Giải thích yêu cầu điều khoản ISO 22000:2018 (Phần 1: Điều khoản 4; Điều khoản 5)

STT

Điều khoản

Yêu cầu

Giải thích

Kế hoạch triển khai ( Plan)

4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức

1

4.1

Xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong

Điều khoản này yêu cầu doanh nghiệp cần hiểu các vấn đề có thể ảnh hưởng đến mục đích và định hướng chiến lược của công ty. Các vấn đề từ bên trong nội bộ tổ chức và bên ngoài. Ví dụ như: văn hóa doanh nghiệp, đổi mới công nghệ, định hướng chiến lược, cạnh tranh, thị trường, nghĩa vụ). 

Doanh nghiệp cần liệt kê và xem xét tất cả các vấn đề. Xem xét ảnh hưởng của nó, từ đó đưa ra biện pháp, mục tiêu… để kiểm soát sự ảnh hưởng.

Mục đích của việc này kiểu như: xem có yếu tố nào ảnh hưởng việc vận hành hệ thống quản lý an toàn thực phẩm không. Ví dụ: không có nhân sự chuyên trách; thị trường đang nâng cao yêu cầu về chất lượng sản phẩm….

Từ đó, xem yếu tố nào là quan trọng cần phải quan tâm, để doanh nghiệp có biện pháp triển khai khai để đảm bảo hệ thống vận hành tốt.

Xem thêm điều khoản  6.1

2

4.1

Xác định, xem xét và cập nhật thông tin về các vấn đề bên ngoài và bên trong

Xác định cách rủi ro, cơ hội trong trong các vấn đề, xem xét tác động của các yếu tố đó với Doanh nghiệp. (các yếu tố, điều kiện). 

Một số vấn đề thường thay đổi nhanh chóng, doanh nghiệp cần chú ý cập nhật . 

Sau đó, xem các rủi ro và cơ hội nào là trọng yếu, cần đưa ra các kế hoạch để xử lý rủi ro hoặc nắm bắt cơ hội đó.

Xem điều khoản 9.3

Mục đích Điều khoản 1

Điều khoản này sẽ giúp cho Doanh nghiệp nhìn nhận được doanh nghiệp mình đang có gì và chưa có gì trong việc xây dựng hệ thống; bên ngoài đang tác động và ảnh hường gì với doanh nghiệp.

Thực ra, khi bắt đầu một doanh nghiệp hoặc khi xây dựng 01 kế hoạch mới, việc nhìn nhận lại tổ chức, xem xét các yếu tố bên ngoài như thị trường, sự cạnh tranh, công nghệ là cực kỳ quan trọng trong việc setup hệ thống. Các bạn cứ hình dung như này: trước khi các bạn định xây nhà thì chúng ta phải xem chúng ta có bao nhiêu tiền; có những ai có thể giám sát được; những đồ nào dùng được, đồ nào mua mới; bên ngoài thì giá cả ra sao; thời tiết như thế nào. Sau khi xem xét hết các yếu tố này, thì bạn mới có thể chốt được kế hoạch xây nhà của bạn! Doanh nghiệp cũng tương tự như vậy.

Điều khoản 4.2  Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm 

3

4.2 a

Xác định các bên quan tâm

Các bên quan tâm là tất cả các cá nhân, tổ chức tác động tới mục tiêu, hệ thống của tổ chức. Doanh nghiệp cần lập Danh sách các bên quan tâm có liên quan tới hoạt động kinh doanh, sản xuất của mình.

Ví dụ: khách hàng, cộng đồng, thị trường mỹ, thị trường châu âu…

4

4.2 b

Làm rõ các yêu cầu của các bên quan tâm

Doanh nghiệp liệt kê các nhu cầu, mong đợi của từng đối tượng đã xác định ở trên. Doanh nghiệp nên hướng đến mối quan hệ hợp tác lâu dài (cơ quan quản lý, khách hàng, đối tác lớn…). Yêu cầu này bao gồm cả các yêu cầu pháp lý cần tuân thủ.

5

4.2

Xác định, xem xét và cập nhật thông tin về các bên quan tâm

Doanh nghiệp cần phải xem xét lựa chọn yêu cầu nào sẽ trở thành nghĩa vụ tuân thủ, mục tiêu của tổ chức. Ví dụ: đảm bảo các chỉ tiêu theo yêu cầu pháp luật của sản phẩm; ghi nhãn theo quy định thị trường…

Trước khi chấp nhận các yêu cầu thứ yếu trên, doanh nghiệp xem xét về khả năng đáp ứng của tổ chức

Doanh nghiệp cần có cách thức để cập nhật các yêu cầu này khi có sự thay đổi. Ví dụ: Doanh nghiệp lập Bảng theo dõi các yêu cầu của pháp luật và thị trường; sau đó giao cho 01 cá nhân, phòng ban tổng hợp, phân tích và đưa ra kế hoạch khi có yêu cầu có thể trở thành yêu cầu trọng yếu cần tuân thủ.

Xem thêm điều khoản 7.5

Mục đích điều khoản 2:

Điều khoản 2 sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được yêu cầu cụ thể của chính doanh nghiệp, khách hàng, các bên khác mà mình cần đáp ứng khi xây dựng hệ thống là gì ?

Đơn giản, doanh nghiệp tìm ra tất cả các yêu cầu của các bên; xác định yêu cầu nào sẽ trở thành mục tiêu, nghĩa vụ mà mình phải đáp ứng, để từ đó làm căn cứ xây dựng quy trình, chiến lược để đáp ứng các yêu cầu đó.

Ví dụ: Kế hoạch xây nhà của bạn đầu tiên phải xem xét hết yêu cầu của bạn và gia đình (tổ chức) là gì ?như mấy tầng, bao nhiêu phòng, phong cách là gì. Yêu cầu từ bên nội, bên ngoại, họ hàng… Yêu cầu từ nhà nước về giới hạn chiều cao, diện tích xây dựng cho phép….

Trong rất nhiều yêu cầu đó, yêu cầu nào bạn sẽ chọn để đáp ứng và kế hoạch xây nhà của bạn phải chạy theo nó.

Điều khoản 4.3 Phạm vi của FSMS 

6

4.3

Xác định phạm vi của FSMS

Phạm vi địa lý và sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Doanh nghiệp xác định phạm vi mình sẽ áp dụng ISO 22000. Ví dụ: Doanh nghiệp sẽ áp dụng ISO 22000 tại nhà xưởng ở địa chỉ A với phạm vi sơ chế đóng gói café.

Điều này sẽ giúp DN lập được kế hoạch rõ ràng cho việc xây dựng hệ thống. Vì có thể, DN có nhiều địa điểm, có nhiều phạm vi nhưng nguồn lực chưa cho phép áp dụng cho tất cả phạm vị.

Phạm vi cần có sẵn cho các bên quan tâm

7

4.3

Tính đến các sản phẩm và dịch vụ

Bao gồm các quy trình và địa điểm sản xuất cụ thể. Nghĩa là Doanh nghiệp trong quá trình xác định phạm vi cho việc xây dựng hệ thống cần cân nhắc với việc mình sẽ áp dụng cho sản phẩm, dịch vụ gì.

8

4.3

Tính đến mọi thứ có thể ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm của các sản phẩm cuối cùng

Chẳng hạn như các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ liên quan

9

4.3 a

Tính đến các vấn đề bên ngoài và bên trong

Xem thêm điều khoản 4.1

10

4.3 b

Có tính đến các yêu cầu của các bên quan tâm

Xem thêm điều khoản 4.2

11

4.3

Duy trì phạm vi của FSMS có sẵn dưới dạng thông tin dạng văn bản

Xem thêm điều khoản 7.5

Mục đích điều khoản 4.3

Mục đích của điều khoản này là muốn doanh nghiệp xác định phạm vi rõ ràng cho việc xây dựng, vận hành hệ thống của mình. Từ đó có thể có một kế hoạch cụ thể để triển khai phù hợp với năng lực, nguồn lực và các vấn đề đã được xác định ở bối cảnh tổ chức, nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm.

Việc xác định phạm vi tốt, sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống tốt.

Bạn thử hình dung, nếu DN có khoảng vài nhân sự, nguồn lực hạn chế mà lại muốn xây dựng hệ thống với phạm vi lớn, cho nhiều lĩnh vực, nhiều địa điểm thì các bạn có thể hình dùng kết quả của việc triển khai ISO sẽ là “không thể thực hiện”.

4.4 Hệ thống quản lý FSMS

12

4.4

Thiết lập, triển khai, duy trì, cập nhật và liên tục cải tiến FSMS dựa trên quy trình

Đối với điều này, cần phải xác định các quá trình cần thiết, các hoạt động, trình tự và tương tác của chúng. Thiết lập bảng danh sách quy trình, sơ đồ quy trình

Điều này nghĩa là, từ việc xác định được năng lực của tổ chức, biết được các yêu cầu trọng yếu cần phải tuân thủ, xác định được phạm vi thực hiện. Doanh nghiệp cần phải xác định các quy trình chính để vận hành hệ thống, vận hành và duy trì chúng để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Ví dụ: doanh nghiệp sơ chế café đương nhiên phải có các bước thực hiện nhập nguyên vật liệu. Doanh nghiệp cần phải thiết lập Quy trình để kiểm soát việc nhập nguyên vật liệu, sao cho nó đáp ứng các yêu cầu của tổ chức, đảm bảo để đạt được các yêu cầu của khách hàng.

Mục đích điều khoản 4.4

Mục đích của điều khoản này là Doanh nghiệp cần phải hình dung và thiết lập ra được tất cả các quy trình để có thể vận hành, đáp ứng được tất cả yêu cầu cần phải tuân thủ. Dựa trên năng lực sẵn có của mình.

Hiểu đơn giản, doanh nghiệp cần phải có bộ khung để vận hành.

Điều khoản 5 Lãnh đạo

Lập KH (P ) , Thực hiện (D) ,  Kiểm tra (C),  Hành động (A) 

5.1 Sự cam kết

13

5.1 a

Đảm bảo rằng chính sách và mục tiêu an toàn thực phẩm được thiết lập và phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức

Lãnh đạo cao nhất thể hiện khả năng lãnh đạo trong việc định hướng tổ chức và hệ thống. Lãnh dạo hoàn toàn chịu trách nhiệm và cam kết của mình với việc triển khai FSMS.

14

5.1 b

Tích hợp các yêu cầu FSMS vào các quy trình kinh doanh nội bộ

Xem thêm điều khoản 4.4

15

5.1 c

Cung cấp các nguồn lực cần thiết cho FSMS

Xem thêm điều khoản 7.1

16

5.1 d

Truyền đạt tầm quan trọng của một FSMS hiệu quả và phù hợp

Xem thêm điều khoản 7.4

17

5.1 e

Đánh giá và duy trì FSMS

Mục đích để đạt được kết quả dự kiến. Xem thêm điều khoản 4.1

18

5.1 f

Định hướng và  hỗ trợ nhân sự

Nhằm nâng cao hiệu quả của FSMS. Vì để áp dụng được FSMS hiệu quả, nhân sự là việc đầu tiên.

19

5.1 g

Thúc đẩy cải tiến liên tục

lãnh đạo cao nhất cam kết về việc cải tiến

20

5.1 h

Hỗ trợ các vị trí quản lý

Trách nhiệm và quyền hạn của người quản lý luôn được lãnh đạo cao nhất hỗ trợ

Mục đích điều khoản 5.1

 Ý nghĩa của điều khoản này khá đơn giản, bất kỳ 01 công việc, kế hoạch nào cần thực hiện đều phải xuất phát từ ý chí và cam kết của ban lãnh đạo.

Do vậy, ISO 22000 yêu cầu đầu tiên trong việc triển khai hệ thống đó chính là sự cam kết của lãnh đạo trong việc xây dựng, triển khai hệ thống. Ví dụ: nguồn lực về tiền, không thể vận hành hệ thống nếu lãnh đạo không cung cấp tiền để nó vận hành.

5.2 Chính sách

5.2.1

Thiết lập chính sách ATTP

21

 5.2.1 a

Thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách an toàn thực phẩm phù hợp

Lãnh đạo cao nhất xây dựng và áp dụng chính sách ATTP phù hợp với mục đích, định hướng, chiến lược, văn hóa và bối cảnh của tổ chức

22

5.2.1 b

Cung cấp một khuôn khổ

Để xác định và xem xét các mục tiêu an toàn thực phẩm

23

5.2.1 c

Bao gồm cam kết đáp ứng các yêu cầu ATTP

Các yêu cầu liên quan đến an toàn thực phẩm, luật định, quy định và khách hàng 

24

5.2.1 d

Bao gồm trao đổi thông tin

Cách thức trao đổi thông tin Bên trong và bên ngoài. Xem xét điều khoản 7.4

25

5.2.1 e

Bao gồm cam kết cải tiến liên tục

Cải tiến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

26

5.2.1 f

Bao gồm đảm bảo năng lực

Để thực hiện hệ thống quản lý An toàn thực phẩm

5.2.2

Truyền đạt chính sách ATTP

27

5.2.2 a

Duy trì chính sách FS dưới dạng thông tin được lập thành văn bản

Và có sẵn trong nội bộ, xem điều khoản 7.5

28

5.2.2 b

Truyền đạt chính sách ATTP

Để được hiểu và được thực hiện. Xem xét điều khoản 7.4

29

5.2.2 c

Luôn cung cấp chính sách ATTP cho các bên quan tâm

Chính sách ATTP không thể là một tài liệu bí mật. Nó cần có sẵn cho các bên quan tâm có liên quan

Mục đích điều khoản 5.2

Chính sách ATTP của Công ty giống như chiến lược kinh doanh, hoạt động của Công ty. Chính sách thể hiện mục tiêu dài hạn của tổ chức về ATTP của tổ chức. Nó sẽ định hướng để toàn bộ tổ chức, nhân sự tổ chức hướng tới trong việc xây dựng, triển khai hệ thống; giống như kiểm 01 lời tuyên bố của Doanh nghiệp. Ví dụ: Sản phẩm an toàn tuyệt đối với người tiêu dùng.

Chính sách cần được truyền đạt cho tất cả mọi người trong tổ chức, bên ngoài bằng nhiều hình thức khác nhau. Mục đích để mọi người thống nhất theo một mục tiêu, chính sách của công ty. Ai cũng hiểu và có thể cùng thực hiện theo định hướng đó.

Xem thêm về bài viết:

Cách thiết lập chính sách An toàn thực phẩm (tại đây)

5.3 Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn

30

5.3.1

Xác định, truyền đạt về trách nhiệm và quyền hạn

Lãnh đạo cao nhất chỉ định tất cả các vai trò liên quan của FSMS

31

5.3.1 a

Phân công trách nhiệm và quyền hạn

Để đảm bảo rằng FSMS tuân thủ các yêu cầu của ISO 22000

32

5.3.1 b

Để báo cáo về hiệu suất của FSMS cho lãnh đạo cao nhất

33

5.3.1 c

Bổ nhiệm trưởng nhóm an toàn thực phẩm và các thành viên

34

5.3.1 d

Để chỉ định những người có thể triển khai và ghi lại các hành động  

35

5.3.2 a

Đảm bảo rằng FSMS được thiết lập, triển khai, duy trì và cập nhật

Vai trò của trưởng nhóm ATTP

36

5.3.2 b

Quản lý và tổ chức nhóm FSMS

Vai trò của trưởng nhóm ATTP

37

5.3.2 c

Đảm bảo đào tạo và năng lực của nhóm FSMS

Vai trò của trưởng nhóm ATTP. Xem xét điều khoản 7.2

38

5.3.2 d

Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về tính phù hợp của FSMS

Vai trò của trưởng nhóm ATTP

39

5.3.3

Tất cả có trách nhiệm báo cáo cho những người được xác định

Tât cả nhân viên đều phải thực hiện báo cáo đối với bất kỳ vấn đề FSMS nào.

Mục đích điều khoản 5.3

Bất kỳ doanh nghiệp nào vận hành cũng đều phải có sơ đồ tổ chức, quy định trách nhiệm quyền hạn các phòng ban; mô tả công việc các vị trí; thậm chí cụ thể hơn là Bảng hướng dẫn công việc từng công đoạn.

Do vậy, yêu cầu của điều khoản 5.3 cũng khá là cụ thể, Doanh nghiệp cần phải phân công vai trò, quyền hạn của các bộ phận, cá nhân tham gia vào hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

Lời khuyên khi triển khai điều khoản này là có thể tích hợp vào sơ đồ phòng ban chung; quy định trách nhiệm quyền hạn chung; bổ sung vào các bộ phận, vị trí, công việc đặc thù liên quan tới hệ thống ISO 22000.

Nếu không, doanh nghiệp cũng có thể ban hành 01 bảng vai trò, trách nhiệm quyền hạn riêng cho các phòng ban, vị trí liên quan tới tiêu chuẩn ISO 22000.