Lỗi NC trong ISO là gì? Cách thức phát hiện lỗi NC trong ISO

“Lỗi NC” trong ISO là viết tắt của Nonconformity – nghĩa là sự không phù hợp với một yêu cầu nào đó của tiêu chuẩn ISO hoặc của chính doanh nghiệp đặt ra trong hệ thống quản lý. Nói một cách dễ hiểu, lỗi NC xuất hiện khi thực tế vận hành không đúng, không đầy đủ hoặc không đáp ứng những gì tiêu chuẩn ISO yêu cầu, hoặc những gì doanh nghiệp đã quy định trong quy trình nội bộ. Đây không phải “lỗi” theo nghĩa tiêu cực, mà là một phát hiện khách quan nhằm giúp tổ chức nhìn ra điểm sai lệch để khắc phục – phòng ngừa – cải tiến hệ thống tốt hơn.

Lỗi NC trong ISO là gì?

Trong bối cảnh ISO, NC là viết tắt của Nonconformity – nghĩa là sự không phù hợp. Một NC xuất hiện khi: 

👉 Có một yêu cầu của tiêu chuẩn ISO hoặc yêu cầu nội bộ nhưng doanh nghiệp không đáp ứng đúng, đủ hoặc nhất quán. Nói cách khác, lỗi NC không phải “lỗi của nhân viên”, mà là sự không phù hợp giữa thực tế vận hành với chuẩn mực mà tổ chức đặt ra.

✔ Ví dụ:

• Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu phải duy trì hồ sơ đào tạo, nhưng doanh nghiệp không có hồ sơ → NC. => Tìm hiểu thêm về tiêu chuẩn ISO 9001
• ISO 14001 yêu cầu xác định khía cạnh môi trường, nhưng doanh nghiệp bỏ sót hoạt động gây tác động → NC.
• Quy trình nội bộ yêu cầu QC kiểm 100% sản phẩm trước khi đóng gói, nhưng thực tế chỉ kiểm theo cảm tính → NC.
• NC không chỉ giới hạn trong sản xuất – mà có thể xuất hiện ở mọi phòng ban: Nhân sự, Mua hàng, Kế hoạch, Kinh doanh, Quản lý kho, Môi trường, ATSKNN….

NC trong ISO có phải là lỗi nghiêm trọng không?

Nhiều người mới làm ISO thường lo lắng: “Có NC là chết rồi, bị đánh trượt ISO mất”.
Thực tế thì:

👉 NC là chuyện bình thường trong mọi cuộc đánh giá.
👉 Ngay cả doanh nghiệp có hệ thống quản lý rất tốt vẫn có thể xuất hiện NC.

Nếu xử lý chậm, làm qua loa hoặc không tìm ra nguyên nhân → hệ thống dễ lặp lỗi → đánh giá sau sẽ nhiều hơn → tăng rủi ro không duy trì được chứng nhận.

Các loại NC (sự không phù hợp) trong ISO

Các lỗi không phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001 chủ yếu có hai loại: lỗi không phù hợp lớn và lỗi không phù hợp nhỏ theo tiêu chuẩn ISO.

Không phù hợp lớn (Major Nonconformity)

Không phù hợp lớn là những sai lệch mang tính hệ thống, hoặc có khả năng ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính hiệu lực của Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS), hoặc làm tổ chức không thể đạt được mục tiêu chất lượng.

Đây thường là những trường hợp như:

• Một quy trình quan trọng không được thực hiện,

• Thiếu kiểm soát có thể gây rủi ro cho chất lượng sản phẩm/dịch vụ,

• Thiếu bằng chứng rằng tổ chức đáp ứng yêu cầu trọng yếu của ISO 9001.

Khi phát hiện Major NC, tổ chức cần thực hiện hành động khắc phục ngay lập tức. Nếu chậm trễ, doanh nghiệp có thể nhận cảnh báo từ tổ chức chứng nhận hoặc, trong trường hợp nghiêm trọng, chứng nhận ISO 9001 có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi.

 Không phù hợp nhỏ (Minor Nonconformity)

Không phù hợp nhỏ là những sai lệch không tác động đáng kể đến tính hiệu lực chung của QMS hoặc không ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Ví dụ:

• Một biểu mẫu chưa được cập nhật phiên bản mới nhất,

• Một hồ sơ đào tạo còn thiếu chữ ký xác nhận,

• Một vài trường hợp thực hiện quy trình chưa nhất quán.

Dù không nghiêm trọng, Minor NC vẫn phải được hành động khắc phục để ngăn ngừa nguy cơ tích tụ và trở thành vấn đề lớn trong tương lai. Điều này nhấn mạnh nguyên tắc cải tiến liên tục của ISO 9001.

Sự nhau giữa lỗi NC lớn và lỗi NC nhỏ trong ISO

Tiêu chuẩn ISO 9001 định nghĩa sự không phù hợp là những sai lệch so với các yêu cầu cụ thể được nêu trong Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS). Có hai loại sai lệch: Sai lệch lớn và sai lệch nhỏ theo ISO 9001 – dựa trên mức độ nghiêm trọng và tác động của chúng đến QMS và các mục tiêu của tổ chức.

Lỗi NC lớn 

• Rủi ro gia tăng : Do những sai lệch nghiêm trọng gây ra bởi các điểm không phù hợp lớn, hiệu quả của QMS hoặc khả năng đáp ứng các mục tiêu chất lượng của tổ chức bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Điều này dẫn đến những rủi ro đáng kể đối với chất lượng sản phẩm/dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng hoặc việc tuân thủ quy định.
• Chất lượng bị ảnh hưởng : Vì các sai lệch có thể dẫn đến việc sản xuất ra các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, gây ảnh hưởng đến an toàn hoặc vi phạm quy định, tính toàn vẹn của QMS sẽ bị đe dọa. Điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng nếu không được khắc phục kịp thời.
• Cần hành động khắc phục ngay lập tức : Việc giải quyết các điểm không phù hợp nghiêm trọng thông qua hành động khắc phục ngay lập tức là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro , ngăn ngừa các vấn đề phát sinh và khôi phục sự tuân thủ. Nếu không thực hiện hành động khắc phục ngay lập tức, chứng nhận ISO có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi.
• Ví dụ : Các trường hợp không phù hợp nghiêm trọng có thể bao gồm các trường hợp sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn quan trọng, sai lệch nghiêm trọng trong quá trình triển khai hoặc lỗi hệ thống ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của QMS.

Lỗi NC nhỏ

• Tác động hạn chế : Sự không phù hợp nhỏ thể hiện những sai lệch ít ảnh hưởng đến QMS hoặc chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Do đó, khả năng đáp ứng các yêu cầu hoặc mục tiêu của tổ chức không bị ảnh hưởng đáng kể.
• Cần hành động khắc phục : Mặc dù ít nghiêm trọng hơn, hành động khắc phục vẫn có thể cần thiết để khắc phục những điểm không phù hợp nhỏ. Chúng cần được chú ý để ngăn ngừa chúng leo thang thành những vấn đề nghiêm trọng hơn.
• Ví dụ : Những sự không phù hợp nhỏ có thể bao gồm từ lỗi hành chính, sai lệch nhỏ so với quy trình không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ cuối cùng, cho đến sự không nhất quán trong tài liệu có thể dễ dàng khắc phục.

Cách phát hiện và khắc phục lỗi NC trong ISO là gì?

Để xử lý hiệu quả các điểm không phù hợp, đặc biệt là không phù hợp nghiêm trọng, ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp thực hiện một chu trình xử lý có cấu trúc rõ ràng. Dưới đây là quy trình xử lý thường được áp dụng:

Ngăn chặn ngay lập tức (Containment)

Ngay khi phát hiện một điểm không phù hợp nghiêm trọng, điều cần làm đầu tiên là ngăn chặn tác động lan rộng. Điều này có thể bao gồm:

• Dừng hoạt động của quy trình bị ảnh hưởng.

• Cô lập sản phẩm / lô hàng không phù hợp.

• Thông báo cho các bộ phận liên quan để tránh tái diễn ngay lập tức.

Mục tiêu của bước này là “giữ vấn đề đứng yên” trước khi xử lý sâu hơn.

Ghi nhận và báo cáo sự không phù hợp (Documentation)

Tiếp theo, doanh nghiệp cần lập báo cáo sự không phù hợp (NCR) một cách đầy đủ, bao gồm:

• Mô tả rõ ràng sự sai lệch.

• Tác động và phạm vi ảnh hưởng.

• Quy trình, sản phẩm, hoặc bộ phận liên quan.

• Các biện pháp ngăn chặn đã thực hiện.

Việc ghi nhận này giúp đảm bảo minh bạch, khả năng truy xuất và là cơ sở cho việc phân tích nguyên nhân.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis)

Để đưa ra hành động khắc phục hiệu quả, doanh nghiệp phải hiểu vì sao sự không phù hợp xảy ra. Các công cụ phổ biến gồm:

• 5 Whys

• Sơ đồ xương cá (Ishikawa)

• FMEA

Mục đích của bước này là tìm ra “lỗi gốc”, không phải lỗi bề mặt.

Lập kế hoạch hành động khắc phục (Corrective Action Plan)

Dựa vào nguyên nhân cốt lõi, đội ngũ chất lượng sẽ xây dựng kế hoạch khắc phục, gồm:

• Hành động cần thực hiện

• Người chịu trách nhiệm

• Thời hạn hoàn thành

• Nguồn lực cần thiết

Kế hoạch này phải đảm bảo cả xử lý ngắn hạn và ngăn ngừa lâu dài.

Thực hiện hành động khắc phục (Implementation)

Doanh nghiệp triển khai đầy đủ các hành động đã đề xuất, ví dụ:

• Sửa đổi quy trình

• Đào tạo lại nhân viên

• Cập nhật hướng dẫn công việc

• Thay đổi hoặc tối ưu thiết bị

• Tăng cường kiểm soát chất lượng

Đây là giai đoạn “điều chỉnh thực tế” để loại bỏ nguyên nhân.

Xác minh hiệu lực (Verification)

Sau khi thực hiện hành động khắc phục, cần đánh giá lại để đảm bảo:

• Sự không phù hợp đã được loại bỏ hoàn toàn

• Quy trình mới hoạt động ổn định

• Không tái diễn lỗi hoặc phát sinh lỗi khác

Có thể thực hiện qua: kiểm tra lại quy trình, đánh giá nội bộ, hoặc đánh giá lại sản phẩm.

Lưu hồ sơ và rà soát (Record & Review)

Toàn bộ quá trình phải được lưu lại nhằm đáp ứng yêu cầu của ISO 9001, đồng thời giúp doanh nghiệp học hỏi và cải tiến hệ thống một cách dài hạn.

 Áp dụng biện pháp phòng ngừa (Preventive Action)

Sau khi vấn đề được giải quyết, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế để tránh lặp lại sai phạm tương tự, ví dụ:

• Điều chỉnh phương pháp kiểm soát

• Cải tiến quy trình đào tạo

• Tăng tần suất kiểm tra

• Bổ sung hướng dẫn làm việc

Đây là bước hoàn thiện để ngăn ngừa các điểm không phù hợp trong tương lai.

Theo dõi và giám sát (Monitoring)

Ngay cả khi mọi thứ đã hoàn tất, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi hiệu quả của các biện pháp khắc phục qua thời gian để đảm bảo:

• Không tái diễn

• Quy trình ổn định

• Nhân sự tuân thủ

Xác định và xử lý lỗi NC trong ISO là một phần quan trọng trong vận hành và duy trì tiêu chuẩn ISO. Một doanh nghiệp biết phát hiện và khắc phục NC đúng cách sẽ luôn duy trì được mức chất lượng ổn định, hạn chế rủi ro, đồng thời xây dựng được niềm tin với khách hàng và tổ chức chứng nhận. Nếu có bất kì câu hỏi hoặc doanh nghiệp đang quan tâm tới các tiêu chuẩn ISO vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

• About
• Latest Posts

Good Việt Nam Auditor

Chuyên viên biên tập nội dung tại văn phòng chứng nhận quốc gia Good Việt nam

Latest posts by Good Việt Nam Auditor (see all)

• Lỗi NC trong ISO là gì? Cách thức phát hiện lỗi NC trong ISO - 05/12/2025
• GOOD VIỆT NAM đánh giá Hợp tác xã Nông nghiệp – Dịch vụ Tiến Bộ, thị trấn U Minh - 03/12/2025
• Checklist ISO 14001:2015 Hệ thống quản lý môi trường – PDF (Download) - 01/12/2025