Trong vài năm gần đây, việc xuất khẩu thực phẩm và nông sản sang Trung Quốc ngày càng chịu sự kiểm soát chặt chẽ hơn. Ngoài việc đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và an toàn thực phẩm, doanh nghiệp Việt Nam còn cần mã IRE – một hình thức “đăng ký doanh nghiệp thương mại” do cơ quan Hải quan Trung Quốc (GACC) quản lý. Nếu bạn là doanh nghiệp xuất khẩu nhưng không trực tiếp sản xuất, việc có mã IRE không chỉ giúp hàng hóa được thông quan thuận lợi mà còn tạo uy tín với khách hàng Trung Quốc. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ: mã IRE là gì, doanh nghiệp nào cần đăng ký, quy trình thực hiện ra sao, và cách tránh những lỗi phổ biến trong quá trình đăng ký.
Mã IRE là gì?
Mã IRE (Import & Export Registration Code) là mã số đăng ký doanh nghiệp thương mại do Hải quan Trung Quốc (GACC) cấp cho các doanh nghiệp nước ngoài có hoạt động xuất khẩu thực phẩm, nông sản hoặc sản phẩm chế biến sang Trung Quốc. Mục đích của hệ thống này là kiểm soát minh bạch chuỗi cung ứng – biết rõ ai là người bán hàng, nguồn hàng đến từ đâu, và có đáp ứng yêu cầu vệ sinh – an toàn thực phẩm hay không. Khác với mã GACC (áp dụng cho nhà sản xuất, nhà chế biến trực tiếp), mã IRE dành riêng cho doanh nghiệp thương mại hoặc đại lý xuất khẩu – những đơn vị không trực tiếp sản xuất nhưng đứng tên xuất hàng sang Trung Quốc. Nói cách khác, nếu bạn mua hàng trong nước và xuất khẩu, bạn chính là đối tượng cần mã IRE.
Tại sao phải đăng ký mã IRE?
Doanh nghiệp cần lưu ý các lý do tại sao cần đăng ký mã IRE để xem mình có phải đối tượng phù hợp đối với hoạt động này hay không
Yêu cầu bắt buộc khi thông quan
Từ năm 2022, Trung Quốc đã ban hành và thực thi nhiều quy định mới liên quan đến an toàn thực phẩm nhập khẩu, trong đó quy định rõ: mọi doanh nghiệp nước ngoài có hoạt động xuất khẩu thực phẩm sang Trung Quốc đều phải được đăng ký trên hệ thống của GACC. Doanh nghiệp thương mại – không sản xuất – sẽ được ghi nhận dưới dạng IRE code. Nếu không có mã này, lô hàng có thể bị giữ lại tại cửa khẩu, hoặc không thể khai báo điện tử trên hệ thống hải quan Trung Quốc.
Gia tăng độ tin cậy với khách hàng Trung Quốc
- Doanh nghiệp có mã IRE thể hiện bạn là đơn vị xuất khẩu hợp pháp, đã được ghi nhận trong danh sách quản lý chính thức.
- Nhiều nhà nhập khẩu Trung Quốc hiện nay yêu cầu bên bán cung cấp mã này trước khi ký hợp đồng hoặc thực hiện đơn hàng.
Giảm rủi ro, tạo điều kiện cho xuất khẩu lâu dài
Khi đã được cấp mã IRE, mọi hoạt động xuất khẩu của bạn sẽ được lưu trên hệ thống GACC. Điều này giúp kiểm tra, truy xuất nguồn gốc thuận tiện hơn và giảm khả năng bị kiểm tra ngẫu nhiên hoặc giữ hàng khi có thay đổi chính sách.
Ai cần đăng ký mã IRE?
Không phải mọi doanh nghiệp xuất khẩu đều cần mã IRE. Dưới đây là cách xác định:
| Loại hình doanh nghiệp | Cần mã IRE? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp sản xuất trực tiếp và xuất khẩu bằng tên mình | Không | Cần mã GACC thay vì IRE |
| Doanh nghiệp thương mại (mua hàng trong nước rồi xuất khẩu) | Có | Bắt buộc phải có mã IRE |
| Đại lý xuất khẩu trung gian, hợp tác với nhiều nhà máy | Có | Cần mã IRE để được ghi nhận là “exporter of record” |
| Hộ kinh doanh nhỏ, xuất lẻ qua sàn TMĐT hoặc biên mậu | Có thể cần | Tùy quy mô, nên tham khảo cơ quan hải quan địa phương |
Ví dụ:
Công ty A chuyên mua trái cây tươi từ các hợp tác xã Việt Nam, sau đó xuất khẩu sang Trung Quốc → cần đăng ký IRE.
Công ty B tự sản xuất, đóng gói và xuất khẩu bằng tên mình → chỉ cần mã GACC, không cần IRE.
Công ty C làm đại lý thương mại cho nhiều nhà máy → cần mã IRE cho hoạt động xuất khẩu tổng hợp.
Hồ sơ cần chuẩn bị trước khi đăng ký
Để tránh mất thời gian, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các giấy tờ và thông tin sau:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản dịch tiếng Anh/Trung).
Thông tin doanh nghiệp: tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện pháp luật.
Danh mục sản phẩm dự kiến xuất khẩu: tên hàng, mã HS, nguồn nguyên liệu, hình thức đóng gói.
Thông tin kho hoặc cơ sở lưu trữ hàng hóa (nếu có).
Cam kết tuân thủ quy định vệ sinh – an toàn thực phẩm (theo mẫu GACC).
Ảnh nhận diện, logo doanh nghiệp (nếu hệ thống yêu cầu).
Mọi tài liệu nên được dịch chính xác sang tiếng Trung hoặc tiếng Anh, tránh sai khác tên doanh nghiệp – vì hệ thống Trung Quốc xét duyệt rất nghiêm.
Các bước đăng ký mã IRE
Bước 1: Tạo tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống IRE
Truy cập cổng điện tử dành cho doanh nghiệp nước ngoài của Tổng cục Hải quan Trung Quốc (GACC).
Chọn mục “Register New Enterprise”.
Điền thông tin doanh nghiệp: tên tiếng Anh, quốc gia, mã số đăng ký, địa chỉ, người đại diện.
Tạo tài khoản quản lý (username, mật khẩu, email xác thực).
Lưu ý: Email phải là email công ty chính thức vì toàn bộ thông báo, phê duyệt, và mã số IRE sẽ được gửi về địa chỉ này.
Bước 2: Nhập thông tin chi tiết và tải hồ sơ
Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản vừa tạo.
Chọn loại hình đăng ký: Trading/Export Company.
Nhập các thông tin theo biểu mẫu:
Tên doanh nghiệp, mã quốc gia, lĩnh vực kinh doanh.
Danh sách sản phẩm xuất khẩu (HS code, mô tả hàng hóa).
Nước xuất xứ (Việt Nam).
Tải lên giấy phép kinh doanh, thư cam kết, và hình ảnh cơ sở lưu trữ.
Bước 3: Gửi hồ sơ và chờ xét duyệt
Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp. Một số lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại gồm:
Dịch sai tên công ty hoặc địa chỉ.
Không khớp mã HS với danh mục GACC.
File scan mờ, thiếu dấu xác nhận.
Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi email xác nhận “hồ sơ đang xử lý”.
Thời gian xét duyệt trung bình: 5 – 15 ngày làm việc, tùy mức độ chính xác của hồ sơ.
Bước 4: Nhận mã IRE
Khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được mã IRE (Import & Export Registration Code) qua email.
Mã có dạng: VN-XXXXXX, thể hiện nước xuất xứ và số đăng ký riêng biệt.
Mã này được ghi nhận trên danh sách chính thức của GACC, bạn có thể kiểm tra công khai trên hệ thống.
Bước 5: Cập nhật thông tin định kỳ
Nếu doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ, hoặc danh mục sản phẩm, cần cập nhật lại thông tin trong vòng 30 ngày.
GACC có quyền thu hồi hoặc tạm dừng mã IRE nếu phát hiện thông tin sai lệch hoặc doanh nghiệp không còn hoạt động xuất khẩu.
Ví dụ thực tiễn: Đăng ký mã IRE cho doanh nghiệp xuất khẩu trái cây
Công ty ABC (tên gọi là giả định) là doanh nghiệp thương mại chuyên xuất khẩu trái cây tươi (xoài, thanh long, chôm chôm) sang Trung Quốc. Công ty không trực tiếp sản xuất, mà thu mua từ các vùng nguyên liệu đạt chuẩn VietGAP trong nước.
Quy trình của họ:
Chuẩn bị hồ sơ gồm giấy phép kinh doanh, danh sách sản phẩm, ảnh kho bảo quản lạnh.
Đăng ký tài khoản IRE, khai báo thông tin doanh nghiệp bằng tiếng Anh.
Điền danh mục sản phẩm xuất khẩu: mango, dragon fruit, rambutan.
Nộp hồ sơ trực tuyến, nhận phản hồi sau 7 ngày.
Nhận mã IRE “VN-FRUIT-02568” và được phép xuất khẩu chính thức.
Nhờ có mã IRE, doanh nghiệp này giảm được đáng kể thời gian thông quan, đồng thời dễ dàng ký hợp đồng với nhà nhập khẩu Trung Quốc vì đã được công nhận trên hệ thống GACC.
Những lỗi thường gặp khi đăng ký mã IRE
| Lỗi thường gặp | Hậu quả | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Điền sai tên doanh nghiệp hoặc dịch không thống nhất giữa hồ sơ | Hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung | Sử dụng bản dịch có công chứng, kiểm tra kỹ trước khi gửi |
| Mã HS của sản phẩm không nằm trong danh mục cho phép | Không thể hoàn tất đăng ký | Kiểm tra danh mục sản phẩm GACC trước khi nộp |
| Không cập nhật khi thay đổi thông tin | Mã bị thu hồi | Đăng nhập và cập nhật kịp thời |
| Gửi thiếu tài liệu hoặc file scan không rõ nét | Bị trả hồ sơ | Chuẩn bị file PDF rõ, dung lượng hợp lệ |
| Không theo dõi email xác nhận | Bỏ lỡ thời hạn phản hồi | Kiểm tra email công ty thường xuyên |
Trong quá trình đăng ký mã IRE không thể tránh khỏi những khúc mắc hoặc phát sinh các vấn đề liên quan đến phản hồi, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp kịp thời.
