Hướng dẫn tra cứu FDA: Quy trình chi tiết cho doanh nghiệp xuất khẩu Hoa Kỳ

Khi xuất khẩu thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm hay thiết bị y tế vào thị trường Hoa Kỳ, một trong những thủ tục bắt buộc là đăng ký và tra cứu FDA. FDA (Food and Drug Administration) là cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ, có nhiệm vụ giám sát chất lượng, độ an toàn của các sản phẩm trước khi lưu hành tại Mỹ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về cách kiểm tra thông tin đăng ký FDA. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn tra cứu FDA chi tiết, trực quan và khoa học, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

=> Đăng ký chứng nhận FDA cho doanh nghiệp muốn xuất khẩu vào Mỹ

FDA là gì và vì sao cần tra cứu?

Thị trường Hoa Kỳ nổi tiếng với những yêu cầu khắt khe về an toàn, chất lượng. Do đó, chứng nhận FDA chính là passport để thông quan hành hóa một cách nhanh chóng hơn. 

FDA – Cơ quan bảo đảm an toàn sản phẩm tại Mỹ

FDA trực thuộc Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ (HHS). Đây là cơ quan chịu trách nhiệm quản lý, giám sát các nhóm sản phẩm chính:

• Thực phẩm và đồ uống (trừ thịt, gia cầm và một số loại trứng do USDA quản lý)

• Mỹ phẩm

• Dược phẩm và vắc-xin

• Thiết bị y tế

• Thực phẩm chức năng và phụ gia

Vì sao doanh nghiệp cần tra cứu FDA?

• Xác nhận đăng ký hợp lệ: tra cứu giúp biết cơ sở sản xuất/nhập khẩu đã được FDA phê duyệt chưa.

• Đảm bảo tuân thủ: tránh bị từ chối nhập khẩu, giữ uy tín với khách hàng.

• Hỗ trợ đối tác: khách hàng, nhà nhập khẩu tại Mỹ có thể dễ dàng kiểm chứng thông tin doanh nghiệp.

Những thông tin có thể tra cứu trên hệ thống FDA

Khi thực hiện tra cứu, bạn có thể tìm thấy:

• Mã số đăng ký FDA của cơ sở sản xuất/nhà máy.

• Tên công ty và địa chỉ đã đăng ký.

• Tình trạng hiệu lực (active, inactive).

• Loại sản phẩm được FDA quản lý.

Hướng dẫn tra cứu FDA từng bước

Để minh họa rõ ràng, dưới đây là sơ đồ quy trình tra cứu FDA mà bạn có thể hình dung:

Truy cập hệ thống tra cứu FDA

• Website chính thức: https://www.fda.gov

• Tại trang chủ, chọn “FDA Databases” hoặc tìm trực tiếp “FDA Registration Search” trên thanh tìm kiếm.

Truy cập cơ sở dữ liệu

Nhấp để truy cập vào trang cơ sở dữ liệu của FDA => tại đây

 

 

1. Với cơ sở thực phẩm

• Không có dữ liệu công khai để tra cứu trên hệ thống của FDA đối với các cơ sở thực phẩm, nhất là khi bạn không phải là người sở hữu cơ sở đó.

• Nếu bạn là chủ sở hữu cơ sở, bạn có thể liên hệ trực tiếp với FDA để được cung cấp thông tin mã số đăng ký chi tiết.

• Thêm vào đó, nhiều đơn vị tư vấn giúp hoàn tất thủ tục đăng ký FDA sẽ cấp cho bạn một tài khoản truy cập riêng, dùng để vào hệ thống tra cứu mã số và trạng thái đăng ký của mình. 

2. Với cơ sở thiết bị y tế

• Các doanh nghiệp trong ngành thiết bị y tế có thể truy cập ngay vào cơ sở dữ liệu công khai của FDA, tìm kiếm và xác minh thông tin của mình một cách trực tiếp và dễ dàng. 

• Các bước cụ thể để tra cứu bao gồm:

  1. Truy cập vào đường dẫn: https://www.accessdata.fda.gov/scripts/cdrh/cfdocs/cfRL/rl.cfm

  2. Nhập thông tin cần tra cứu vào form (có thể là tên nhà máy, tên thiết bị hoặc mã số tùy theo mục)

  3. Sử dụng tính năng “Quick Search” để tìm nhanh khi có mã số đăng ký hoặc tên cụ thể 

Thông tin sẽ gồm: tên công ty, địa chỉ, mã số FDA, tình trạng đăng ký.

👉 Lưu ý: Một số dữ liệu có thể giới hạn công khai. Doanh nghiệp có thể cần liên hệ trực tiếp với FDA hoặc thông qua đại diện tại Mỹ (U.S. Agent).

 Những lưu ý quan trọng khi tra cứu FDA

• Không phải mọi dữ liệu đều công khai: FDA chỉ công bố một phần thông tin, nhằm bảo mật dữ liệu doanh nghiệp. Vì vậy, đôi khi bạn không thấy đầy đủ thông tin đăng ký.
• Gia hạn FDA định kỳ: Đăng ký FDA cho cơ sở sản xuất thực phẩm thường cần gia hạn 2 năm/lần (theo chu kỳ chẵn: 2022, 2024, 2026…). Nếu không gia hạn, mã số FDA sẽ bị hủy.
• Cảnh giác với dịch vụ tra cứu giả mạo: Nhiều website bên ngoài tự xưng “FDA database” nhưng thực chất chỉ nhằm thu thập thông tin. Hãy chắc chắn rằng bạn tra cứu trên website chính thức của FDA hoặc thông qua đại diện uy tín.

 Câu hỏi thường gặp khi tra cứu FDA

 Tôi có thể tra cứu bằng tiếng Việt không?

Không. Hệ thống chỉ hỗ trợ tiếng Anh, do đó doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin bằng tiếng Anh.

 Nếu không tìm thấy thông tin thì sao?

Có thể doanh nghiệp chưa đăng ký, hoặc đăng ký nhưng chưa công khai dữ liệu. Nên liên hệ với U.S. Agent hoặc FDA để xác minh.

 Có mất phí khi tra cứu không?

Tra cứu trực tuyến là miễn phí. Tuy nhiên, đăng ký và duy trì FDA thì có thể phát sinh phí dịch vụ (nếu thuê đại diện).

Tầm quan trọng của tiêu chuẩn FDA đối với doanh nghiệp xuất khẩu

tiêu chuẩn FDA không chỉ là thủ tục bắt buộc, mà còn là đòn bẩy giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế quốc tế.

FDA – Lợi thế cho doanh nghiệp xuất khẩu Mỹ

Thị trường Hoa Kỳ nổi tiếng với những yêu cầu khắt khe về an toàn, chất lượng. Do đó, chứng nhận FDA được xem như một “tấm vé thông hành”, đảm bảo rằng sản phẩm:

• Được phép lưu hành hợp pháp tại Mỹ

• Đáp ứng quy chuẩn an toàn, vệ sinh

• Tránh nguy cơ bị từ chối nhập khẩu hoặc thu hồi

Không có chứng nhận FDA, hầu hết các mặt hàng thuộc diện quản lý sẽ không thể thông quan.

 Nâng cao uy tín thương hiệu

Khi sản phẩm mang dấu chứng nhận FDA, doanh nghiệp sẽ:

• Dễ dàng tạo lòng tin với đối tác và nhà phân phối quốc tế.

• Gia tăng lợi thế cạnh tranh so với sản phẩm chưa được kiểm chứng.

• Khẳng định cam kết chất lượng và an toàn của doanh nghiệp.

Đảm bảo sự tuân thủ pháp lý lâu dài

FDA không chỉ kiểm tra ở bước đầu nhập khẩu, mà còn giám sát liên tục trong suốt vòng đời sản phẩm: từ khâu sản xuất, vận chuyển đến lưu hành. Việc tuân thủ FDA giúp doanh nghiệp:

• Chủ động thích ứng với quy định pháp luật Mỹ.

• Tránh nguy cơ bị phạt, đình chỉ hoạt động xuất khẩu.

• Duy trì sự ổn định, bền vững trong kinh doanh quốc tế.

Thúc đẩy cải tiến nội bộ

Để đạt tiêu chuẩn FDA, doanh nghiệp buộc phải:

• Cải thiện quy trình sản xuất theo chuẩn mực quốc tế.

• Nâng cao quản lý chất lượng, vệ sinh, an toàn.

• Đào tạo nhân sự am hiểu quy định và thực hành chuẩn.

Điều này không chỉ phục vụ xuất khẩu sang Mỹ mà còn nâng tầm quản trị chất lượng tổng thể, giúp doanh nghiệp mở rộng sang các thị trường khó tính khác như EU, Nhật Bản, Hàn Quốc.

Tầm quan trọng của việc lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín tại Việt Nam

Việc lựa chọn được một tổ chức chứng nhận uy tín là điều vô cùng quan trọng trong quá trình đăng ký chứng nhận FDA cho doanh nghiệp

Vì sao cần tổ chức chứng nhận uy tín?

Mặc dù FDA là cơ quan quản lý trực tiếp tại Hoa Kỳ, nhưng tại Việt Nam, doanh nghiệp thường cần thông qua tổ chức chứng nhận, tư vấn hoặc đại diện được FDA công nhận để thực hiện:

• Đăng ký cơ sở sản xuất/nhà máy với FDA.

• Duy trì và gia hạn mã số FDA đúng thời hạn.

• Hỗ trợ tra cứu, xác thực thông tin trong cơ sở dữ liệu của FDA.

• Tư vấn tuân thủ quy định về an toàn, nhãn mác, hồ sơ sản phẩm trước khi xuất khẩu.

Một tổ chức uy tín sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro sai sót trong hồ sơ, tránh bị FDA từ chối hoặc chậm trễ thông quan.

Nguy cơ khi chọn đơn vị kém uy tín

• Sai lệch hồ sơ: dẫn đến việc bị FDA từ chối, thậm chí cấm nhập khẩu.

• Mất uy tín với đối tác Mỹ: khách hàng tại Mỹ thường yêu cầu cung cấp thông tin tra cứu rõ ràng. Nếu đơn vị chứng nhận không uy tín, thông tin có thể không khớp.

• Chi phí phát sinh: mất thời gian, phải đăng ký lại, ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh.

Tiêu chí chọn tổ chức chứng nhận phù hợp

• Được FDA chỉ định/ủy quyền hợp pháp tại Việt Nam.

• Có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực chứng nhận và tư vấn xuất khẩu.

• Cung cấp dịch vụ minh bạch, có hợp đồng rõ ràng.

• Hỗ trợ khách hàng sau chứng nhận (tra cứu, gia hạn, giải đáp khi FDA kiểm tra).

👉 Việc lựa chọn đúng tổ chức chứng nhận uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ FDA, mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin với đối tác Mỹ.

Doanh nghiệp đang cần hỗ trợ và hướng dẫn các thủ tục đăng ký hoặc đánh giá chứng nhận FDA vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được giải đáp kịp thời.