Tài liệu ISO 9001Quản trị chất lượng là gì? và tại sao nó lại quan trọng?

Quản trị chất lượng là một trong những chủ đề khá rộng chúng ta có thể hiểu theo nghĩa rộng hơn về quản trị chất lượng: chất lượng là chất lượng công việc, chất lượng phục vụ, chất lượng của một quá trình, chất lượng lãnh đạo, chất lượng hoạt động của hệ thống, một công ty, một hãng….Để có kiến thức tổng quan về quản trị chất lượng chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu những thông tin cơ bản về quản trị chất lượng qua bài viết dưới đây.

 

Khái niệm quản trị chất lượng là gì?

Theo TCVN ISO 9000:2015, “Quản trị chất lượng là tập hợp những hoạt động của chức năng quản trị nhằm xác định mục tiêu và chính sách chất lượng cũng như trách nhiệm thực hiện chúng thông qua các biện pháp như lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng, và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ của hệ thống chất lượng”. 

Nhìn chung, quản lý chất lượng tập trung vào các mục tiêu dài hạn thông qua việc thực hiện các sáng kiến ​​ngắn hạn.

Bài học rút ra:

• Quản trị chất lượng là hành động giám sát tất cả các hoạt động và nhiệm vụ cần thiết để duy trì mức xuất sắc mong muốn.
• Quản lý chất lượng bao gồm việc xác định chính sách chất lượng, lập và thực hiện hoạch định và đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng.
• TQM yêu cầu tất cả các bên liên quan trong một doanh nghiệp làm việc cùng nhau để cải thiện các quy trình, sản phẩm, dịch vụ và văn hóa của chính công ty đó.

Thành phần chính của quản trị chất lượng? 

Quản trị chất lượng cũng giống như các hoạt động quản trị khác đều phải thực hiện một số chức năng cơ bản sau: Hoạch định, tổ chức, kiểm tra và điều chỉnh. 

Do mục tiêu và đối tượng quản lý của quản lý chất lượng có những đặc thù riêng nên chức năng của quản lý chất lượng cùng có những đặc điểm riêng. 

Deming là người khái quát chức năng quản lý chất lượng bằng vòng tròn chất lượng (PDCA: Plan – Hoạch định, Do – thực hiện, Check – kiểm tra và Act – điều chỉnh) cho ta thấy tiến trình thực hiện quản lý diễn ra như thế nào. 

Vòng tròn PDCA quay liên tục, chu trình sau được bắt đầu trên cơ sở kinh nghiệm của chu trình trước, nhờ vậy chất lượng được cải tiến và liên tục được nâng cao.

Vậy quản lý chất lượng bao gồm bốn thành phần chính sau:

• Hoạch định Chất lượng – Quá trình xác định các tiêu chuẩn chất lượng liên quan đến dự án và quyết định cách thức đáp ứng các tiêu chuẩn đó.
• Cải tiến chất lượng  – Sự thay đổi có mục đích của một quá trình nhằm cải thiện độ tin cậy hoặc độ tin cậy của kết quả.
• Kiểm soát chất lượng – Nỗ lực liên tục để duy trì tính toàn vẹn và độ tin cậy của quy trình trong việc đạt được kết quả.
• Đảm bảo chất lượng – Các hành động có hệ thống hoặc được lập kế hoạch cần thiết để cung cấp đủ độ tin cậy để một dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể sẽ đáp ứng các yêu cầu cụ thể.

Quản trị chất lượng nhằm mục đích gì? 

Mục đích của quản lý chất lượng là đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan của tổ chức cùng làm việc để cải tiến các quy trình, sản phẩm, dịch vụ và văn hóa của công ty nhằm đạt được thành công lâu dài bắt nguồn từ sự hài lòng của khách hàng.

Quá trình quản lý chất lượng bao gồm một tập hợp các hướng dẫn được phát triển bởi một nhóm để đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ mà họ sản xuất là đúng tiêu chuẩn hoặc phù hợp với một mục đích cụ thể.

• Quá trình bắt đầu khi tổ chức đặt ra các mục tiêu chất lượng cần đạt được và các mục tiêu này đã được thống nhất với khách hàng.
• Sau đó, tổ chức xác định cách các mục tiêu sẽ được đo lường. Nó thực hiện các hành động được yêu cầu để đo lường chất lượng. Sau đó, nó xác định bất kỳ vấn đề chất lượng nào phát sinh và bắt đầu cải tiến.
• Bước cuối cùng liên quan đến việc báo cáo mức chất lượng tổng thể đã đạt được.

Quy trình đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ do nhóm sản xuất phù hợp với mong đợi của khách hàng.

Các nguyên tắc quản trị chất lượng

Có một số nguyên tắc quản lý chất lượng mà Tiêu chuẩn Quốc tế về Quản lý Chất lượng đã thông qua. Các nguyên tắc này được lãnh đạo cao nhất sử dụng để hướng dẫn các quy trình của tổ chức nhằm cải thiện hiệu suất. Chúng bao gồm:

1. Tập trung vào khách hàng
2. Lãnh đạo
3. Sự tham gia của mọi người
4. Phương pháp tiếp cận quy trình
5. Cải tiến liên tục 
6. Ra quyết định dựa trên bằng chứng 
7. Quản lý mối quan hệ

Vai trò chủ yếu của quản trị chất lượng

• Xác định yêu cầu chất lượng sản phẩm ở từng giai đoạn phù hợp với từng đoạn thị trường
• Duy trì chất lượng sản phẩm
• Cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm

Phương pháp quản trị chất lượng

Hoạch định chất lượng – Quality Planning

Hoạch định chất lượng là nhiệm vụ xác định những yếu tố nào là quan trọng đối với một dự án và tìm cách đáp ứng những yếu tố đó. Các yếu tố như vậy thường bao gồm các nguồn lực sẽ được sử dụng, các bước cần thiết để hoàn thành dự án và bất kỳ thông số kỹ thuật nào khác. 

Cải tiến chất lượng – Quality Improvement

Cải tiến chất lượng đơn giản là quy trình phát triển, cải tiến nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu việc làm lại, lãng phí và thất thoát trong quá trình kinh doanh, đặc biệt là giai đoạn sản xuất.

Nói một cách đơn giản, cải tiến chất lượng là việc sử dụng các phương pháp để cải tiến quy trình sản xuất. Nó yêu cầu loại bỏ hoặc thay đổi các bước không hoạt động tối ưu của quy trình.Có một số phương pháp khác nhau để cải tiến chất lượng, bao gồm cải tiến dựa trên con người, cải tiến quy trình và cải tiến sản phẩm.

Kiểm soát chất lượng – Quality Control

Kiểm soát chất lượng là một quá trình mà qua đó doanh nghiệp tìm cách đảm bảo rằng chất lượng sản phẩm được duy trì hoặc cải thiện. Kiểm soát chất lượng đòi hỏi doanh nghiệp phải tạo ra một môi trường trong đó cả quản lý và nhân viên đều phấn đấu cho sự hoàn thiện, tạo ra các tiêu chuẩn cho chất lượng sản phẩm và thử nghiệm sản phẩm để kiểm tra các sự thay đổi mang ý nghĩa thống kê.

Đảm bảo chất lượng – Quality Assurance

Để thực hiện đảm bảo chất lượng, các yêu cầu chất lượng và các phép đo kiểm tra chất lượng là cần thiết. Khi một sản phẩm mới được tạo ra, một danh sách các yêu cầu về chất lượng sản phẩm được lập ra. Các yêu cầu này được so sánh với các phép đo kiểm soát chất lượng thực tế để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu đó.

Các yêu cầu chất lượng được tạo ra trong giai đoạn lập kế hoạch của sản phẩm trong khi các phép đo kiểm soát chất lượng chỉ có thể được thực hiện khi sản phẩm đã được tạo ra hoàn chỉnh trong giai đoạn thực hiện. Sau khi các phép đo kiểm soát chất lượng được đánh giá theo các yêu cầu và chúng không khớp, sản phẩm có thể được gửi lại cho nhóm thực hiện để sửa bất kỳ lỗi nào. Nếu các yêu cầu phù hợp với các phép đo thì quá trình đảm bảo chất lượng được coi là thành công. Khi một cuộc đánh giá được thực hiện, nó được coi là một hoạt động đảm bảo chất lượng.

 

 

Nội dung của quản trị chất lượng gồm:

– Quản trị chất lượng trong khâu thiết kế

Là phân hệ đầu tiên trong quản trị chất lượng. Những thông số kinh tế – kĩ thuật thiết kế đã được phê chuẩn là tiêu chuẩn chất lượng quan trọng buộc các bộ phận sản xuất sản phẩm phải tuân thủ. Chất lượng thiết kế cũng tác động trực tiếp tới chất lượng của mỗi sản phẩm.

– Quản trị chất lượng trong khâu cung ứng

Mục đích: Đáp ứng đúng chủng loại, số lượng, thời gian, địa điểm và các đặc tính kinh tế – kĩ thuật cần thiết của nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành thường xuyên liên tục với chi phí thấp nhất.

– Quản trị chất lượng sản xuất

Mục đích của quản trị chất lượng trong sản xuất là khai thác, huy động có hiệu quả quá trình, công nghệ, thiết bị và con người đã lựa chọn để sản xuất sản phẩm có chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn thiết kế.

– Quản trị chất lượng trong và sau khi bán

Mục tiêu của quản trị chất lượng trong giai đoạn này nhằm đảm bảo thỏa mãn khách hàng nhanh nhất, thuận tiện nhất và với qua đó tăng uy tín của doanh nghiệp.

Ví dụ về quản trị chất lượng 

Một ví dụ điển hình về quản lý chất lượng tuyệt vời là việc Tập đoàn Toyota triển khai hệ thống Kanban. Kanban là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được Taiichi Ohno phát triển nhằm tạo khả năng hiển thị cho cả nhà cung cấp và người mua nhằm giúp hạn chế sự gia tăng của hàng tồn kho dư thừa trên dây chuyền sản xuất tại bất kỳ thời điểm nào. Toyota đã sử dụng khái niệm này để thực hiện hệ thống Just-in-Time (JIT), giúp điều chỉnh các đơn đặt hàng nguyên liệu thô từ các nhà cung cấp trực tiếp với lịch trình sản xuất. Dây chuyền lắp ráp của Toyota đã tăng hiệu suất do công ty nhận được lượng hàng tồn kho vừa đủ để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng khi chúng được tạo ra.

Lợi ích của quản trị chất lượng

• Nó giúp tổ chức đạt được sự nhất quán hơn trong các nhiệm vụ và hoạt động liên quan đến việc sản xuất các sản phẩm và dịch vụ.
• Nó làm tăng hiệu quả trong các quy trình, giảm lãng phí và cải thiện việc sử dụng thời gian và các nguồn lực khác.
• Nó giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
• Nó cho phép các doanh nghiệp tiếp thị kinh doanh một cách hiệu quả và khai thác các thị trường mới.
• Nó giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp nhân viên mới hơn và do đó giúp doanh nghiệp quản lý tăng trưởng liền mạch hơn.
• Nó cho phép một doanh nghiệp liên tục cải tiến các sản phẩm, quy trình và hệ thống của họ.

Kết luận

Quản trị chất lượng trong các doanh nghiệp là rất quan trọng để đảm bảo tính nhất quán trong các quy trình cũng như các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Trong kinh doanh, sự hài lòng của khách hàng là chìa khóa. Vì mối quan tâm chính của khách hàng là chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ mua, nên mục tiêu chính của nhà cung cấp phải luôn là đảm bảo rằng những gì họ sản xuất có chất lượng đồng nhất và tốt.