho việc:
(a) tuân thủ Tiêu chuẩn này;
(b) thực hiện các hành động để giải quyết một cách hiệu quả các rủi ro do Ban Trách nhiệm xã hội đưa ra.
(c) cho tính hiệu quả của hệ thống được áp dụng để đạt được những chính sách của tổ chức và những yêu cầu của Tiêu chuẩn này.
Ban này có quyền thu thập thông tin từ hoặc bao gồm các bên quan tâm (các bên có liên quan, ví dụ cổ đông) trong hoạt động giám sát của mình. Ban này cũng phải (bắt buộc) liên hệ với các phòng ban khác để nghiên cứu, xác định, phân tích và/hoặc giải quyết những điểm không tuân thủ có thể tồn tại so với Tiêu chuẩn SA 8000.
9.4.2 Ban Trách nhiệm Xã hội cũng phải triển khai đánh giá nội bộ theo định kỳ và làm các báo cáo cho ban lãnh đạo cấp cao về việc thực hiện và lợi ích của những hành động được tiến hành nhằm đáp ứng Tiêu chuẩn SA8000, bao gồm hồ sơ về các hành động khắc phục và ngăn ngừa đã được chỉ ra.
9.4.3 Ban Trách nhiệm Xã hội cũng phải (bắt buộc) tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá sự tiến triển và để xác định những hành động tiềm năng có giá trị tăng cường việc thực hiện Tiêu chuẩn.
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN ĐIỀU KHOẢN GIÁM SÁT – TIÊU CHUẨN SA 8000
Giám sát giúp tổ chức theo dõi việc triển khai và thực hiện SA 8000 như thế nào để đạt được các mục tiêu.
Tổ chức có nhiều cách để đo lường việc đạt được mục tiêu. Một trong những phương pháp giám sát phổ biến nhất là thực hiện đánh giá nội bộ. Tuy nhiên, có sự khác biệt giữa giám sát và đánh giá nội bộ.
Giám sát được thực hiện bởi chính những người quản lý bộ phận, phòng ban, dự án. Họ là những người quen thuộc nhất với các hoạt động của bộ phận mình. Do đó họ chịu trách nhiệm xác định các khu vực rủi ro trong phạm vi công việc của mình; phát triển các chính sách, kiểm soát trong nội bộ một cách thích hợp. Họ phải xây dựng các quy trình để đảm bảo các công việc, mục tiêu của bộ phận họ đã được theo sát. Ngoài ra, chính người lao động cũng sẽ thực hiện việc giám sát trong khu làm việc của họ
Đánh giá nội bộ được thực hiện bởi nhân viên từ một khu vực khác, độc lập với các hoạt động đó, để đạt được tính khách quan. Hơn nữa, các mục tiêu của đánh giá nội bộ là khác nhau so với giám sát.
Giám sát được thực hiện để xác minh rằng các chính sách và thủ tục được áp dụng và đang được tuân thủ. Đánh giá được thực hiện để xác định xem kế hoạch giám sát có đang hoạt động như nó cần hay không. Và các chính sách, quy trình và các biện pháp kiểm soát được áp dụng có được thực hiện và có hiệu quả không.
Thực hiện giám sát định kỳ
Điều khoản giám sát trong SA 8000 giao trách nhiệm giám sát cho Ban SPT về các vấn đề:
a) việc tuân thủ Tiêu chuẩn;
b) thực hiện các hành động để giải quyết hiệu quả các rủi ro được Ban SPT xác định; và
c) về tính hiệu quả của hệ thống được triển khai để đáp ứng các chính sách của tổ chức và các yêu cầu của Tiêu chuẩn.
Đầu tiên, tổ chức cần đặt ra các mục tiêu và phạm vi giám sát của mình. Có 02 cách: Một là tập trung vào các khu vực có rủi ro cao đã được xác định; hai là theo dõi từng yêu cầu của Tiêu chuẩn SA 8000. Việc giám sát phải được tiến hành thường xuyên. Hoặc khi có bất kỳ thay đổi nào đối với tổ chức.
Một số khía cạnh của doanh nghiệp có thể cần được theo dõi thường xuyên hơn. Ví dụ, giám sát việc sử dụng PPE trong các khu vực nguy hiểm cao.
Giám sát là một phần của hành động khắc phục và phòng ngừa để kiểm tra tính hiệu quả của chúng. Ví dụ như khi giám sát nhận thấy việc triển khai đang hiệu quả tại một chỗ. Tổ chức có thể nghĩ tới việc giảm tần xuất giám sát, phân bổ vào các công việc khác. Như một số hoạt động nhất định chỉ diễn ra vào những thời điểm cụ thể trong ngày (tăng ca). Việc giám sát phải được lên kế hoạch phù hợp với chúng.
Ban SPT nên bao gồm các cá nhân từ nhiều bộ phận. Bao gồm cả quản lý, công nhân, các chuyên gia bên ngoài và các bên quan tâm.
Vai trò của quản lý cấp cao
Vì Ban SPT bao gồm cả người quản lý và người lao động. Nên quan trọng nhất là Ban lãnh đạo cấp cao cần cam kết hỗ trợ về nhân sự, ngân sách và nguồn lực cần thiết để đảm bảo rằng việc giám sát được tiến hành hiệu quả. Quản lý cấp cao phải làm việc chặt chẽ với Ban SPT để hiểu nhu cầu về nguồn lực và cách đáp ứng chúng.
Vai trò của Ban SPT
Ban Trách nhiệm xã hội (SPT) chịu trách nhiệm giám sát hoặc quản lý quá trình giám sát. Đồng thời chịu trách nhiệm xác minh sự đầy đủ của thông tin thu thập được. Do đó, Ban SPT cần phải có đủ thời gian, nguồn lực và quyền hạn để thực hiện các chức năng sau, đồng thời không vi phạm trách nhiệm công việc bình thường của các thành viên:
- Hiểu kế hoạch giám sát và đảm bảo rằng nó kết hợp các kết quả đánh giá rủi ro
- Đảm bảo rằng những người có thẩm quyền được chỉ định thực hiện giám sát
- Hỗ trợ thu thập thông tin cho quá trình giám sát, bao gồm các cuộc phỏng vấn hoặc cuộc họp với nhân viên
- Xác định thời điểm cần tham khảo ý kiến các bên quan tâm để thu thập dữ liệu quan trọng
- Kiểm tra để đảm bảo rằng các báo cáo được cung cấp cho quản lý cấp cao về kết quả giám sát
- Họp thường xuyên để xem xét tiến độ giám sát.
Các biện pháp giám sát
Có nhiều cách để tiến hành giám sát nơi làm việc. Các tổ chức nên xác định chương trình giám sát thích hợp cho doanh nghiệp mình. Dưới đây là một số cách thức giám sát phổ biến tại doanh nghiệp:
- Đánh giá rủi ro
- Biên bản xem xét của ban quản lý
- Kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ trước đây
- Kết quả đánh giá bên ngoài
- Phỏng vấn công nhân và quản lý
- Tham vấn các bên liên quan bên ngoài
- Khiếu nại về điều kiện làm việc
- Tài liệu từ các nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân và nhà cung cấp phụ về hiệu suất tiêu chuẩn lao động của họ
- Hồ sơ từ các chuyến thăm đối tác kinh doanh về việc thực hiện các tiêu chuẩn lao động của họ
Điểm khởi đầu cho việc giám sát là thu thập dữ liệu cơ sở để làm điểm tham chiếu. Từ đó, bắt đầu giám sát để đánh giá so với ban đầu. Lấy đó làm chuẩn để đánh giá về sau. Sự so sánh nên nhấn mạnh thành tựu hơn là thất bại.
Sau đó, Doanh nghiệp cần phân tích để đưa ra các điểm cải tiến. Kết quả phân tích sẽ cho phép đưa ra quyết định về những hành động khắc phục và phòng ngừa nào là cần thiết, khi nào và ở đâu chúng là cần thiết.
Đánh giá nội bộ định kỳ
Mục 9.4.2 SA 8000 cũng yêu cầu Ban SPT thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ thường xuyên. Mục đích của hoạt động này là để xem xét việc tuân thủ SA8000, lưu ý các điểm mạnh,điểm yếu và vị trí có thể cần cải tiến. Đánh giá nội bộ xem xét các chính sách và thủ tục hiện hành. Tổ chức nên thực hiện Đánh giá nội bộ tất cả các điều khoản của tiêu chuẩn SA 8000. Tuy nhiên, có thể thực hiện nhiều cuộc đánh giá cho từng phần. Không cần thiết phải thực hiện một lần cho tất cả
Mục tiêu của Đánh giá nội bộ là về sự phù hợp và hiệu quả của hệ thống. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình về cách thực hiện đánh giá nội bộ. Đồng thời thực hiện đào tạo các đánh giá viên nội bộ một cách thích hợp để đảm bảo rằng họ có đủ năng lực để đánh giá hệ thống nội bộ của tổ chức.
Mục 9.4.2 SA 8000 yêu cầu Ban SPT đưa ra các báo cáo cho quản lý cấp cao về các cuộc đánh giá nội bộ. Kèm theo đó khuyến nghị các hành động được thực hiện để đáp ứng Tiêu chuẩn SA 8000. Bao gồm hồ sơ về các hành động khắc phục và phòng ngừa đã được xác định.
Kết quả của công việc giám sát phải là để cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả. Do đó, trong Mục 9.4.3 SA 8000, Ban SPT cũng được yêu cầu tiến hành các cuộc họp theo lịch trình thường xuyên để xem xét tiến độ và xác định các hành động tiềm năng để tăng cường thực hiện tiêu chuẩn.
Các nội dung khác của Điều khoản 9 Hệ thống quản lý
Doanh nghiệp có thể tham khảo các bài viết khác về Điều khoản 9 và các điều khoản khác của SA 8000 tại các bài viết khác của GOODVN.
– Điểu khoản 9 Hệ thống quản lý – Tiêu chuẩn SA 8000:2014 (Phần chung)
– Điều khoản 9.1 Chính sách, Thủ tục và Hồ sơ
– Điều khoản 9.2 Ban Trách nhiệm xã hội
– Điều khoản 9.3 Xác định và Đánh giá Rủi ro
– Điều khoản 9.5 Giao tiếp và thông tin nội bộ
– Điều khoản 9.6 Quản lý và Giải quyết khiếu nại
– Điều khoản 9.7 Kiểm chứng từ bên ngoài và sự tham gia của các bên liên quan
– Điều khoản 9.8 Hành động khắc phục và phòng ngừa
– Điều khoản 9.9 Đào tạo và nâng cao năng lực
– Điều khoản 9.10 Quản lý các nhà cung cấp và nhà thầu
GOODVN cũng sẵn sàng hỗ trợ Doanh nghiệp trong việc triển khai tiêu chuẩn SA 8000. Và đạt được chứng nhận bởi các tổ chức quốc tế được công nhận bởi SAI.
Hãy gọi cho chúng tôi nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về SA 8000.
HOTLINE: 0945.001.005 – 024.2231.5555
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
