ISO 22301 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục. Tiêu chuẩn ISO 22301 được thiết kế để giúp các tổ chức đảm bảo khả năng duy trì hoạt động trong các tình huống gián đoạn hoặc khủng hoảng. Tiêu chuẩn này được xây dựng bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) và giúp tổ chức xây dựng, triển khai, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý kinh doanh liên tục để giảm thiểu các tác động bất lợi từ sự cố bất ngờ.
Qua bài viết này, Good Việt Nam sẽ cung cấp các thông tin quan trọng về ISO 22301, hiểu được ISO 22301 là gì và giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quát và đầy đủ nhất về tiêu chuẩn ISO này.
ISO 22301 là gì
ISO 22301 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (Business Continuity Management System – BCMS), được thiết kế để giúp các tổ chức duy trì hoạt động một cách liên tục ngay cả khi xảy ra các sự cố bất ngờ. Được xây dựng bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), tiêu chuẩn này cung cấp một khung pháp lý và quy trình cụ thể để tổ chức có thể đánh giá, phòng ngừa và ứng phó hiệu quả với các rủi ro.
Tại Việt Nam, tiêu chuẩn ISO 22301 về Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục đã được chuyển đổi thành Tiêu chuẩn Quốc gia với mã hiệu TCVN ISO 22301. Phiên bản mới nhất là TCVN ISO 22301:2023, tương đương với ISO 22301:2019, được công bố bởi Bộ Khoa học và Công nghệ.
Lịch sử ra đời của ISO 22301
Mỗi tiêu chuẩn ISO được ra đời thường là do nhu cầu thực tế của các tổ chức và doanh nghiệp để đối phó với các thách thức và yêu cầu phát sinh trong môi trường kinh doanh. ISO 22301 cũng được ra đời như vậy,
ISO 22301 được ra mắt lần đầu vào năm 2012, đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các tổ chức toàn cầu trong việc đảm bảo khả năng duy trì hoạt động kinh doanh liên tục trước các mối đe dọa và sự cố bất ngờ. Nhiều tổ chức trên thế giới, đặc biệt là những tổ chức trong các ngành nhạy cảm như tài chính, y tế, và công nghệ thông tin, đã phải đối mặt với các sự kiện lớn như thiên tai, khủng hoảng an ninh và sự cố kỹ thuật, làm tăng nhận thức về quản lý kinh doanh liên tục. Những sự cố ví dụ như sự kiện khủng bố ngày 11/9 tại Mỹ và hàng loạt thiên tai lớn đã khiến các tổ chức nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của việc quản lý kinh doanh liên tục.
Phiên bản ISO 22301
Tính đến hiện tại, ISO 22301 có 2 phiên bản chính là ISO 22301:2012 và ISO 22301:2019
- ISO 22301:2012 – Phiên bản đầu tiên, đưa ra khung pháp lý và quy trình giúp các tổ chức chuẩn bị, phản ứng và phục hồi sau sự cố, nhằm đảm bảo hoạt động liên tục.
- ISO 22301:2019 – Phiên bản cập nhật, đơn giản hóa ngôn ngữ và yêu cầu, nhấn mạnh hiệu quả thực tiễn và dễ triển khai hơn. Phiên bản này hỗ trợ tổ chức xây dựng hệ thống quản lý liên tục với quy trình thực tế và linh hoạt hơn.
Mục tiêu của ISO 22031
Mục tiêu chính và quan trọng nhất của ISO 22301 là giúp các tổ chức xây dựng và duy trì khả năng phục hồi để bảo vệ hoạt động kinh doanh trong các tình huống gián đoạn.
Dưới đây là các mục tiêu cụ thể của ISO 22031:
- Đảm bảo tính liên tục của các hoạt động quan trọng: Đảm bảo các hoạt động thiết yếu vẫn được duy trì hoặc khôi phục nhanh chóng khi xảy ra sự cố.
- Quản lý và giảm thiểu rủi ro: Giúp tổ chức xác định và đánh giá các rủi ro, từ đó giảm thiểu tác động của những rủi ro này.
- Cải thiện khả năng phục hồi: Tăng cường năng lực ứng phó và phục hồi nhanh chóng, bảo vệ lợi ích của tổ chức và các bên liên quan.
- Tuân thủ các yêu cầu pháp lý và hợp đồng: Đáp ứng các quy định của pháp luật và yêu cầu của đối tác, khách hàng.
- Nâng cao uy tín và niềm tin: Khẳng định cam kết về khả năng bảo vệ và duy trì hoạt động của tổ chức trước các mối đe dọa.
Lợi ích của ISO 22031
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 22301 đem lại lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng:
Đối với doanh nghiệp
- Bảo vệ và duy trì hoạt động kinh doanh: Giúp doanh nghiệp đảm bảo các hoạt động quan trọng vẫn diễn ra ngay cả khi có sự cố => giảm thiểu tổn thất về tài chính và thời gian.
- Nâng cao uy tín và sự tin cậy: Chứng nhận ISO 22301 là minh chứng cho cam kết của doanh nghiệp trong việc duy trì an toàn và ổn định, từ đó nâng cao uy tín với đối tác và cộng đồng.
- Quản lý rủi ro hiệu quả hơn: ISO 22301 hỗ trợ doanh nghiệp xác định và đánh giá rủi ro, xây dựng kế hoạch ứng phó và giảm thiểu tác động của sự cố.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn ngành: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và yêu cầu của khách hàng, đối tác, cũng như các tiêu chuẩn ngành, nâng cao khả năng cạnh tranh.
- Tăng cường khả năng phục hồi và ứng phó với khủng hoảng: Doanh nghiệp được trang bị quy trình và kế hoạch rõ ràng để ứng phó nhanh chóng với các tình huống khủng hoảng, bảo vệ tài sản và nhân viên.
Đối với khách hàng
- Gia tăng sự tin tưởng vào dịch vụ: Khách hàng sẽ yên tâm hơn khi doanh nghiệp có hệ thống quản lý kinh doanh liên tục đáng tin cậy, đảm bảo dịch vụ sẽ không bị gián đoạn.
- Đảm bảo chất lượng dịch vụ: ISO 22301 giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng và cam kết dịch vụ trong mọi tình huống, bảo vệ quyền lợi và trải nghiệm của khách hàng.
- Đáp ứng nhanh chóng và kịp thời trong khủng hoảng: Với các doanh nghiệp áp dụng ISO 22301, khách hàng được hưởng lợi từ sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng của doanh nghiệp trong các tình huống bất ngờ.
ISO 22301 không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng phục hồi mà còn nâng cao sự tin tưởng từ phía khách hàng, góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững và lâu dài.
Các loại hình doanh nghiệp phù hợp với ISO 22301
ISO 22301 phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp cần đảm bảo hoạt động liên tục và giảm thiểu rủi ro từ các sự cố bất ngờ.
Dưới đây là các loại hình doanh nghiệp nên xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 22301:
- Doanh nghiệp trong ngành tài chính và ngân hàng: Đây là các tổ chức cần đảm bảo hệ thống giao dịch và dịch vụ tài chính không bị gián đoạn, bảo vệ thông tin khách hàng và tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt.
- Doanh nghiệp công nghệ thông tin và viễn thông: Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ internet, viễn thông, và lưu trữ dữ liệu, ISO 22301 giúp duy trì hoạt động liên tục, bảo vệ dữ liệu và nâng cao độ tin cậy của hệ thống. Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này, khả năng gặp sự cố với máy chủ là rất thường xuyên. Vì vậy ISO 22301 sẽ phát huy hiệu quả rất tốt cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này, ISO 22301 kết hợp với ISO 27001 sẽ là bộ đôi tiêu chuẩn cực kì hữu ích cho doanh nghiệp Công Nghệ Thông tin và Viễn Thông.
- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ y tế: Các bệnh viện, trung tâm y tế, và các đơn vị cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe cần có kế hoạch quản lý khủng hoảng để đảm bảo tính mạng và sự an toàn của bệnh nhân. Từng giây, từng phút đều liên quan tới sức khỏe và sinh mạng con người, vì vậy ISO 22301 đặc biệt cần thiết với lĩnh vực này.
- Doanh nghiệp sản xuất và cung ứng: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, vận tải, và logistics có thể gặp rủi ro gián đoạn trong chuỗi cung ứng. ISO 22301 giúp họ quản lý rủi ro để đảm bảo dòng sản phẩm và dịch vụ không bị gián đoạn.
- Công ty cung cấp năng lượng và tiện ích: Các công ty cung cấp dịch vụ điện, nước, và năng lượng rất quan trọng đối với đời sống cộng đồng và nền kinh tế. ISO 22301 giúp các công ty này chuẩn bị cho các sự cố khẩn cấp, đảm bảo cung cấp dịch vụ ổn định.
- Công ty bán lẻ và dịch vụ khách hàng: Đảm bảo chuỗi cung ứng và duy trì dịch vụ liên tục là điều quan trọng trong ngành bán lẻ. ISO 22301 giúp các công ty giảm thiểu rủi ro và đảm bảo trải nghiệm của khách hàng không bị gián đoạn.
- Doanh nghiệp quy mô lớn và đa quốc gia: Các tập đoàn lớn hoặc công ty có chi nhánh quốc tế cần ISO 22301 để chuẩn hóa hệ thống quản lý rủi ro, đảm bảo tính liên tục trên toàn cầu.
Cấu trúc của ISO 22301
ISO 22301 có cấu trúc chi tiết để hướng dẫn các tổ chức thiết lập và duy trì Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục nhằm đảm bảo khả năng phục hồi và duy trì hoạt động trong mọi tình huống khủng hoảng.
Cấu trúc của ISO 22301:2019 bao gồm các phần chính sau:
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| 1. Phạm vi | Xác định phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn, các yêu cầu thiết lập, triển khai, duy trì và cải tiến hệ thống BCMS. |
| 2. Tài liệu tham chiếu | Liệt kê các tài liệu và tiêu chuẩn quốc tế hỗ trợ áp dụng ISO 22301. |
| 3. Thuật ngữ và định nghĩa | Cung cấp định nghĩa các thuật ngữ liên quan đến BCMS nhằm tạo sự thống nhất trong hiểu biết và triển khai. |
| 4. Bối cảnh của tổ chức | Xác định các yếu tố nội, ngoại và nhu cầu các bên liên quan, xác định phạm vi của hệ thống BCMS. |
| 5. Vai trò lãnh đạo | Cam kết của lãnh đạo, xây dựng chính sách BCMS và phân công trách nhiệm cho các thành viên. |
| 6. Lập kế hoạch | Đánh giá rủi ro và cơ hội, thiết lập mục tiêu BCMS, và lập kế hoạch kiểm soát rủi ro để duy trì hệ thống. |
| 7. Hỗ trợ | Cung cấp tài nguyên, đào tạo, quản lý thông tin và kiểm soát tài liệu cần thiết để hỗ trợ BCMS. |
| 8. Thao tác và vận hành | Kiểm soát hoạt động, lập kế hoạch phản hồi và khôi phục, kiểm tra và diễn tập định kỳ để duy trì sẵn sàng ứng phó. |
| 9. Đánh giá hiệu quả | Theo dõi, đánh giá nội bộ, và xem xét lãnh đạo để đảm bảo BCMS đạt hiệu quả. |
| 10. Cải tiến | Xác định sự không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và cải tiến liên tục để nâng cao hệ thống BCMS. |
Quy trình chứng nhận ISO 22301
Quy trình chứng nhận ISO 22301 được thực hiện theo các bước chính sau:
-
Khảo sát ban đầu và chuẩn bị
- Xác định phạm vi chứng nhận: Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi của BCMS mà họ muốn chứng nhận (ví dụ: toàn bộ tổ chức hoặc một bộ phận cụ thể).
- Đánh giá ban đầu: Tiến hành tự đánh giá hệ thống hiện có để xác định các khoảng trống so với yêu cầu của ISO 22301, từ đó lập kế hoạch để điều chỉnh và cải tiến.
-
Lập kế hoạch và xây dựng hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (BCMS)
- Xây dựng chính sách và mục tiêu BCMS: Doanh nghiệp cần xây dựng các chính sách liên quan đến quản lý kinh doanh liên tục, thiết lập mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho hệ thống.
- Phân tích rủi ro và đánh giá tác động kinh doanh (BIA): Phân tích các rủi ro có thể gây gián đoạn và đánh giá mức độ tác động đến hoạt động kinh doanh.
- Xây dựng kế hoạch ứng phó và khôi phục: Doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch đối phó với tình huống khẩn cấp và quy trình khôi phục để đảm bảo hoạt động liên tục.
-
Triển khai và đào tạo
- Thực hiện BCMS: Áp dụng và triển khai các kế hoạch và quy trình BCMS vào hoạt động hàng ngày của tổ chức.
- Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong BCMS và được đào tạo để sẵn sàng ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
-
Kiểm tra nội bộ và đánh giá trước chứng nhận
- Đánh giá nội bộ: Thực hiện kiểm tra nội bộ để xác minh rằng hệ thống BCMS đang hoạt động theo tiêu chuẩn và đạt hiệu quả.
- Khắc phục và cải tiến: Xử lý các vấn đề không phù hợp và cải tiến các điểm yếu trong hệ thống trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận.
-
Đánh giá chứng nhận
- Giai đoạn 1 – Đánh giá tài liệu: Tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra các tài liệu và hồ sơ của BCMS để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu của ISO 22301.
- Giai đoạn 2 – Đánh giá thực tế: Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá tại chỗ để kiểm tra việc triển khai BCMS, phỏng vấn nhân viên, và đánh giá tính hiệu quả của các kế hoạch kinh doanh liên tục.
-
Cấp chứng nhận
- Báo cáo đánh giá và khắc phục: Nếu BCMS đạt yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng nhận ISO 22301. Nếu có các điểm không phù hợp, doanh nghiệp cần khắc phục và hoàn thiện trước khi được chứng nhận.
- Cấp chứng nhận: Sau khi hoàn tất các yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận ISO 22301, có hiệu lực trong 3 năm.
-
Giám sát và đánh giá định kỳ
- Đánh giá giám sát hàng năm: Tổ chức chứng nhận thực hiện đánh giá định kỳ hàng năm để đảm bảo doanh nghiệp duy trì và cải tiến BCMS.
- Đánh giá tái chứng nhận sau 3 năm: Sau khi hết thời hạn 3 năm, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá lại để được tái chứng nhận.
Tổng kết
Good Việt Nam khuyến khích các doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai ISO 22301 để chủ động trước mọi rủi ro và xây dựng một hệ thống kinh doanh mạnh mẽ hơn. Với đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm, Good Việt Nam tự hào đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình đạt chứng nhận ISO 22301, từ giai đoạn tư vấn, chuẩn bị đến khi hoàn thành quy trình chứng nhận.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về quy trình chứng nhận hoặc bắt đầu hành trình chứng nhận ISO 22301 cho tổ chức của mình, hãy liên hệ với Good Việt Nam. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của bạn, giúp tổ chức của bạn tiến tới một tương lai an toàn và bền vững hơn.
- Website: chungnhanquocgia.com
- Điện thoại: 0945.001.005
- Địa chỉ: Tầng 7 Tòa nhà HLT Số 23 Ngõ 37/2 Dịch Vọng Cầu Giấy Hà Nội
