Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi tốt”, “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến”, đạt được lợi ích từ việc cải tiến liên tục. Bạn đọc hãy cùng Văn Phòng Chứng Nhận Quốc Gia tìm hiểu về các nguyên tắc cơ bản của kaizen, ý nghĩa của nó, cách nó cải thiện chất lượng và năng suất cũng như cách bạn có thể thúc đẩy cải tiến liên tục thành công trong tổ chức của mình trong bài viết dưới đây.
Kaizen là gì?
Từ “kaizen”, trong đó từ “kai” có nghĩa là “thay đổi”, từ “zen” có nghĩa là “tốt”, Kaize có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”. Trong tiếng Anh kaizen thường có nghĩa là các biện pháp thực hiện cải tiến liên tục.
Kaizen là một cách tiếp cận tổ chức hoạt động dựa trên ý thức chung, kỷ luật tự giác, trật tự và kinh tế. Phương pháp Kaizen là yếu tố đóng góp mạnh mẽ và là phần cơ bản của mô hình quy trình sản xuất tinh gọn trong sản xuất tinh gọn.
Nó có thể áp dụng cho việc phát triển phần mềm tinh gọn cũng như những nỗ lực cá nhân.
Kaizen đề cập đến các hoạt động liên tục cải tiến bao gồm tất cả các chức năng hoặc các quy trình kinh doanh có sự tham gia của mọi nhân viên từ Giám đốc điều hành đến công nhân dây chuyền lắp ráp. Dán nhãn các kỹ thuật cải tiến công nghiệp bằng từ “kaizen” là một trong những thông lệ ở Nhật Bản. Kaizen còn được áp dụng cho các quy trình, như mua hàng, bộ phận hậu phương, giúp các tổ chức tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu.
Với thực hành quản lý Kaizen , ưu tiên chính được dành cho quy trình sản xuất, vì quá trình đạt được kết quả không kém kết quả cuối cùng. Lý do cho sự tập trung này là các quy trình không hoàn hảo có thể không đạt được mục tiêu. Nhiệm vụ tương ứng của Kaizen là trở thành một phần của thị trường bằng cách cải tiến các quy trình trong tổ chức thay vì tung sản phẩm ra thị trường. Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Kaizen liên quan đến việc cải thiện chất lượng công việc trong một tổ chức bằng cách đạt được TQC (kiểm soát chất lượng toàn diện).
Phương pháp kaizen hiện là mô hình cơ sở cho các phương pháp cải tiến chất lượng khác bao gồm hệ thống gợi ý, tự động hóa, hoạt động nhóm nhỏ, hệ thống Kanban , đúng lúc, không sai sót, bảo trì năng suất toàn diện, kiểm soát chất lượng tổng thể, v.v.
Lịch sử hình thành Kaizen?
Lịch sử của Kaizen bắt đầu sau Thế chiến thứ hai khi Toyota lần đầu tiên thực hiện vòng tròn chất lượng trong quá trình sản xuất của mình. Các giáo viên quản lý chất lượng và kinh doanh người Mỹ đến thăm đất nước hồi đó đã ảnh hưởng một phần đến việc thực hiện chiến lược đó.
Vòng tròn chất lượng là một nhóm các công nhân thực hiện các công việc tương tự nhau, thường họ họp với nhau thường xuyên để phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc. Khái niệm này đã lan rộng rất nhanh tại Nhật Bản vào những năm 1950. Hiện nay nó vẫn tiếp tục tồn tại dưới hình thức các nhóm Kaizen cũng như các chương trình tương tự có sự tham gia của người lao động. Thuật ngữ Kaizen thực sự đã trở nên nổi tiếng khắp thế giới qua các tác phẩm của Masaaki Imai .
Masaaki Imai (sinh năm 1930) là nhà lý luận tổ chức và tư vấn quản lý người Nhật. Công trình quản lý chất lượng của ông, đặc biệt là Kaizen, đã được rất nhiều người biết đến. Vào năm 1985, ông thành lập Nhóm tư vấn Viện Kaizen (KICG) nhằm hỗ trợ các công ty phương Tây áp dụng các khái niệm, hệ thống và công cụ của Kaizen. Hiện tại, nhóm Viện Kaizen đã áp dụng phương pháp tinh gọn và các khóa đào tạo Kaizen cho hầu hết các lĩnh vực kinh doanh trên toàn cầu.
Masaaki Imai đã xuất bản hai cuốn sách quan trọng về quản lý quy trình kinh doanh. Cuốn “Kaizen: Tinh thần cải tiến của Nhật Bản” (1985) đã đưa khái niệm Kaizen lan rộng ở phương Tây. Ngoài ra, ông cũng viết cuốn “Gemba Kaizen: Cách tiếp cận quản lý chi phí thấp”, tiếp tục là một đóng góp quan trọng trong lĩnh vực này, hợp lý (1997) .
Sự kiện Kaizen
Theo cách sử dụng hiện đại, kaizen được thiết kế để giải quyết một vấn đề cụ thể trong suốt một tuần, được gọi là “kaizen blitz” hoặc “sự kiện kaizen”. Sự kiện Kaizen là một dự án phát triển tập trung có thể đạt được những cải tiến đột phá trong một khoảng thời gian ngắn, trong phạm vi khoảng 2-10 ngày. Các sự kiện Kaizen phải có mục tiêu rõ ràng, ngắn gọn cùng với các nguồn lực sẵn có và kết quả nhanh chóng. Điều này đảm bảo rằng kết quả đạt được sẽ có ý nghĩa, dễ thấy và nhanh chóng, góp phần thúc đẩy sự nhiệt tình và hài lòng lâu dài.
10 Nguyên tắc của Kaizen
Phương pháp Kaizen tuân thủ mười nguyên tắc cụ thể được trình bày dưới đây:
- Cải thiện mọi thứ liên tục.
- Xóa bỏ những quan niệm cũ, truyền thống.
- Không chấp nhận lời bào chữa và làm cho mọi việc xảy ra.
- Hãy nói không với tình trạng hiện tại của việc triển khai các phương pháp mới và cho rằng chúng sẽ hoạt động như thế nào.
- Nếu có gì sai, hãy sửa nó.
- Trao quyền cho mọi người tham gia giải quyết vấn đề.
- Tiếp nhận thông tin và ý kiến từ nhiều người.
- Trước khi đưa ra quyết định, hãy hỏi “tại sao” năm lần để xác định nguyên nhân gốc rễ. (Phương pháp 5 Tại sao)
- Hãy tiết kiệm. Tiết kiệm tiền bằng những cải tiến nhỏ để dùng số tiền đó cho các cải tiến kế tiếp.
- Hãy nhớ rằng sự cải thiện không có giới hạn. Luôn nỗ lực để cải thiện không ngừng.
Phương pháp Kaizen hướng tới sự hoàn hảo bằng cách loại bỏ sự lãng phí (Muda) tại nơi làm việc (Gemba). Mục tiêu của Kaizen là giảm thiểu lãng phí thông qua việc cải tiến các hoạt động và quy trình tiêu chuẩn hóa. Kỹ sư công nghiệp Taiichi Ohno, cha đẻ của Hệ thống sản xuất Toyota, nhận thấy rằng mỗi quy trình đều có tỷ lệ thất thoát 80% và giá trị của quy trình đó nhỏ hơn 20%.
Bảy sự lãng phí (Muda)
Một phần của quy trình vi mô hoạt động như một phần của toàn bộ quy trình (từ đầu đến cuối) không tạo ra bất kỳ sự biến đổi nào đối với sản phẩm mà người tiêu dùng sẵn sàng trả tiền. Sau khi phân tích các quy trình sản xuất, Taiichi Ohno đã có thể xác định được bước nào tạo ra giá trị và bước nào không. Do đó, anh đã phát triển một cách tốt hơn để các tổ chức xác định lãng phí bằng mô hình “Bảy sự lãng phí” của mình. Những chất thải này bao gồm:
- Trì hoãn, chờ đợi hoặc mất thời gian xếp hàng mà không có giá trị nào được thêm vào. Phần lớn vòng đời của một sản phẩm được dành để chờ đợi được hoàn thiện.
- Sản xuất nhiều hơn bạn cần. Sản xuất quá mức thường che giấu và/hoặc tạo ra tất cả những thứ khác. Nó dẫn đến hàng tồn kho dư thừa, sau đó đòi hỏi phải chi tiêu các nguồn lực cho không gian lưu trữ và bảo quản. Những hoạt động này không mang lại lợi ích cho khách hàng.
- Xử lý quá mức hoặc thực hiện hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng. Xử lý quá mức xảy ra khi một sản phẩm được thực hiện nhiều công việc hơn so với yêu cầu của khách hàng.
- Vận tải. Mỗi lần bạn di chuyển một sản phẩm, nó sẽ có nguy cơ bị hư hỏng, mất mát, chậm trễ, v.v. cũng như phải chịu các chi phí không mang lại giá trị gia tăng.
- Chuyển động hoặc chuyển động không cần thiết. Kiến nghị đề cập đến thiệt hại mà quá trình sản xuất gây ra cho đơn vị tạo ra sản phẩm. Điều này có thể xảy ra theo thời gian (hao mòn thiết bị và chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại đối với người lao động) hoặc trong các sự kiện riêng biệt (tai nạn làm hỏng thiết bị và/hoặc gây thương tích cho người lao động).
- Hàng tồn kho. Cho dù nó ở dạng nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang hay thành phẩm, đều thể hiện một khoản vốn bỏ ra chưa tạo ra thu nhập cho nhà sản xuất hoặc người tiêu dùng.
- Sản xuất các khuyết tật. Khiếm khuyết gây ra thêm chi phí cho việc làm lại bộ phận đó và đôi khi có thể khiến giá thành của một sản phẩm tăng gấp đôi.
Gemba Kaizen
Genba, được Latinh hóa thành Gemba, là thuật ngữ tiếng Nhật chỉ “địa điểm thực tế”.
Trong sản xuất tinh gọn, ý tưởng của Gemba là các vấn đề đều có thể nhìn thấy được và những ý tưởng cải tiến tốt nhất sẽ đến từ việc đi đến Gemba (nơi hoạt động sản xuất). Gemba walk là một hoạt động đưa ban quản lý tinh gọn lên tuyến đầu để tìm kiếm sự lãng phí và cơ hội thực hành Gemba kaizen hoặc cải tiến thực tế tại xưởng sản xuất.
Thuật ngữ Gemba, trong thông lệ quốc tế, được biết đến rộng rãi sau các công bố về hệ thống quản lý chất lượng của Toyota. Trong thực tế, nếu xảy ra sự cố, các kỹ sư phải tìm hiểu tận gốc tác động của sự cố, thu thập dữ liệu từ tất cả các nguồn. Nguyên tắc ra quyết định ở Nhật Bản khác với cách tiếp cận quản lý truyền thống của Mỹ, nơi quyết định thường được đưa ra từ xa.
Nguyên tắc vàng trong quản lý Gemba, được gọi là nguyên tắc 5-Gemba, như sau:
- Khi có khó khăn (bất thường) phát sinh, hãy cân nhắc việc đến Gemba trước.
- Kiểm tra với gembutsu (máy móc, công cụ, sản phẩm bị loại bỏ và khiếu nại của khách hàng).
- Thực hiện các biện pháp đối phó tạm thời tại chỗ.
- Tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Bằng cách liên tục đặt câu hỏi “tại sao” nhiều lần, bạn có thể phát hiện ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
- Tiêu chuẩn hóa để ngăn chặn sự tái phát.
Các bước thực hiện Kaizen
Dưới đây là bảy bước để áp dụng Kaizen trong bất kỳ tổ chức nào:
Bước 1: Thu hút sự tham gia của nhân viên vào Kaizen Trước khi triển khai Kaizen, bước đầu tiên là thu hút sự tham gia tích cực của nhân viên trong tổ chức. Điều này giúp đảm bảo sự hỗ trợ và tham gia của toàn bộ nhân viên trong dự án, vì Kaizen yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ và không có sự kháng cự đối với sự thay đổi.
Bước 2: Tìm và liệt kê các vấn đề Ở bước này, bạn cần khảo sát nơi làm việc để tìm ra các vấn đề cần cải thiện. Các vấn đề có thể xuất phát từ mọi bộ phận như tiếp thị, sản xuất, tài chính, và các lĩnh vực khác. Kết quả của bước này là danh sách các vấn đề cần giải quyết.
Bước 3: Nghĩ và tìm giải pháp Nhóm quản lý và các chuyên gia cùng nhau đề xuất và phát triển các giải pháp cho từng vấn đề được đưa ra. Việc này đòi hỏi phải cân nhắc đến các yếu tố như chi phí, thời gian thực hiện, tài nguyên liên quan và tác động của giải pháp để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
Bước 4: Triển khai giải pháp Trước khi triển khai rộng rãi, nên thử nghiệm giải pháp một cách hạn chế để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh nếu cần thiết. Việc này giúp đảm bảo rằng các giải pháp mới có thể hoạt động hiệu quả trong môi trường thực tế của tổ chức.
Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện Sau khi triển khai, quản lý cần thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu quả thực hiện của các giải pháp. Điều này giúp đảm bảo rằng các giải pháp mang lại kết quả như mong đợi và có thể điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
Bước 6: Chuẩn hóa việc thực hiện Nếu các giải pháp đạt hiệu quả, chúng cần được chuẩn hóa trên toàn bộ tổ chức để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong hoạt động.
Bước 7: Lặp lại quy trình Kaizen là quá trình liên tục, vì vậy sau khi hoàn thành một vòng cải tiến, tổ chức cần lặp lại các bước này để tiếp tục cải thiện và thúc đẩy văn hóa làm việc hiệu quả và tối ưu hóa mọi hoạt động.
Lợi ích của KAIZEN là gì?
-
Xây dựng tinh thần làm việc nhóm và sự hợp tác Kaizen khuyến khích sự hợp tác và xây dựng tinh thần làm việc nhóm bằng cách giúp các thành viên nhóm cùng giải quyết các vấn đề. Điều này củng cố mối liên kết trong tổ chức và mang lại góc nhìn mới cũng như cảm giác tham gia cho mỗi thành viên.
-
Tăng hiệu quả Kaizen giúp giảm thiểu và loại bỏ lãng phí từ các quy trình sản xuất hiện tại, đảm bảo hiệu quả trên các phòng ban. Việc này đơn giản hóa quy trình làm việc, giúp giảm thiểu lỗi tiềm ẩn và cải thiện hiệu quả.
-
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên Kaizen tăng cảm giác hài lòng và giá trị cho nhân viên bằng cách đánh giá và đánh giá cao các đề xuất cải tiến của họ. Việc thúc đẩy sáng kiến và đóng góp từ các nhân viên cũng cải thiện mối quan hệ lao động và sự gắn kết trong tổ chức.
-
Cải thiện sự an toàn Kaizen cải thiện sự an toàn tại nơi làm việc bằng cách khuyến khích các đề xuất loại bỏ lãng phí và sử dụng công cụ như 5S để tổ chức và làm sạch khu vực làm việc. Điều này giảm nguy cơ tai nạn và thương tích, đồng thời nâng cao năng suất của nhân viên.
Kaizen không chỉ là một phương pháp quản lý hiệu quả mà còn là một triết lý hỗ trợ cho sự phát triển bền vững và cải tiến liên tục trong tổ chức.
Ví dụ Kaizen trong cuộc sống?
Ba ví dụ về Kaizen trong cuộc sống thường ngày:
-
Dọn dẹp nhà cửa: Dù bạn có ngôi nhà lớn đến đâu, việc dọn dẹp thường bị trì hoãn cho đến khi không thể chịu đựng nữa. Phương pháp Kaizen giúp giải quyết vấn đề này bằng cách chia nhỏ công việc: “Hôm nay, tôi sẽ dọn dẹp phòng ngủ”, sau đó, “Chiều nay, tôi sẽ dọn dẹp bàn làm việc”. Mặc dù có thể mất thời gian hơn, nhưng kết quả cuối cùng là sự hoàn thành.
-
Thành tích thể thao: Chạy marathon có thể là một thử thách khó khăn, nhưng với Kaizen, bạn có thể đạt được điều đó bằng cách đặt mục tiêu nhỏ và tiến tới từng bước: “Chỉ cần vượt qua đoạn đường này”, hoặc “Chỉ còn một dặm nữa”. Sự kiên trì dần dần sẽ dẫn đến thành công lớn.
-
Thay đổi nhân vật của bạn: Kaizen cũng áp dụng cho việc thay đổi thói quen. Thay vì cố gắng thay đổi ngay lập tức, bạn có thể bắt đầu bằng những thay đổi nhỏ và liên tục: “Hôm nay, tôi sẽ làm một việc tử tế trước khi đi ngủ”, sau đó, “Ngày mai, tôi sẽ thực hiện một việc khác trước bữa trưa”. Dần dần, những thói quen này sẽ trở thành phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày.
Triết lý của Kaizen được phản ánh qua câu “Rome không được xây trong một ngày” và “Những điều tốt đẹp đến với những ai biết chờ đợi”. Đây là một lời nhắc nhủ quan trọng trong thời đại mà sự chậm rãi thường bị coi là không hiệu quả. Tuy nhiên, với Kaizen, từng bước một và từ từ, bạn có thể đạt được những điều tuyệt vời.
Anh là người đã tư vấn và xây dựng hệ thống ISO 9001, ISO 45001 và ISO 14001 cho rất nhiều công ty trên toàn quốc.
