1 trong 6 thủ tục bắt buộc của tiêu chuẩn iso 9001 2015 về Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) không thể không kể đến quy trình kiểm soát hồ sơ. Để hiểu rõ hơn về quy trình này đúng chuẩn sẽ được diễn ra như thế nào? Cũng như việc áp dụng thực tiễn quy trình kiểm soát hồ sơ theo iso 9001 2015 trong doanh nghiệp sẽ được diễn ra ra sao? Thì trong những chia sẻ dưới đây, Chungnhanquocgia.com sẽ cùng bạn làm rõ và hiểu hơn về những nội dung trong quy trình này.
Kiểm soát tài liệu theo iso 9001 nhằm mục đích gì?
Việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ theo tiêu chuẩn iso 9001 2015 nhằm đáp ứng được những mục tiêu như:
Mục đích của việc kiểm soát tài liệu là gì?
- Giúp trao đổi thông tin một cách hiệu quả
- Cung cấp các bằng chứng cho việc hoạch định. Đồng thời cũng là những bằng chứng, kết quả đạt được theo những hoạch định ban đầu.
- Nhằm mục tiêu chia sẻ các kiến thức hữu ích cho doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp lưu trữ và củng cố hệ thống hồ sơ chuyên nghiệp, logic và có tính hiệu quả.
- Việc kiểm soát tài liệu theo iso 9001 còn là cơ sở để cung cấp báo cáo. Đồng thời cung cấp dữ liệu cho hoạt động thống kê. Hoặc cung cấp dữ liệu cho các cơ quan thẩm quyền khi được yêu cầu.
- Đây cũng được coi là nguồn tài liệu quý giá. Được coi là cuốn lịch sử quan trọng để đào tạo nhân sự mới cho doanh nghiệp.
… Hiểu được những vai trò to lớn đó! Thì việc kiểm soát tài liệu theo iso 9001 tạo nên cơ sở cho việc cải tiến, mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp.
Tham khảo 6 bước trong quy trình kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn Iso 9001 2015
Quy trình kiểm soát tài liệu theo iso 9001 2015 bao gồm 6 bước quan trọng. Làm rõ 6 bước trong quy trình dưới đây:
Tham khảo quy trình kiểm soát tài liệu theo Iso 9001
Bước 1: Tiến hành việc thu thập hồ sơ, tài liệu
Các phòng ban trong doanh nghiệp được phân công nhiệm vụ thu thập các hồ sơ được tạo ra. Các văn bản hướng dẫn, đào tạo nội bộ cũng cần được thu thập và lưu trữ tại bước khởi đầu này.
Hồ sơ và tài liệu được thu thập cần được nhập vào hệ thống lưu trữ số của doanh nghiệp (nếu có). Đồng thời, được lưu trữ khoa học theo ngày, tháng, năm. Hoặc lưu theo các hạng mục công việc, dự án,… Từ đó nhằm tối ưu hóa được hoạt động quản lý cho doanh nghiệp.
Bước 2: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Việc sắp xếp hồ sơ cũng là một trong những bước quan trọng trong quy trình kiểm soát tài liệu theo iso. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo cách sắp xếp hồ sơ đơn giản, thuận tiện và dễ dàng tìm kiếm như sau:
- Mỗi loại hồ sơ được sắp xếp vào 1 vị trí ( Bìa, sổ, tủ…)
- Ngoài bìa hồ sơ cần được đánh dấu ngày tháng năm. Số thứ tự để thuận tiện cho việc tìm kiếm và theo dõi.
- Đến cuối tuần, hoặc cuối tháng, nhân viên phụ trách hồ sơ cần tập hợp lại. Sau đó thống kê số lượng và tiến hành báo cáo.
Một mẹo nhỏ để giúp các doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ an toàn và bảo mật là có thể sử dụng các công cụ số hóa hiện nay. Điều này sẽ giúp tăng thời gian lưu trữ. Và gia tăng khả năng tìm kiếm nhanh chóng khi có nhu cầu sử dụng.
Bước 3: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Ở bước này, doanh nghiệp có thể tùy chọn phương thức lưu trữ hồ sơ phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế:
+ Có thể lưu trữ hồ sơ trong thùng, tủ, bìa, box file.
+ Đánh số thứ tự, tên, thời gian của từng hồ sơ
+ Các phòng ban trong doanh nghiệp cần lập danh mục hồ sơ để thuận tiện cho việc lưu trữ và quản lý, sắp xếp, tìm kiếm.
+ Các dữ liệu số cũng cần được lưu trữ và sắp xếp tương tự.
Bước 4: Sử dụng hồ sơ, dữ liệu
Trong quy trình kiểm soát hồ sơ theo iso, thì việc truy cập và sử dụng hồ sơ, dữ liệu cũng được thực hiện tối ưu. Trường hợp các cá nhân, bộ phận, phòng ban cần sử dụng hồ sơ hay dữ liệu trên thì cần thực hiện theo đúng trình tự và yêu cầu của doanh nghiệp. Cũng như cần cam kết trách nhiệm gìn giữ và bảo quản dữ liệu nguyên vẹn và tối ưu nhất.
Bước 5: Thực hiện việc bảo quản hồ sơ, tài liệu
Quá trình bảo quản hồ sơ cũng cần được thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng. Hồ sơ, tài liệu cần được bảo quản trong tình trạng tốt nhất. Doanh nghiệp và các bộ phận cần thực hiện việc bảo quản hồ sơ, tài liệu ở các hạng mục như:
Bảo quản hồ sơ
- Để hồ sơ ở nơi khô ráo, an toàn, không có các nguy cơ cháy hay hư hỏng, mất mát.
- Vị trí để hồ sơ cần lưu trữ theo thứ tự từ gần đến xa.
- Các dữ liệu quan trọng cần được bảo mật bằng khóa, két sắt hoặc nếu trong máy tính thì cần cài đặt password.
- Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ định kỳ theo tuần, tháng năm. Sau đó thực hiện việc cất giữ đúng vị trí.
- Loại bỏ và lọc các loại hồ sơ không cần thiết.
- Kiểm tra và loại bỏ, theo dõi, mượn trả hồ sơ giữa các đơn vị, phòng ban, cá nhân. Đồng thời kiểm soát việc mượn và sử dụng hồ sơ.
Bước 6: Loại bỏ hồ sơ không cần thiết
Đây là bước cuối cùng trong quy trình kiểm soát hồ sơ theo iso 9001 2015. Khi hồ sơ, tài liệu hết hạn lưu trữ, thì doanh nghiệp, đại diện các phòng ban cần tiến hành kiểm tra và hủy bỏ các hồ sơ đó. Các cách thức hủy bỏ hồ sơ có thể là:
- Xé, cắt nhỏ hồ sơ
- Gạch chéo mặt chữ để sử dụng mặt còn lại.
Trên đây là toàn bộ quy trình kiểm soát hồ sơ theo iso 9001 2015 mà bạn có thể thực hiện và tham khảo. Quý doanh nghiệp có thể tự thực hiện quy trình kiểm soát tài liệu theo trình tự 6 bước nêu trên. Hoặc có bất cứ vấn đề gì vướng mắc liên quan đến quá trình sử dụng! Hãy liên hệ trực tiếp với Chungnhanquocgia.com để được tư vấn và hỗ trợ.
Anh là người đã tư vấn và xây dựng hệ thống ISO 9001, ISO 45001 và ISO 14001 cho rất nhiều công ty trên toàn quốc.
