Các hành động khắc phục và phòng ngừa là các hành động giúp Doanh nghiệp quản lý hệ thống tốt hơn. Đồng thời, giúp tổ chức giám sát và thực hiện mục tiêu hiệu quả.
Hành động khắc phục và phòng ngừa tập trung vào việc kiểm soát và giảm thiểu sự không phù hợp trong sản phẩm, dịch vụ, quy trình của Doanh nghiệp.
Yêu cầu thực hiện Hành động khắc phục và phòng ngừa được đưa ra trong tiêu chuẩn SA 8000. Các yêu cầu về HĐKP và PN trong SA 8000 cũng gần như tương đương với các tiêu chuẩn khác như ISO 9001. Tuy nhiên sẽ có một số lưu ý khác, vì SA 8000 là tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội. Chúng ta cùng tìm hiểu ở phần dưới đây.
ĐỊNH NGHĨA LIÊN QUAN TRONG TIÊU CHUẨN SA 8000
- Không tuân thủ: Không tuân thủ một yêu cầu.
- Hành động khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ (các) nguyên nhân và (các) nguyên nhân gốc rễ của sự không tuân thủ được phát hiện. Ghi chú: Hành động khắc phục được thực hiện để ngăn chặn sự tái diễn.
- Hành động phòng ngừa: Hành động nhằm loại bỏ (các) nguyên nhân và (các) nguyên nhân gốc rễ của sự không tuân thủ tiềm ẩn. Ghi chú: Hành động phòng ngừa được thực hiện để ngăn chặn sự cố xảy ra.
TÌM HIỂU VỀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA
Hành động khắc phục
Hành động khắc phục trên thực tế có thể thấy 02 nhóm hành động khác nhau.
Hành động khắc phục loại 1 là những hành động mang tính giải pháp nhằm khắc phục các vấn đề tức thời. Ví dụ: Một công nhân làm đổ thùng sơn trong lúc di chuyển xe nâng. Hành động khắc phục tức thời là dọn dẹp, bổ sung thùng mới…
Hành động khắc phục loại 2 được hiểu là những hành động phân tích nguyên nhân của vấn đề. Ví dụ: một thiết bị sản xuất bị thất lạc; Sau khi tìm thiết bị, phân tích nguyên nhân nhận thấy là do công nhân không được đào tạo về việc sắp xếp thiết sản xuất.
Hành động khắc phục này yêu cầu trả lời các câu hỏi “Nguyên nhân gì mà thiết bị bị thất lạc ?” thay vì “ chỉ là tìm lại thiết bị và sắp xếp lại ?”.
Để có thể trả lời câu hỏi, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình bao gồm:
- Xem xét, xác định các vấn đề hoặc việc làm sai quy định.
- Tìm kiếm nguyên nhân của vấn đề.
- Xây dựng một kế hoạch nhằm khắc phục vấn đề và ngăn chặn sự tái diễn.
- Triển khai kế hoạch được duyệt.
- Đánh giá hiệu quả của hành động khắc phục.
Những hành động khắc phục có thể được xác định từ:
- Các kết quả xử lý sự KPH, kiểm tra và giám sát nơi làm việc của công nhân.
- Các tai nạn, sự cố, báo cáo và điều tra các mối nguy.
- Thống kê các sản phẩm sai quy cách, chất lượng.
- Những khiếu nại về ATVSLĐ xảy ra trong tổ chức.
Hành động phòng ngừa
Đối với hành động phòng ngừa cũng bao gồm hai loại hoạt động chính. Đầu tiên là đánh giá rủi ro, nguyên nhân của sự việc. Sau đó là thực hiện cải tiến để tránh mắc phải những sự không phù hợp tiếp diễn.
Phòng ngừa khác khắc phục ở từ khóa “sự phù hợp tiềm ẩn” (có thể xảy ra trong tương lai). Nghĩa là Hành động phòng ngừa mang tính dự phòng, dự đoán.
Quy trình về hành động phòng ngừa bao gồm:
- Xác định các vấn đề tiềm tàng hoặc việc làm sai quy định.
- Tìm kiếm nguyên nhân của rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra.
- Xây dựng một kế hoạch nhằm ngăn chặn sự cố xảy ra trong tương lai.
- Thực hiện kế hoạch phòng ngừa đã được chấp nhận.
- Rà soát những hành động đã thực hiện. Đánh giá hiệu quả trong việc ngăn ngừa rủi ro, nguy cơ.
Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, sự cố
Nguyên nhân gốc rễ là nhân tố rủi ro mà khi doanh nghiệp khắc phục nó thì rủi ro sẽ mất đi và không bao giờ lặp lại nữa. Mục đích cơ bản của hành động khắc phục và phòng ngừa là nhằm phòng tránh sự tái diễn của sự không phù hợp. Bằng cách xác định và giải quyết vấn đề tận gốc.
Quy trình để xác định, phân tích và loại trừ những nguyên nhân tiềm ẩn của những hành động sai quy định, được sử dụng cho các hành động khắc phục và phòng ngừa.
Sự khác nhau giữa Hành động khắc phục và Hành động phòng ngừa
Hành động khắc phục là một hành động phản ứng, xử lý đối với sự không phù hợp xảy ra. Những hành động này bắt nguồn từ mục đích khắc phục vấn đề. Sau đó điều chỉnh hệ thống nhằm ngăn chặn sự tái diễn. Hồ sơ về hành động khắc phục sẽ chứng tỏ rằng một điểm không phù hợp đã được thừa nhận. Công t y đã khắc phục và kiểm soát phù hợp nhằm bảo đảm rằng tồn tại đó không tái diễn nữa.
Hành động phòng ngừa được bắt đầu để ngăn chặn một rủi ro tiềm tàng có khả năng xảy ra. Hành động đó được giả định để theo dõi và kiểm soát nhằm đảm bảo rằng các rủi ro tiềm tàng được xác định và loại bỏ trước khi chúng xảy ra. Việc ghi chép bằng văn bản về hành động phòng ngừa sẽ chứng tỏ rằng một hệ thống hiệu quả đã được thực hiện. Từ đó có thể dự đoán, xác định và loại bỏ các rủi ro tiềm tàng.
Tiến độ hoàn thành các hành động khắc phục và các hành động phòng ngừa phải được kiểm soát và kiểm tra lại tính hiệu quả.
YÊU CẦU ĐIỀU KHOẢN KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA – TIÊU CHUẨN SA 8000
9.8.1 Tổ chức phải xây dựng các chính sách và thủ tục để thực hiện nhanh chóng các hành động khắc phục và phòng ngừa và phải cung cấp đầy đủ các nguồn lực cho chúng. SPT sẽ đảm bảo để những hành động này được thực hiện một cách hiệu quả.
9.8.2 SPT phải duy trì các hồ sơ, bao gồm các mốc thời gian, danh sách đó, ở mức tối thiểu, các trường hợp không tuân thủ liên quan đến SA8000, nguyên nhân gốc rễ của chúng, các hành động khắc phục và phòng ngừa được thực hiện và thực hiện các kết quả.
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN ĐIỀU KHOẢN 9.8 TIÊU CHUẨN SA 8000
Phần sau đây cung cấp hướng dẫn về Hành động Khắc phục và phòng ngừa Mục 9.8 SA 8000. Như đã nói ở trên, các hành động khắc phục được thực hiện để ngăn ngừa sự tái diễn của các trường hợp không tuân thủ cụ thể được xác định trong quá trình đánh giá. Ttrong khi các hành động phòng ngừa được thực hiện để ngăn ngừa sự không phù hợp tiềm ẩn.
Thực hiện các Hành động Khắc phục và Phòng ngừa
Xây dựng chính sách và quy trình về hành động khắc phục, phòng ngừa
Mục 9.8.1 SA 8000 yêu cầu tổ chức xây dựng các chính sách và thủ tục để thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa và cung cấp đầy đủ các nguồn lực để thực hiện các hành động đó. Tổ chức nên xây dựng các chính sách và thủ tục như yêu cầu trong mục 9.1 SA 8000.
Dựa trên kết quả đánh giá và giám sát rủi ro. Tổ chức cần tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề tại nơi làm việc. Phân tích nguyên nhân gốc rễ được sử dụng để khắc phục các sự không phù hợp. Sau đó cải tiến hệ thống quản lý để ngăn chặn sự không phù hợp tái diễn.
Ngoài ra, phân tích nguyên nhân gốc rễ có thể xác định các hành động phòng ngừa bổ sung. Nhằm để để giảm sự xuất hiện của các sự không phù hợp tiềm tàng. Để mà thực hiện hiệu quả, tổ chức nên xây dựng các kế hoạch hành động bao gồm mục tiêu, chỉ tiêu, khung thời gian và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Ví dụ về Quy trình Hành động khắc phục và phòng ngừa
Các dữ liệu đầu vào để phân tích nguyên nhân gốc dễ
Điều quan trọng là các tổ chức phải có được đầu vào từ nhiều bên liên quan khi họ xác định các hành động khắc phục và phòng ngừa thích hợp. Danh sách các đầu vào để tổ chức có thể tham khảo như sau:
- Các cuộc trò chuyện với công nhân.
- Trao đổi với các tổ chức địa phương, đặc biệt là công đoàn
- Trao đổi với các nhà quản lý và giám sát
- Xem xét các hành động khắc phục và phòng ngừa đã thực hiện trước đó và kết quả của chúng
- Nghiên cứu về các phương pháp hay nhất
- Kết quả phân tích nguyên nhân gốc rễ
- Kiểm tra thực tế nơi làm việc, các tài liệu và hồ sơ nội bộ
- Hướng dẫn do khách hàng và / hoặc các cơ quan quản lý cung cấp
- Lời khuyên từ các nhà tư vấn và chuyên gia bên ngoài
- Tài liệu do nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân và nhà cung cấp phụ cung cấp
Tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ
Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một phương pháp giải quyết vấn đề tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân cơ bản của vấn đề.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ thường được sử dụng để xác định lý do tại sao sản phẩm bị lỗi. Các mục tiêu là xác định “nguyên nhân gốc rễ” của vấn đề và cải thiện hệ thống. Một khi nguyên nhân gốc rễ được tìm ra, tổ chức có thể thực hiện hành động có mục tiêu để giải quyết sự không phù hợp cụ thể, cũng như cải thiện hệ thống để giảm bớt hoặc loại bỏ vấn đề khỏi tái diễn.
Tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ được thực hiện bằng cách đặt một loạt câu hỏi:
- Chuyện gì đã xảy ra ?
- Chuyện đã xảy ra như thế nào ?
- Tại sao nó xảy ra ?
Một kỹ thuật đơn giản để thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ là “5 Why”. Để sử dụng kỹ thuật này, các tổ chức nên xem xét vấn đề chính và hỏi “tại sao” năm lần liên tiếp để trả lời các vấn đề. Với mỗi liên tiếp “tại sao”, họ sẽ hiểu sâu hơn về các yếu tố hệ thống cơ bản đã gây ra vấn đề. Tổ chức nên sử dụng nhiều nguồn thông tin để tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bao gồm trao đổi với công nhân, người giám sát, quản lý và các bên liên quan bên ngoài.
Vai trò của Ban SPT
Mục 9.8.1 SA 8000 yêu cầu SPT đảm bảo các HĐKP và PN thực hiện có hiệu quả. Ban SPT không chịu trách nhiệm thực hiện các hành động. Nhưng phải tạo điều kiện và giám sát thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa.
Tổ chức nên chọn các cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm về việc thực hiện các HĐKP và PN. Ví dụ: Người quản lý sức khỏe và an toàn phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng về HĐKP và PN liên quan đến sự không phù hợp về sức khỏe và an toàn được thực hiện.
Ban SPT sẽ đi đầu trong việc tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ. Xây dựng và phát triển các biện pháp khắc phục và kế hoạch hành động phòng ngừa.
Duy trì hồ sơ Hành động khắc phục phòng ngừa
Mục 9.8.2 SA 8000 yêu cầu SPT duy trì hồ sơ các trường hợp không tuân thủ liên quan đến SA8000. Hồ sơ về nguyên nhân gốc rễ của chúng, tiến trình giải quyết sự không phù hợp, các hành động khắc phục và phòng ngừa đã thực hiện và kết quả.
SPT chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ về các hành động và kết quả tương ứng để nó có thể theo dõi và báo cáo về tiến độ cho quản lý cấp cao.
Trên đây là các thông tin liên quan tới việc triển khai yêu cầu về các hành động khắc phục phòng ngừa trong tiêu chuẩn SA 8000. Để có thể hiểu thêm về SA 8000 và các vấn đề liên quan.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm ở các tài liệu, bài viết khác của GOODVN để có thể xây dựng hệ thống của mình đáp ứng được Điều khoản tiêu chuẩn SA 8000 một cách đơn giản nhất.
Doanh nghiệp có thể xem thêm các bài viết :
Liên lạc với chúng tôi để chúng tôi hỗ trợ bạn trong việc chứng nhận SA 8000.
HOTLINE : 0945.001.005 – 024.2231.5555
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
