Chính sách SA 8000 cùng với hệ thống quy trình, hồ sơ áp dụng tại Doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên của Tiêu chuẩn. Một hệ thống quản lý tốt là xương sống của tiêu chuẩn SA 8000 và cho phép các tổ chức thực hiện duy trì SA 8000. Hệ thống quản lý SA 8000 được tạo thành từ 10 yếu tố có liên quan với nhau sau đây, mỗi phần được thể hiện theo yêu cầu của SA 8000 (SA 8000 9.1 – 9.10).
Trong đó mục 1 – Điều khoản 9 Chính sách, Thủ tục và Hồ sơ là điều khoản mà Doanh nghiệp cần chú ý nhất. Điều khoản quy định cách tổ chức xác định các nguyên tắc, mục tiêu và cam kết của mình cho SA 8000 và hướng dẫn nhân viên của mình thực hiện các nguyên tắc đó hàng ngày. Nội dung mục 1 của Điều khoản 9 như sau:
A. ĐỊNH NGHĨA LIÊN QUAN TRONG SA 8000
1. Các bên quan tâm: Một cá nhân hoặc nhóm có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi kết quả hoạt động xã hội và / hoặc hoạt động của tổ chức.
2. Thành tích xã hội: Tổ chức đạt được thành tích tuân thủ đầy đủ và bền vững với SA 8000 trong khi liên tục cải tiến.
B. YÊU CẦU ĐIỀU KHOẢN TRONG TIÊU CHUẨN SA 8000
Tiêu chí:
9.1.1 Ban lãnh đạo cấp cao phải (bắt buộc) soạn thảo bản tuyên bố chính sách để phổ biến đến nhân viên, bằng các ngôn ngữ phù hợp, về việc tuân thủ theo SA 8000.
9.1.2 Tuyên bố chính sách phải (bắt buộc) bao gồm cam kết của tổ chức về việc tuân theo các yêu cầu của Tiêu chuẩn SA 8000 và tôn trọng các quy ước quốc tế như đã đề cập trong phần Các Yếu tố Quy chuẩn và Giải thích ở trên. Tuyên bố cũng phải (bắt buộc) cam kết việc tổ chức tuân theo: luật pháp sở tại, các luật khác được áp dụng và các yêu cầu khác mà tổ chức tham gia.
9.1.3 Bản tuyên bố chính sách này và Tiêu chuẩn SA8000 phải (bắt buộc) được trình bày rõ ràng và dễ tiếp cận, bằng hình thức dễ hiểu và phù hợp, tại nơi làm việc hay ở tất cả những địa điểm của tổ chức, dù thuộc sở hữu của tổ chức, do tổ chức thuê, hay hợp đồng với một bên khác.
9.1.4 Tổ chức phải phát triển chính sách và quy trình thực hiện Tiêu chuẩn SA 8000.
Tiêu chí:
9.1.5 Những chính sách và quy trình này phải (bắt buộc) được thông báo hiệu quả và bằng những ngôn ngữ thích hợp để nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận. Những thông báo này cũng cần phải (bắt buộc) được cung cấp một cách rõ ràng đến khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu phụ và nhà cung cấp thứ cấp.9.1.6 Tổ chức phải duy trì các ghi chép phù hợp thể hiện việc tuân thủ và thực hiện tiêu chuẩn SA 8000, bao gồm những yêu cầu về Hệ thống Quản lý trong yếu tố này. Những ghi chép liên quan phải (bắt buộc) được lưu giữ và những tổng kết bằng văn bản hoặc lời nói phải cung cấp cho (các) đại diện SA 8000 của người lao động.
9.1.7 Tổ chức phải định kỳ thực hiện việc xem xét với ban lãnh đạo về các tuyên bố chính sách, các chính sách, các quy trình thực hiện Tiêu chuẩn này và kết quả thực hiện, để cải tiến liên tục.
9.1.8 Tổ chức phải (bắt buộc) đảm bảo tuyên bố về chính sách được công khai bằng phương thức có hiệu quả cho các bên liên quan, theo yêu cầu.
C. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN ĐIỀU KHOẢN CHÍNH SÁCH SA 8000 VÀ QUY TRÌNH, HỒ SƠ SA 8000
Tổ chức cần xác định các nguyên tắc, mục tiêu và cam kết của mình đối với SA 8000. Hướng dẫn nhân viên của mình thực hiện các nguyên tắc đó thường xuyên. Phần sau cung cấp hướng dẫn cho các tổ chức về việc thực hiện điều khoản 9.1. Chính sách, Thủ tục và Hồ sơ.
Nền tảng của hệ thống quản lý là các chính sách, thủ tục và hồ sơ của nó. Thông qua các tài liệu này, tổ chức thể hiện cam kết của mình đối với tiêu chuẩn SA 8000. Tài liệu cũng nêu chi tiết các hành động mà nhân viên nên thực hiện để đảm bảo tuân thủ. Do đó, 08 yêu cầu của điều khoản 9.1 đưa ra các bước mà tổ chức cần thực hiện. Nhằm để tạo khuôn khổ cho hệ thống quản lý, thực hiện nó hàng ngày để đảm bảo cải tiến liên tục.
XÂY DỰNG, BAN HÀNH VÀ TRUYỀN THÔNG CHÍNH SÁCH SA 8000
Mục 9.1.1 SA 8000 yêu cầu ban lãnh đạo phải có một tuyên bố chính sách để thông báo cho tất cả nhân viên về việc tổ chức tuân thủ SA 8000.
Hỗ trợ của Ban lãnh đạo là là yếu tố quan trọng để duy trì tuân thủ SA 8000.
Do đó, Ban lãnh đạo nên xây dựng một chính sách để truyền đạt cam kết của họ đối với việc thực hiện SA 8000 cho tất cả nhân viên và các bên quan tâm. Đồng thời để chứng minh tổ chức đang thực hiện và duy trì tuân thủ SA 8000. Ban lãnh đạo cũng nên tự mình và chịu trách nhiệm về cam kết này bằng cách chủ động giám sát và cung cấp các nguồn lực và quyền hạn thích hợp cho những người quản lý thực hiện SA 8000.
Ngôn ngữ của chính sách SA 8000
Mục 9.1.1. SA 8000 cũng yêu cầu chính sách phải có sẵn bằng tất cả các ngôn ngữ thích hợp. Chính sách phải được viết bằng (các) ngôn ngữ mà nhân viên có thể dễ dàng hiểu được bằng cả lời nói và văn bản. Không nhất thiết có nghĩa là tổ chức phải dịch tuyên bố chính sách sang mọi ngôn ngữ. Tổ chức có trách nhiệm đảm bảo rằng TẤT CẢ nhân viên đều có thể hiểu được chính sách. Nếu có một nhóm dân số đáng kể chỉ nói một ngôn ngữ. Tổ chức phải viết chính sách bằng các ngôn ngữ cụ thể đó.
Nội dung cơ bản của chính sách SA 8000
Mục 9.1.2 SA 8000 yêu cầu chính sách phải bao gồm cam kết của tổ chức về việc tuân thủ tất cả các yêu cầu của SA 8000, cũng như các quy ước quốc tế liên quan. Tuyên bố cũng phải cam kết tuân thủ pháp luật quốc gia hoặc các yêu cầu liên quan khác. Do đó, tuyên bố chính sách phải nêu rõ cam kết của tổ chức trong việc tuân thủ tất cả các yêu cầu của SA 8000 và tất cả luật và yêu cầu liên quan khác. Tuyên bố phải phù hợp với bản chất và quy mô của tổ chức, có thể là một tuyên bố chung ngắn gọn hoặc nó có thể là nhiều chính sách cho từng cam kết của tổ chức.
Truyền đạt, truyền thông chính sách SA 8000
Mục 9.1.3 SA 8000 yêu cầu tổ chức đăng tuyên bố chính sách và bản tiêu chuẩn SA 800 một cách nổi bật và rõ ràng, ở dạng thích hợp và dễ hiểu, ở nơi làm việc và nơi ở được cung cấp bởi tổ chức, do tổ chức đó sở hữu, thuê hoặc ký hợp đồng từ một nhà cung cấp dịch vụ.
Điều này nhằm đảm bảo rằng tuyên bố chính sách có sẵn cho tất cả các nhân viên. Do đó, nếu nhân sự nào gặp phải tình huống không tuân thủ theo SA 8000. Họ có thể tham khảo tuyên bố chính sách đó ngay lập tức.
Tuyên bố công khai chính sách SA 8000
Cuối cùng, mục 9.1.8 SA 8000 yêu cầu tổ chức công bố công khai chính sách bằng phương thức hiệu quả đối với các bên quan tâm, theo yêu cầu. Điều này nhằm giải quyết các yêu cầu của các bên liên quan đối với việc họ có quyền truy cập vào các tuyên bố chính sách của các tổ chức được chứng nhận SA 8000. Tuyên bố chính sách phải có sẵn cho bất cứ ai yêu cầu xem nó. Vì nó là tuyên bố công khai về cam kết của tổ chức đối với việc thực hiện SA 8000. Nếu tổ chức có trang web, tổ chức nên đăng tuyên bố chính sách trên trang web.
TRIỂN KHAI CÁC CHÍNH SÁCH SA 8000 VÀ QUY TRÌNH
Mục 9.1.4 SA 8000 yêu cầu tổ chức phát triển các chính sách và thủ tục để thực hiện toàn bộ tiêu chuẩn SA 8000. Tuy nhiên, có 05 chính sách và thủ tục tối thiểu mà tất cả các tổ chức bắt buộc phải duy trì để tuân thủ SA 8000.
1. Chính sách SA 8000 (Yêu cầu của SA 8000 9.1.1)
2. Các chính sách và thủ tục khắc phục hậu quả lao động trẻ em (Yêu cầu của SA 8000 1.2)
3. Các thủ tục để phát hiện, ngăn ngừa, giảm thiểu, loại bỏ hoặc ứng phó với các nguy cơ tiềm ẩn đối với sức khỏe và an toàn của con người (Yêu cầu của SA 8000 3.7)
4. Các chính sách và thủ tục quản lý và giải quyết khiếu nại (Yêu cầu của SA 8000 9.6.1 / 9.6.2)
5. Các chính sách và thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa (Yêu cầu của SA 8000 9.8.1)
Rà soát, xây dựng các chính sách và quy trình
Trước tiên, tổ chức nên đánh giá các chính sách và quy trình hiện có. Nhằm để xác định hệ thống đang có giải quyết được các yêu cầu của SA 8000. Sau đó cần xác định những chính sách và quy trình gì cần bổ sung, sửa đổi hoặc xây dựng mới để tuân thủ tiêu chuẩn.
Tổ chức cần thu hút nhân sự tham gia vào quá trình này. Nhằm để đảm bảo các chính sách và thủ tục được xây dựng là thiết thực và chính xác. Các thủ tục phải rõ ràng và ngắn gọn để chúng có thể dễ dàng thực hiện và giám sát.
Các chính sách và thủ tục phải phù hợp với các yêu cầu của SA 8000. Đồng thời phải giải quyết được các vấn đề cụ thể đối với tổ chức. Chẳng hạn như rủi ro, các yêu cầu pháp lý địa phương.
Các tổ chức nhỏ hơn có thể cần ít chính sách và thủ tục hơn các tổ chức lớn. Các tổ chức nhỏ hơn thường ít có quan liêu hơn. Các quản lý và nhân sự thường có mối quan hệ chặt chẽ hơn. Vì vậy họ dễ dàng truyền đạt các chính sách và thủ tục hơn cho tất cả nhân sự. Các tổ chức như vậy có thể không cần nhiều tài liệu và linh hoạt hơn trong việc phát triển các chính sách hoặc thủ tục khi cần thiết.
Hệ thống của tổ chức phải đáp ứng mọi yêu cầu của SA 8000. Tuy nhiên, nếu hệ thống không được xây dựng chính thức. Tổ chức cần có các biện pháp thích hợp để đảm bảo rằng nhân viên hiểu và tuân thủ các yêu cầu của SA 8000.
Thông báo, phổ biến và đào tạo hướng dẫn thực hiện chính sách, quy trình
Khi tổ chức phát triển các chính sách và thủ tục cần thiết. Mục 9.1.5 yêu cầu tổ chức thông báo chúng cho tất cả nhân viên. Đồng thời cung cấp chúng bằng tất cả các ngôn ngữ thích hợp. Nó cũng yêu cầu tổ chức chia sẻ những thông tin này với khách hàng, nhà cung cấp…
Tổ chức nên thực hiện đào tạo thường xuyên, tham vấn người lao động. Nhân viên ở tất cả các cấp đều hiểu và có quyền truy cập thông tin về việc thực hiện SA 8000. Các bên quan tâm cần thông tin đầy đủ để thực hiện một cuộc đánh giá độc lập nhằm xác minh sự tuân thủ của tổ chức với SA 8000 và điều kiện làm việc tổng thể.
Nếu một số người lao động không thể đọc chính sách do mù chữ, khiếm thị hoặc hoàn cảnh khác. Ban giám đốc có nghĩa vụ thông báo chính sách cho những người lao động đó thông qua các phương tiện thay thế. Chẳng hạn như chương trình đào tạo, đồ họa và / hoặc thuyết trình. Mục đích của yêu cầu này là để đảm bảo rằng người lao động được thông báo và hiểu rõ cam kết và các chính sách của tổ chức về SA 800.
Không thể chấp nhận được tổ chức chỉ đơn giản cho rằng NLĐ đã nhận tiêu chuẩn và do đó hiểu nó. Các tổ chức cũng phải xác nhận rằng nhân viên hiểu yêu cầu của SA 8000, theo yêu cầu của 9.5.1 (Xem 9.5 Giao tiếp và trao đổi thông tin nội bộ).
LƯU, CẬP NHẬT VÀ DUY TRÌ HỒ SƠ THỰC HIỆN
Mục 9.1.6 yêu cầu tổ chức duy trì các hồ sơ thích hợp để chứng minh sự phù hợp với SA 8000. Hồ sơ phù hợp được quản lý tốt là rất quan trọng để thực hiện SA 8000. Vì chúng cung cấp bằng chứng về việc các thủ tục đang được tuân thủ; giúp tổ chức đo lường hiệu suất, báo cáo có hiệu quả và theo dõi được kết quả trong ngắn hạn, trung bình và dài hạn; ghi lại các thông tin để theo dõi tiến độ thực hiện SA 8000.
Hồ sơ có thể được lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc bản cứng. Các hồ sơ cụ thể có thể được duy trì bởi các phòng ban liên quan. Hồ sơ không cần phải tập trung tại một chỗ. Tuy nhiên, tổ chức nên có danh sách nơi lưu giữ các hồ sơ để dễ dàng truy xuất.
Các loại hồ sơ tối thiểu bắt buộc
Các loại hồ sơ cụ thể mà tất cả các tổ chức bắt buộc phải duy trì ở mức tối thiểu để tuân thủ theo SA 8000:
1. Hồ sơ đánh giá rủi ro của Ủy ban sức khỏe và an toàn ( Mục 3.5 SA 8000 )
2. Hồ sơ sự cố về sức khỏe và an toàn ( Mục 3.7 SA 8000 )
3. Cơ cấu tiền lương và phúc lợi bằng văn bản cho mỗi kỳ trả lương (Mục 8.3 SA 8000 )
4. Hồ sơ đánh giá nội bộ (Mục 9.4.2 SA 8000)
5. Hồ sơ hành động khắc phục và phòng ngừa ( Mục 9.8.2 SA 8000)
6. Hồ sơ và tài liệu đào tạo, bao gồm cả hồ sơ chứng minh việc đánh giá hiệu quả đào tạo (Mục 9.9.1)
7. Hồ sơ đánh giá các nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân và nhà cung cấp phụ ‘ (Mục 9.10.1)
8. Xếp hạng Trách nhiệm xã hội
Các hồ sơ SA 8000 nên duy trì
Ngoài các hồ sơ bắt buộc, tổ chức cũng nên duy trì các hồ sơ thích hợp khác có liên quan đến việc triển khai SA 8000. Ví dụ về các hồ sơ về: báo cáo đánh giá bên ngoài; báo cáo đánh giá của ban lãnh đạo; tóm tắt khiếu nại nội bộ và bên ngoài; thông tin liên lạc từ quản lý cấp trên và các hồ sơ khác thể hiện việc tổ chức đáp ứng các mục tiêu SA 8000.
Tương tự như việc xây dựng các chính sách, tổ chức cần xác định những hồ sơ nào cần bổ sung để triển khai SA 8000. Các tổ chức nhỏ hơn có thể cần ít hồ sơ vật lý hơn các tổ chức lớn. Tuy nhiên, họ vẫn phải chứng minh rằng họ duy trì hồ sơ đầy đủ để chứng minh sự tuân thủ với SA 8000.
Lưu ý: Các bản tóm tắt bằng văn bản hoặc bằng miệng theo yêu cầu của 9.1.6 phải được cung cấp cho (các) đại diện của người lao động. Điều này là nhằm thu hút người lao động tham gia vào quá trình đảm bảo thực hiện SA 8000. Bằng cách cung cấp cho các đại diện người lao động các cách trao đổi thông tin. Tiêu chuẩn phân biệt giữa văn bản và tóm tắt bằng miệng vì một số thông tin có thể quá nhạy cảm để cung cấp dưới dạng văn bản. Trong trường hợp đó, cung cấp phản hồi dưới dạng tóm tắt bằng miệng có thể phù hợp hơn để bảo mật thông tin.
XEM XÉT LÃNH ĐẠO
Mục 9.1.7 yêu cầu tổ chức tiến hành xem xét lãnh đạo đối với chính sách SA 8000. Xem xét các thủ tục và các hồ sơ chứng minh việc thực hiện tuân thủ tiêu chuẩn SA 8000.
Xem xét của ban lãnh đạo là việc đánh giá thường xuyên hoạt động của hệ thống quản lý. Việc đánh giá định kỳ của ban lãnh đạo là cần thiết để kiểm tra xem các thủ tục/quá trình được thực hiện đầy đủ và hiệu quả. Và là cách thức thích hợp để thực hiện các chính sách đã tuyên bố. Bằng cách xem xét và đánh giá tình trạng của từng chính sách được thực hiện. Tổ chức có thể thiết lập bảng đánh giá hiệu suất và xác định các mục tiêu tiếp theo để cải tiến.
Đầu vào của xem xét lãnh đạo
Nhiệm vụ đầu tiên của việc xem xét lãnh đạo là xác định phạm vi và xác định những yếu tố nào của hệ thống quản lý sẽ được xem xét. Các tổ chức có thể sử dụng đánh giá rủi ro để xác định các lĩnh vực ưu tiên chính và bắt đầu xem xét lãnh đạo với các lĩnh vực ưu tiên cao nhất.
Để chuẩn bị cho việc xem xét của lãnh đạo, các nhân sự đã được xác định, thường là các thành viên của SPT, phải chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu về hệ thống quản lý và hoạt động của tổ chức. Cơ sở dữ liệu này sẽ bao gồm đánh giá tài liệu và phỏng vấn nhân sự.
Thông thường, các thông tin cần thu thập bao gồm:
• Kết quả đánh giá nội bộ và bên ngoài.
• Khiếu nại và phản hồi bên trong và bên ngoài.
• Các thay đổi của mục tiêu.
• Tình trạng của các hành động khắc phục và phòng ngừa.
• Trạng thái của các hành động tiếp theo từ các cuộc xem xét lãnh đạo trước đó.
• Đề xuất cải tiến.
• Xếp hạng Trách nhiệm xã hội.
Thành phần tham gia xem xét lãnh đạo
Các cuộc họp xem xét của ban giám đốc nên do đại diện lãnh đạo chủ trì và những người tham dự phải bao gồm quản lý cấp cao, giám sát sản xuất, người vận hành hệ thống và đôi khi là (các) đại diện công nhân SA 8000.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý trong trường hợp mà tổ chức tiến hành xem xét lãnh đạo cùng một lúc các hệ thống quản lý khác nhau mà họ đã thực hiện, bao gồm cả hệ thống quản lý môi trường, chất lượng và trách nhiện xã hội. Trong những trường hợp này, việc đại diện công nhân theo tiêu chuẩn SA 8000 được thảo luận phần đánh giá hệ thống quản lý đối với SA 8000.
Kết quả của cuộc họp xem xét lãnh đạo phải được lập thành văn bản. Kết quả xem xét của ban lãnh đạo bao gồm bất kỳ các quyết định liên quan đến các thay đổi đối với các chính sách, mục tiêu của SA 8000 và bất kỳ yếu tố nào khác của hệ thống quản lý.
Nội dung và tần xuất xem xét lãnh đạo
Nội dung và tần suất của các cuộc họp xem xét lãnh đạo phụ thuộc vào thời gian áp dụng hoặc mức độ thực hiện của hệ thống quản lý SA 8000. Hoặc kinh nghiệm trong quá khứ – chẳng hạn như lịch sử sự cố, các đánh giá trước đây và kết quả đánh giá trước đây. Mặc dù việc xem xét lãnh đạo có thể được lên lịch khi cần, nhưng chúng thường được tiến hành vào những khoảng thời gian đã được lên kế hoạch, có thể hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm. Và chúng có thể được lên lịch cùng với các cuộc họp khác, chẳng hạn như các cuộc họp của ủy ban an toàn cơ sở.
Tổ chức phải có khả năng giải thích tại sao tổ chức lại chọn thời gian xem xét lãnh đạo như vậy. Dù là vào thời gian nào, việc xem xét lãnh đạo phải là một sự kiện đã được lên kế hoạch và công khai trước ngày họp thực tế. Các đầu ra của việc xem xét của ban lãnh đạo nên đưa trở lại các quá trình cải tiến liên tục của tổ chức. Bao gồm cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý và các quá trình của hệ thống quản lý; nhu cầu tài nguyên; và sửa đổi chính sách và mục tiêu của tổ chức
