Quy trình xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015

TT

Nội dung công việc

Nhiệm vụ của tư vấn

(1)

(2)

(3)

1

Giai đoạn 1: Đánh giá và xác định ban đầu

1.1

–          Đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng trong các hoạt động kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của ISO 9001:2008. Mục đích nhằm xác định các quá trình, mức độ kiểm soát và sự phù hợp của những quá trình quản lý đang có, thu thập các loại văn bản, biểu mẫu, thủ tục hiện hành tại Công ty, qua đó xác định những hoạt động nào phải thoả mãn các yêu cầu cụ thể của ISO 9001 và lập kế hoạch cụ thể để xây dựng, bổ sung/sửa đổi các tài liệu cần thiết nhằm xây dựng cấu trúc và hoàn chỉnh Hệ thống chất lượng của  Công ty theo ISO 9001:2015.

–          Lập kế hoạch cụ thể về việc xây dựng và áp dụng Hệ thống chất lượng theo ISO 9001.

–          Cùng Nhóm Công tác xem xét, đánh giá đưa ra báo cáo kết quả xem xét cũng như các kiến nghị cần thiết.

–          Cùng Công ty lập kế hoạch và tổ chức thực hiện.

1.2

Đào tạo: Tìm hiểu về chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, các yêu cầu của ISO 9001:2015 cho Lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của Công ty, gồm các nội dung chính sau:

–          Vai trò của chất lượng và quản lý chất lượng;

–          Chất lượng và đặc điểm của chất lượng;

–          Quản lý chất lượng;

–          Các mô hình quản lý  chất lượng;

–          Các nhận thức sai lầm về chất lượng;

–          Chi phí quản lý chất lượng;

–          Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và các đặc trưng cơ bản.

–          Các bước áp dụng ISO 9000;

–          Những khó khăn và thuận lợi trong việc áp dụng ISO 9000;

–         Nội dung cơ bản ISO 9001:2015.

–          Bố trí giảng viên và cung cấp tài liệu học tập, …

–          Tuỳ thuộc kế hoạch, số lượng cán bộ để tổ chức khóa học thích hợp.

1.3

Công tác tổ chức:

•        Lãnh Đạo Công ty (Ban Giám đốc):

–          Lập chính sách, mục tiêu và cam kết về chất lượng của Công ty.

–          Lập kế hoạch tổng thể về dự án.

–          Cử Đại diện Lãnh đạo về chất lượng (MR) của Công ty.

–          Phân bổ nguồn lực.

–          Điều phối, phân công công việc của Dự án cho các bộ phận.

–          Theo dõi, kiểm tra dự án.

•        Thành lập Ban điều hành (Nhóm công tác ISO 9000), gồm:

–          Đại diện của các bộ phận (có hiểu biết về tình hình và nhiệm vụ của đơn vị, nhiệt tình trong công tác quản lý chất lượng).

Nhiệm vụ của Nhóm công tác:

–          Xem xét đánh giá hệ thống quản lý chất lượng hiện có;

–          Lập kế hoạch chi tiết cho dự án;

–          Viết các thủ tục, hướng dẫn, Sổ tay Chất lượng;

–          Phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận;

–          Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch;

–          Tổ chức đánh giá nội bộ.

Xây dựng Chính sách, Mục tiêu và cam kết về chất lượng:

Ở đây, Giám đốc Công ty phải đưa ra ý đồ và định hướng chung về chất lượng trong các hoạt động của Công ty, mục đích cần đạt được cụ thể về xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 về mặt thời gian cũng như cam kết của Giám đốc Công ty về việc thực hiện Chính sách và Mục tiêu chất lượng đã nêu.

–          Giúp Công ty lựa chọn Đại diện Lãnh đạo về chất lượng và thành viên của Ban điều hành (nhóm công tác ISO 9000).

–          Cung cấp tài liệu mẫu (các thủ tục, hướng dẫn, sổ tay chất lượng ……..)

–          Giúp trình bày Chính sách, Mục tiêu và cam kết về chất lượng.

–          Giúp lựa chọn Đại diện Lãnh đạo và xác định trách nhiệm.

2

Giai đoạn 2: Xây dựng và áp dụng hệ thống tài liệu

2.1

Đào tạo cách thức lập hệ thống tài liệu (lớp Văn bản hoá HTQLCL) cho Nhóm công tác và CBCNV liên quan:

–          Đi sâu vào các yêu cầu của ISO 9001 có kết hợp với tình hình thực tế của Công ty.

–          Các kiến thức cơ bản về hệ thống tài liệu như: Sổ tay chất lượng, thủ tục, hướng dẫn công việc, hồ sơ, biểu mẫu, …

–          Quy trình viết thủ tục và hướng dẫn công việc , …

–          Cách thức kiểm soát hệ thống tài liệu…

–          Quy chuẩn các văn bản tài liệu trong Công ty.

–          Bố trí giảng viên và cung cấp tài liệu học tập,  …..

2.2

Lập cấu trúc  của Hệ thống quản lý chất lượng:

–          Đưa ra mô hình và cách thức trình bày hệ thống văn bản, tài liệu cũng như khả năng kiểm soát Hệ thống này.

–          Xác định các tài liệu cần thiết phải xây dựng, lập kế hoạch và phân công xây dựng tài liệu

–          Hướng dẫn lập cấu trúc, kế hoạch.

2.3

Xây dựng hệ thống tài liệu: Nhóm công tác và những người được phân công của Công ty tiến hành viết/sửa đổi, bổ sung  các tài liệu có liên quan như Sổ tay chất lượng, thủ tục, hướng dẫn công việc, hồ sơ, biểu mẫu… ở các phần việc và lĩnh vực được xác định theo kế hoạch tại mục 2.2.

–          Hướng dẫn xây dựng, sửa đổi/bổ sung và kiểm tra, đưa ra kiến nghị cho Công ty hoàn thiện hệ thống văn bản của mình.

–          Cung cấp tài liệu mẫu ( các thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu …)

2.4

Áp dụng các văn bản vào thực tế: sửa đổi các phần chưa phù hợp (nếu có) để hoàn thiện văn bản. Thống nhất hoá hệ thống văn bản đối với quá trình quản lý các hoạt động của Công ty. Soát xét và phê duyệt áp dụng.

–          Hướng dẫn tổ chức phổ biến và áp dụng.

3

Giai đoạn 3: Đánh giá xem xét hệ thống

3.1

Đào tạo: Tìm hiểu và áp dụng hệ thống quản lý cho tất cả CBCNV, cụ thể đi sâu vào hệ thống quản lý của Công ty đang được xây dựng và áp dụng;

–          Bố trí giảng viên và cung cấp tài liệu học tập

3.2

Đào tạo: Đánh giá viên nội bộ (ĐGVNB), với các nội dung:

–          Nắm kỹ các yêu cầu của ISO 9001;

–          Tiêu chuẩn ISO 19011

–          Các kỹ năng đánh giá và kinh nghiệm đánh giá.

–          Thực hành  đánh giá nội bộ.

–          Bố trí giảng viên và cung cấp tài liệu học tập, …

3.3

Lựa chọn đánh giá viên nội bộ

–          Hướng dẫn lựa chọn đánh giá viên.

3.4

Lập kế hoạch và tiến hành đánh giá nội bộ, nhằm vận hành, duy trì và hoàn thiện Hệ thống quản lý chất  lượng của Công ty.

–          Hướng dẫn lập kế hoạch,

–          Cử chuyên gia đánh giá tiến hành đánh giá trong các đợt đầu,

–          Hướng dẫn đánh giá và theo dõi quá trình đánh giá.

3.5

Áp dụng các hành động khắc phục, cải tiến nếu trong quá trình áp dụng/đánh giá nội bộ phát hiện các vấn đề không phù hợp, còn sai sót hoặc chưa hoàn thiện. Việc áp dụng các hành động khắc phục và cải tiến nhằm giúp hoàn thiện Hệ thống chất lượng.

–          Hướng dẫn và theo dõi thực hiện.

–          Cung cấp tài liệu cho Ban ISO và Lãnh đạo phục vụ cải tiến HTQLCL

3.6

Đánh giá xem xét hệ thống, với mục đích khẳng định sự hoàn thiện và sẵn sàng của hệ thống quản lý  chất lượng trước đánh giá chứng nhận.

–          Tổ chức đánh giá xem xét hệ thống

3.7

Khắc phục, cải tiến sau đánh giá xem xét hệ thống

–          Hướng dẫn khắc phục và cải tiến

3.8

Lập thủ tục Đăng ký chứng nhận với tổ chức đánh giá chứng nhận.

–          Hướng dẫn làm thủ tục Đăng ký chứng nhận theo yêu cầu của Công ty.

Giai đoạn 4: chứng nhận

4.1

Tổ chức đánh giá chứng nhận thực hiện việc đánh giá

–          Theo dõi đánh giá chứng nhận.

4.2

Khắc phục, cải tiến sau đánh giá

–          Hướng dẫn khắc phục, cải tiến và lập báo cáo.