Bạn đang xây dựng hệ thống ISO 9001, ISO 22000 hay ISO 14001 và băn khoăn không biết vẽ lưu đồ quy trình (Process Flowchart) như thế nào cho đúng chuẩn? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của lưu đồ quy trình, các ký hiệu chuẩn, cách vẽ từng bước, và mẹo giúp sơ đồ vừa đúng ISO vừa dễ đọc. Dù bạn là sinh viên học quản lý chất lượng, nhân viên QA/QPA mới vào nghề, hay người phụ trách ISO trong doanh nghiệp, hướng dẫn này đều sẽ giúp bạn tự tin vẽ và trình bày quy trình chuyên nghiệp.
Lưu đồ quy trình là gì theo tiêu chuẩn ISO?
Theo cách hiểu trong các tiêu chuẩn ISO (đặc biệt là ISO 9001:2015, ISO 22000:2018, và ISO 14001:2015), lưu đồ quy trình (Process Flowchart) là sơ đồ thể hiện trực quan các bước, hoạt động và mối liên hệ giữa chúng trong một quy trình. Nói cách khác, nếu quy trình là “bản nhạc” thì lưu đồ là bản ký âm – giúp người đọc chỉ cần nhìn là hiểu dòng công việc đi như thế nào, ai làm gì, và đầu ra – đầu vào ra sao.
Vì sao cần vẽ lưu đồ quy trình khi triển khai ISO
| Lợi ích | Mô tả |
|---|---|
| Dễ hiểu – Dễ đào tạo | Người mới chỉ cần xem sơ đồ là hiểu ngay cách quy trình hoạt động. |
| Chuẩn hóa hoạt động | Giúp các bước được thống nhất, tránh làm sai thứ tự. |
| Dễ phát hiện rủi ro và điểm kiểm soát (Control Point) | ISO yêu cầu xác định các điểm cần kiểm soát trong quy trình, lưu đồ giúp thể hiện rõ điều đó. |
| Hỗ trợ đánh giá nội bộ & audit bên ngoài | Auditor thường yêu cầu xem flowchart để hiểu nhanh quy trình doanh nghiệp. |
| Công cụ cải tiến liên tục (PDCA) | Lưu đồ giúp dễ xác định “nút thắt” trong quy trình để cải tiến. |
Ví dụ: Khi xây dựng quy trình Kiểm soát tài liệu (Document Control) theo ISO 9001, một lưu đồ thể hiện rõ các bước: Soạn thảo → Xem xét → Phê duyệt → Phát hành → Sử dụng → Lưu trữ → Thu hồi sẽ giúp người thực hiện hiểu ngay trách nhiệm từng bên.
Các thành phần cơ bản trong lưu đồ quy trình ISO
Một lưu đồ quy trình đúng chuẩn thường gồm 3 yếu tố:
- Đầu vào (Input): Là yếu tố khởi đầu cho quy trình – ví dụ: đơn đặt hàng, yêu cầu khách hàng, nguyên liệu,…
- Hoạt động (Activities / Process Steps): Là các bước công việc cụ thể được thể hiện bằng hình chữ nhật.
- Đầu ra (Output) Kết quả cuối cùng của quy trình – ví dụ: sản phẩm hoàn chỉnh, hồ sơ được phê duyệt, dịch vụ hoàn thành.
Các ký hiệu tiêu chuẩn khi vẽ lưu đồ (Flowchart Symbols)
| Biểu tượng | Ý nghĩa | Ghi chú |
|---|---|---|
| 🔹 Oval (hình elip) | Bắt đầu hoặc kết thúc quy trình | Dùng cho “Start” và “End” |
| 🔹 Rectangle (chữ nhật) | Một bước công việc / hành động | “Kiểm tra tài liệu”, “Đóng gói sản phẩm”… |
| 🔹 Diamond (hình thoi) | Điểm ra quyết định (Yes/No, Đạt/Không đạt) | Thường dùng cho bước kiểm tra |
| 🔹 Arrow (mũi tên) | Dòng chảy của quy trình | Chỉ hướng công việc |
| 🔹 Document (hình chữ nhật gợn sóng) | Tài liệu hoặc biểu mẫu | Ví dụ: Phiếu kiểm tra, Biên bản… |
| 🔹 Connector (hình tròn nhỏ) | Liên kết giữa hai phần của sơ đồ | Dùng khi sơ đồ dài, phải chia trang |
Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO – Hướng dẫn từng bước
Bước 1. Xác định phạm vi và mục tiêu quy trình
Quy trình này dùng cho việc gì? (VD: Kiểm tra chất lượng đầu vào, xử lý đơn hàng, vệ sinh thiết bị…)
Ai là người thực hiện, người kiểm soát, người phê duyệt?
Đầu vào – đầu ra là gì?
💡 Mẹo: Mỗi quy trình ISO đều nên gắn với một Process Owner – người chịu trách nhiệm cuối cùng.
Bước 2. Liệt kê các bước công việc
Ghi tất cả các bước theo đúng thứ tự thực tế (nên tham khảo người vận hành trực tiếp).
Ví dụ:
- Nhận yêu cầu khách hàng
- Lập phiếu đơn hàng
- Phê duyệt kế hoạch sản xuất
- Sản xuất thử
- Kiểm tra chất lượng
- Giao hàng
Bước 3. Xác định các điểm ra quyết định
Ở những bước có điều kiện “Đạt/Không đạt”, “Được duyệt/Không duyệt” → dùng hình thoi (decision).
Ví dụ:
- Nếu kết quả kiểm tra “Không đạt” → quay lại bước trước để xử lý.
- Nếu “Đạt” → chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 4. Chọn công cụ để vẽ lưu đồ
Hiện nay có nhiều công cụ trực quan, dễ dùng:
| Phần mềm | Ưu điểm | Gợi ý dùng |
|---|---|---|
| Microsoft Visio | Chuyên nghiệp, dùng trong các doanh nghiệp ISO | Vẽ được quy trình phức tạp, nhiều tầng |
| Lucidchart / Draw.io (diagrams.net) | Miễn phí, online, thao tác dễ | Phù hợp khi làm việc nhóm |
| PowerPoint / Word | Dễ sử dụng, phù hợp cho báo cáo nội bộ | Có sẵn các shape cơ bản |
| Miro / Figma | Trực quan, hỗ trợ teamwork | Dành cho nhóm ISO hoặc sinh viên học nhóm |
Bước 5. Sắp xếp và trình bày sơ đồ rõ ràng
Dòng chảy quy trình từ trái sang phải hoặc từ trên xuống dưới.
Các bước phải liên kết logic – không chồng chéo, không mũi tên ngược dòng.
Giữ màu sắc tối giản (xanh, xám, trắng) để dễ đọc.
Ghi rõ tên quy trình + ngày ban hành + người lập – người phê duyệt.
Bước 6. Kiểm tra và phê duyệt lưu đồ
Sau khi vẽ xong:
Gửi cho các bên liên quan (QA, sản xuất, kỹ thuật…) xem xét.
Cập nhật theo góp ý.
Đưa vào hệ thống tài liệu ISO (mã hóa, lưu bản gốc, ban hành).
VĂN PHÒNG CHỨNG NHẬN QUỐC GIA – GOOD VIỆT NAM
Trụ sở: Số 50B Mai Hắc Đế, P. Nguyên Du, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hotline: 0945.001.005 – 024.2231.5555
E-mail: chungnhanquocgia.com@gmail.com – info@chungnhanquocgia.com
Website: chungnhanquocgia.com
VĂN PHÒNG HÀ NỘI | VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG | VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH |
Tòa nhà HLT – Số 23 Ngõ 37/2 Dịch vọng, P. Dịch Vọng, Q. Cầu Giấy, Hà Nội | Số 73 Lý Thái Tông, P. Thanh Khê Tây, Q. Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng | Tòa nhà PLS, 282 Chu Văn An, Phường 26, Bình Thạnh, TP.HCM |
