Chứng chỉ Phân tích (COA) là tài liệu do nhà sản xuất sản xuất để xác minh sản phẩm họ sản xuất có phù hợp với yêu cầu của khách hàng hay không. Khách hàng cần phải hiểu rằng sản phẩm mà họ nhận được đáp ứng đúng các thông số kỹ thuật và mục tiêu đề ra, đồng thời đáp ứng được nhu cầu của họ. Giấy chứng nhận phân tích (COA) hỗ trợ công ty bạn tránh những chi phí phát sinh từ việc trả lại, thay thế hoặc khiếu nại của khách hàng. Bài viết này sẽ trình bày lý do tại sao COA lại quan trọng và cách quản lý chúng hiệu quả trong doanh nghiệp.
Điều gì tạo nên một tài liệu COA?
Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) đề ra các yêu cầu cụ thể cho từng tài liệu COA mà công ty bạn tạo ra. Bao gồm các;
- Nhận dạng vật liệu: Phần này xác định rõ vật liệu được COA xác minh, thường bao gồm các thuật ngữ như số lô, mã sản phẩm và mô tả chi tiết.
- Dữ liệu vận chuyển: Mục này chứa tên và địa chỉ của khách hàng, đơn đặt hàng ban đầu hoặc các thông tin khác như điểm đến của hàng hóa. Nội dung này đáp ứng các yêu cầu vận chuyển và giúp người nhận xác minh rằng tài liệu đã được phê duyệt và việc giao hàng đang diễn ra theo kế hoạch.
- Bằng chứng về sự phù hợp: Đây là phần quan trọng nhất của COA, bao gồm các đặc điểm cụ thể, kết quả thử nghiệm hoặc bằng chứng khác về các tiêu chuẩn ngành, yêu cầu quy định hoặc yêu cầu của khách hàng. Đôi khi, các tiêu chuẩn hiệu suất dự kiến cũng được ghi chú để tham khảo.
- Dữ liệu chữ ký: Phần cuối cùng này chứa chữ ký xác nhận rằng các bằng chứng đã được người kiểm tra sản phẩm có trình độ và được ủy quyền xem xét kỹ lưỡng.
Nếu thiếu từng phần và dữ liệu này, COA của bạn sẽ không được tính là cuộc kiểm tra hợp pháp đối với sản phẩm của bạn và bạn có thể gặp phải hậu quả về mặt pháp lý hoặc kinh doanh.
COA được sử dụng để làm gì?
Như đã nêu trước đó, COA là tài liệu chứng minh rằng sản phẩm của bạn đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng. Với số lượng lớn các mặt hàng được sản xuất bởi nhiều nhà sản xuất, việc theo dõi nguyên liệu suốt quá trình sản xuất trở nên khó khăn. Điều này khiến các công ty ngày càng phụ thuộc vào các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng nguyên liệu cho thành phẩm.
COA không chỉ là biện pháp kiểm tra sản phẩm. Khi nguyên liệu di chuyển nhanh chóng qua nhiều địa điểm, việc xác định và làm rõ vật liệu vận chuyển trở nên cần thiết. Bên cạnh nhãn trên nguyên liệu và thùng chứa, COA còn đóng vai trò như tài liệu xác định tình trạng của từng sản phẩm. Những tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết hơn so với nhãn thông thường. COA chuyển tải thông tin từ nhà cung cấp đến người sử dụng về danh tính, chất lượng và độ tinh khiết của nguyên liệu. Điều này giúp nhà cung cấp chứng minh chất lượng sản phẩm và người nhận có thể so sánh thông tin trên COA với các thông số kỹ thuật để đảm bảo vật liệu đáp ứng các tiêu chí bắt buộc.
Tại sao công ty của bạn cần phải lập COA?
Nhiều nhà sản xuất nhận thấy việc tạo COA mang lại nhiều lợi ích, nhưng họ cho rằng quy trình này quá tốn kém và mất thời gian. Tuy nhiên, nếu không cung cấp COA đáng tin cậy và chính xác, công ty của bạn có thể phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng cả về kinh doanh lẫn pháp lý, bao gồm:
- Mất niềm tin vào chất lượng sản phẩm được vận chuyển
- Gia tăng việc thu hồi sản phẩm, gây lãng phí thời gian và tiền bạc
- Quá trình kiểm toán trở nên phức tạp hơn
- Đối thủ cạnh tranh có thể chiếm ưu thế khi họ có COA còn bạn thì không
- Mất khách hàng
Chi phí phải chịu khi không có COA vượt xa chi phí để tạo ra chúng. Thiếu COA có thể khiến công ty bạn mất tiền, khách hàng, và uy tín trong ngành. Dù việc bắt đầu tạo và phân phối COA có vẻ khó khăn, hệ thống quản lý tài liệu (DMS) có thể hỗ trợ quy trình này hiệu quả.
Bạn nên quản lý COA như thế nào?
Mặc dù COA rất quan trọng đối với các công ty sản xuất sản phẩm, việc tìm cách hợp tác và tổ chức chúng hiệu quả có thể là một thách thức. Quản lý COA bằng phương pháp thủ công và hệ thống giấy tờ sẽ tăng nguy cơ lỗi của con người và giảm hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, sử dụng hệ thống quản lý tài liệu như ENSUR sẽ cung cấp một vị trí tập trung cho tất cả COA của bạn. Với DMS, công ty của bạn có thể hưởng lợi từ:
- Kiểm soát COA mà bạn tạo và gửi cho khách hàng thông qua theo dõi kiểm toán, chữ ký điện tử và kiểm soát phiên bản mẫu.
- Dễ dàng phân phối COA với lớp phủ, báo cáo biểu mẫu, phân phối qua sổ địa chỉ/liên hệ và xuất bản đến các địa điểm bên ngoài như chia sẻ tệp.
- Định cấu hình loại nội dung bằng cách sử dụng định tuyến mặc định và đánh số lô.
- Dữ liệu có cấu trúc cho phép tìm kiếm, xuất và báo cáo theo trường.
- Sử dụng khái niệm “COA chính” để khóa các dữ liệu mà người chỉnh sửa COA không nên chỉnh sửa.
Nhân viên sẽ không cần lưu tệp vào ổ cứng, ổ đĩa dùng chung hoặc ổ USB nữa; họ chỉ cần đăng nhập vào hệ thống quản lý tài liệu và truy cập bất kỳ tài liệu nào trong vài giây. Thời gian nhân viên dành để sàng lọc giấy tờ hoặc tìm kiếm tài liệu sẽ được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh quan trọng hơn, nâng cao hiệu quả chung và đảm bảo rằng công ty của bạn tuân thủ các quy định của FDA.
