Tài liệu SA 8000Điều khoản 9.10 Quản lý Nhà cung cấp và Nhà thầu | Tiêu chuẩn SA 8000

Quản lý nhà cung cấp và nhà thầu phụ trong bất kỳ doanh nghiệp nào đều là yếu tố quan trọng. Việc quản lý nhà thầu phụ và nhà cung cấp không chỉ về khía cạnh kinh doanh. Không chỉ vấn đề chất lượng, giá thành, sự cung ứng; các nhà cung cấp, nhà thầu phụ cũng cần phải tuân thủ theo các quy định, tiêu chuẩn mà Doanh nghiệp đang thực hiện tuân thủ và hướn tới. Tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội theo SA 8000 cũng là một trong số đó. 

Bài viết dưới đây giúp Doanh nghiệp có thể nắm được các nội dung cần quản lý với nhà cung cấp và nhà thầu phụ theo tiêu chuẩn SA 8000. 

ĐỊNH NGHĨA LIÊN QUAN TRONG TIÊU CHUẨN SA 8000

1. Nhân viên làm việc tại nhà

Là người được tổ chức hoặc nhà cung cấp, nhà cung cấp phụ hoặc nhà thầu phụ ký hợp đồng , nhưng không làm việc trực tiếp tại địa điểm tổ chức.

2. Cơ quan việc làm tư nhân: Bất kỳ tổ chức nào, độc lập với tổ chức, co quan quản lý, cung cấp một hoặc nhiều của các dịch vụ thị trường lao động sau:

• Đối sánh các đề nghị và đơn xin việc, mà không cần cơ quan trở thành một bên của (các) mối quan hệ việc làm có thể xảy ra;
• Sử dụng nhân công với mục đích cung cấp họ cho một tổ chức bên thứ ba, tổ chức này chỉ định nhiệm vụ và giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ này.

3. Đánh giá rủi ro

Một quá trình để xác định các chính sách và thực hành về sức khỏe, an toàn và lao động của tổ chức và ưu tiên các rủi ro liên quan.

4. Nhà cung cấp / nhà thầu phụ: Bất kỳ thực thể hoặc (các) cá nhân nào trong chuỗi cung ứng trực tiếp cung cấp cho tổ chức với hàng hóa hoặc dịch vụ gắn liền với, được sử dụng trong hoặc để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ của tổ chức.

5. Nhà cung cấp phụ: Bất kỳ thực thể hoặc (các) cá nhân nào trong chuỗi cung ứng cung cấp cho nhà cung cấp hàng hóa và / hoặc các dịch vụ tích hợp, được sử dụng trong hoặc để sản xuất hàng hóa của nhà cung cấp hoặc tổ chức hoặc các dịch vụ.

6. Rủi ro đáng kể: rủi ro có khả năng xảy ra cao và / hoặc sẽ có tác động nghiêm trọng nếu xảy ra xảy ra.

7. Nỗ lực hợp lý: các hành động được nhắm mục tiêu nhằm tạo ra những cải tiến có thể đo lường được nhất, được cân bằng bởi loại hình, quy mô, ảnh hưởng, nguồn lực và đòn bẩy của tổ chức.

YÊU CẦU ĐIỀU KHOẢN QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TRONG TIÊU CHUẨN SA 8000

Tiêu chí 9.10.1

9.10.1 Tổ chức phải (bắt buộc) thực hiện điều tra chi tiết mức độ tuân thủ Tiêu chuẩn SA8000 của nhà cung cấp/nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân, và nhà cung cấp thứ cấp. Quy trình điều tra chi tiết tương tự cũng được áp dụng khi lựa chọn những nhà cung cấp / nhà thầu phụ mới, cơ quan tuyển dụng tư nhân mới và nhà cung cấp thứ cấp mới. Những hành động tối thiểu của tổ chức để đáp ứng yêu cầu này phải (bắt buộc) được ghi chép lại và phải (bắt buộc) bao gồm:

a) thông báo một cách hiệu quả những yêu cầu của Tiêu chuẩn này đến bên lãnh đạo cấp cao của nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân và nhà cung cấp thứ cấp.

b) đánh giá những rủi ro nghiêm trọng từ những điểm không tuân thủ của nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân và nhà cung cấp thứ cấp. [Lưu ý: xem giải nghĩa “rủi ro nghiêm trọng” trong tài liệu hướng dẫn];

Tiêu chí

c) thực hiện những nỗ lực hợp lý để đảm bảo những rủi ro nghiêm trọng này được giải quyết một cách thích đáng bởi nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân và nhà cung cấp thứ cấp, và bởi tổ chức, tại không gian và thời gian phù hợp, được ưu tiên giải quyết tùy theo năng lực của tổ chức và nguồn lực để gây ảnh hưởng đến các đối tác đó. [Lưu ý: xem giải nghĩa “nỗ lực hợp lý” trong tài liệu hướng dẫn]; và

d) thiết lập hoạt động giám sát và theo dõi việc thực hiện của nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân và nhà cung cấp thứ cấp để đảm bảo những rủi ro nghiêm trọng này được giải quyết một cách hiệu quả.

Tiêu chí 9.10.2

9.10.2 Khi tổ chức nhận, sử dụng hoặc chọn lựa hàng hóa và/hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp / nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp thứ cấp thuộc diện lao động tại nhà, tổ chức phải (bắt buộc) thực hiện những biện pháp hiệu quả để bảo đảm những lao động tại nhà đó nhận được sự bảo vệ tương đương với những lao động khác của tổ chức theo những yêu cầu trong Tiêu chuẩn này.

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN ĐIỀU KHOẢN QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP 

Phần sau đây cung cấp hướng dẫn về Điều khoản 9.10 SA 8000 Quản lý các nhà cung cấp và nhà thầu. Tổ chức cần làm gì để tiến hành đánh giá các đối tác của mình. Mục đích để khuyến khích họ thực hiện và tuân thủ SA 8000.

ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP VÀ NHÀ THẦU PHỤ

Để thúc đẩy các hoạt động có trách nhiệm với xã hội trong toàn bộ chuỗi cung ứng của mình, Mục 9.10.1 SA 8000 yêu cầu tổ chức thực hiện đánh giá đối với các nhà cung cấp / nhà thầu phụ, các cơ quan việc làm tư nhân và nhà cung cấp (tức là các đối tác kinh doanh). 

Nó đòi hỏi tổ chức phải xem xét kết quả đánh giá nhà cung cấp khi tổ chức lựa chọn các đối tác mới. Kể cả kết quả khi đánh giá các đối tác kinh doanh hiện tại và đánh giá khi mua hàng. 

Nội dung đánh giá nhà cung cấp

Theo mục 9.10 SA 8000, đánh giá nhà cung cấp bao gồm:

• Xác định các thành viên trong chuỗi cung ứng
• Truyền đạt về mục tiêu SA 8000
• Đánh giá rủi ro
• Quản lý rủi ro
• Giám sát và theo dõi hiệu quả tuân thủ

Phạm vi đánh giá nhà cung cấp

Phạm vi của quá trình đánh giá ban đầu gồm bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào cung cấp hàng hóa cho tổ chức. Hoặc thuộc chuỗi cung ứng dịch vụ cho tổ chức. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể ưu tiên đánh giá, giám sát các đối tác quan trọng, thiết yếu hơn. 

Tiêu chuẩn không yêu cầu đánh giá tất cả nhà cung cấp / nhà thầu phụ. Cũng như không yêu cầu các nhà cung cấp / nhà thầu phụ đều phải đạt chứng nhận SA 8000. Tuy nhiên, SA 8000 yêu cầu tổ chức phải tận dụng sự kiểm soát và ảnh hưởng của mình trong chuỗi cung ứng để khuyến khích các các nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan việc làm tư nhân và nhà cung cấp phụ tuân thủ về trách nhiệm xã hội.

Ví dụ về Quy trình xác định nhà cung cấp: 

GOODVN-QT-SA.15 Quy trình xác định nhà cung cấp chính

Xác định các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng

Để đáp ứng 9.10 SA 8000, tổ chức phải xác định các thành viên trong chuỗi cung ứng của mình. Bao gồm tất cả các nhà cung cấp trực tiếp, cơ quan tuyển dụng và nhà thầu phụ. 

Chuỗi cung ứng bao gồm các công ty hoặc cá nhân cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho tổ chức. Chẳng hạn như nguyên liệu thô được sử dụng cho sản xuất, thành phẩm được sử dụng trong tổ chức, các dịch vụ thuê ngoài như phục vụ ăn uống hoặc cung cấp lao động tạm thời và các đơn vị gia công bên ngoài theo hợp đồng phụ. 

Thứ nhất, tổ chức nên xác định tất cả các nhà cung cấp trực tiếp. 

Mỗi nhà cung cấp này đều có nhà cung cấp phụ. Các nhà cung cấp phụ của các nhà thầu cũng là một phần của chuỗi cung ứng. Tổ chức phải đảm bảo rằng tổ chức biết về tất cả các nhà cung cấp và nhà thầu phụ đang cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. 

Thứ hai, Doanh nghiệp nên lập bản đồ chuỗi cung ứng.  

 

Nó là một công cụ hữu ích để xác định chuỗi cung ứng và mối quan hệ trong chuỗi. Khi phát triển danh sách các nhà cung cấp của của mình. Tổ chức không chỉ nên bao gồm các nhà cung cấp cấp 1 và trực tiếp. Mà nên có các nhà cung cấp thấp hơn ( cấp 2, 3) trong chuỗi cung ứng.  Vì chúng có thể gây ra những rủi ro lớn cho tổ chức. 

Ví dụ:

• Trong các hoạt động sử dụng nhiều lao động, các nhà cung cấp / nhà thầu phụ thường sử dụng các nhà cung cấp phụ để thực hiện các chức năng sản xuất cụ thể hoặc để cung cấp thêm công suất trong thời gian cao điểm. Một số cũng có thể sử dụng các nhà cung cấp phụ để giảm chi phí hoặc giảm tính minh bạch của chuỗi cung ứng. Trong một số trường hợp để trốn tránh nghĩa vụ pháp luật, có thể gây rủi ro cho tổ chức.
• Các cơ quan việc làm tư nhân có thể sử dụng các phương thức bóc lột. Điều này có thể khiến người lao động dễ bị cưỡng bức hoặc lao động bắt buộc.

• Các nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ không nằm trong chuỗi giá trị trực tiếp (chẳng hạn như dịch vụ vệ sinh, bảo trì, vận chuyển hoặc an ninh cơ sở) có thể ít được nhìn thấy hơn, nhưng cũng có thể thể hiện một rủi ro về trách nhiệm xã hội với tổ chức.

TRUYỂN ĐẠT HIỆU QUẢ CÁC YÊU CẦU CỦA SA 8000 CHO NHÀ CUNG CẤP

Thông qua quá trình đánh giá của tổ chức, tổ chức sẽ truyền đạt một cách hiệu quả các yêu cầu của Tiêu chuẩn đối với lãnh đạo cấp cao của các nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan tuyển dụng tư nhân và nhà cung cấp phụ. 

Đầu tiên, tổ chức nên gửi một số tài liệu. Bao gồm: Tiêu chuẩn SA 8000, chính sách SA 8000 của tổ chức và các thông tin khác liên quan đến các mục tiêu SA 8000. Những các đối tác nên xác nhận đã nhận được các tài liệu. Nhà cung cấp, đối tác cần xác nhận sự chấp nhận của họ đối với các yêu cầu. 

Các mục tiêu cần được củng cố thông qua các tương tác kinh doanh khác với tổ chức nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan việc làm tư nhân và nhà cung cấp phụ nữa (Ví dụ như các cuộc họp, chuyến thăm trực tiếp v.v.)

Do khả năng xảy ra cao và hậu quả tiềm tàng của rủi ro về trách nhiệm xã hội đối với nhà cung cấp. Tổ chức phải đưa ra các yêu cầu cụ thể, yêu cầu có hiệu lực pháp luật . Những điều này phải được trao đổi, thiết lập và thỏa thuận thông qua hợp đồng.

ĐÁNH GIÁ RỦI RO TRỌNG YẾU CỦA NHÀ CUNG CẤP

Tiến hành đánh giá cũng bao gồm việc đánh giá các rủi ro của việc không tuân thủ nhà cung cấp / nhà thầu phụ, cơ quan việc làm tư nhân và nhà cung cấp phụ.

Khi tổ chức đã xác định được các thành viên trong chuỗi cung ứng của mình. Tổ chức có thể tiến hành đánh giá rủi ro từ chuỗi cung ứng. Việc đánh giá nên xem xét các rủi ro liên quan đến tất cả các khía cạnh của SA 8000. Dưới đây là danh sách các yếu tố nên quan tâm khi đánh giá:

• Vùng địa lý và / hoặc quốc gia
• Mức độ giám sát quy định
• Ngành hoặc danh mục sản phẩm
• Quy trình sản xuất sản phẩm
• Sự khác biệt về quốc tịch hoặc dân tộc giữa chủ sở hữu, người quản lý, người giám sát và người lao động
• Tiêu chuẩn lao động hoặc quy tắc của ngành
• Các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý đang có của các nhà cung cấp
• Số lượng nhà cung cấp phụ và nhà thầu phụ
• Phần trăm hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp mà tổ chức đại diện
• Các nhà cung cấp khó thay thế, tìm kiếm mới
• Lịch sử pháp lý về quan hệ lao động
• Số lượng công nhân
• Cơ cấu sở hữu / quản lý
• Số nhân viên làm việc tại nhà mà nhà cung cấp sử dụng

Các nguồn thông tin để xác định và phân loại rủi ro

Tổ chức nên sử dụng nhiều nguồn thông tin để xác định và phân loại rủi ro. Dưới đây là danh sách tham khảo cho Doanh nghiệp:

• Kết quả đánh giá nội bộ hoặc bên ngoài
• Các kế hoạch và kết quả hành động khắc phục
• Kế hoạch cải tiến hàng năm
• Kiểm tra thực tế và xem xét các tài liệu liên quan
• Phỏng vấn công nhân và quản lý
• Tham vấn các bên liên quan bên ngoài
• Xem xét các khiếu nại về điều kiện làm việc
• Thông tin có sẵn công khai (báo cáo, tin bài, v.v.)

Đánh giá rủi ro cho chuỗi cung ứng có thể được liên kết với rủi ro liên quan đến hoạt động của nhà cung cấp so với các yếu tố của Tiêu chuẩn SA 8000. Nó phải giải quyết được các rủi ro do hoạt động của nhà cung cấp gây ra. Chẳng hạn: hay sử dụng lao động trẻ em, các vấn đề lao động di cư v.v.

Phương pháp hữu ích là đánh giá rủi ro theo khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng. Dựa vào đánh giá, tổ chức nên ưu tiên giám sát các nhà cung cấp có rủi ro đáng kể nhất. 

CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT RỦI RO HỢP LÝ

Dựa trên kết quả đánh giá rủi ro về các khu vực có khả năng xảy ra rủi co cao. Và xác định được các nhà cung cấp có rủi ro cao. Tổ chức phải có những biện pháp hợp lý để giải quyết một cách thỏa đáng các rủi ro. Đây phải là những hành động có mục tiêu nhằm thực hiện những cải tiến. Mục tiêu của các hành động này có thể đo lường được.  

Điều này có thể bao gồm: cung cấp đào tạo; cung cấp các nguồn lực cho các nhà cung cấp.

Sự nghiêm ngặt mà tổ chức áp dụng đối với việc đánh giá và thúc đẩy các hoạt động có trách nhiệm xã hội xuyên suốt chuỗi cung ứng phải tương xứng với mức độ rủi ro của nhà cung cấp / nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp phụ, cũng như khả năng và nguồn lực của chính tổ chức. 

Nếu một thành viên chuỗi cung ứng cung cấp bằng chứng thể hiện đầy đủ sự tuân thủ đối với tiêu chuẩn. (được chứng nhận tiêu chuẩn SA 8000 hoặc tương đương). Đây có thể được coi là một biện pháp giảm thiểu rủi ro cho tổ chức. 

Trong những trường hợp như vậy, mức độ tổ chức tham gia vào quản lý rủi ro, giám sát, theo dõi hiệu suất và đánh giá có thể giảm.

THIẾT LẬP HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT VÀ THEO DÕI HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP

Dựa trên kết quả đánh giá rủi ro, SA 8000 yêu cầu tổ chức thiết lập các hoạt động giám sát để theo dõi hoạt động của các nhà cung cấp / nhà thầu phụ được ưu tiên, các cơ quan việc làm tư nhân và các nhà cung cấp phụ để đảm bảo rằng các rủi ro đáng kể được giải quyết một cách hiệu quả.

Hồ sơ giám sát phải chứng minh rằng một tổ chức đang theo dõi sự tuân thủ thông qua các cơ chế như: đánh giá, thỏa thuận hợp đồng, thông tin liên lạc, kế hoạch hành động khắc phục và theo dõi. 

Các chuyến đánh giá giám sát không báo trước được khuyến nghị như một công cụ hiệu quả cao để xác minh sự tuân thủ của nhà cung cấp / nhà thầu phụ và nhà cung cấp phụ.

 BẢO VỆ NGƯỜI LAO ĐỘNG LÀM VIỆC TẠI NHÀ

Mục 9.10.2 SA 8000 yêu cầu tổ chức thực hiện các hành động hiệu quả để đảm bảo rằng nhân viên làm việc tại nhà có đủ khả năng bảo vệ về cơ bản tương đương với bảo vệ dành cho những người lao động khác. Đó là, quyền của người lao động tại nhà. Các yếu tố liên quan đến yêu cầu Điều khoản 1-8 SA8000 phải được người sử dụng lao động tôn trọng.

Các khu vực rủi ro chính đối với nhân viên tại gia mà các tổ chức nên tìm cách giải quyết:

1. Thù lao

Nhân viên làm việc tại nhà thường được trả lương khoán. Do đó, hầu hết họ kiếm được ít hơn mức lương tối thiểu tại địa phương. Cách trả tiền lương như vậy thường có thể dẫn đến bóc lột. Hầu hết những người lao động tại nhà không nhận thức được các quyền hợp pháp của họ. Những người lao động tại nhà nhận được mức lương thấp hơn những người lao động ở các vị trí tương tự khi làm việc trực tiếp bên ngoài.

2. Giờ làm việc

Người làm việc tại nhà cũng dễ bị ảnh hưởng bởi những biến động của nhu cầu thị trường. Họ có thể làm việc thêm giờ mỗi ngày để cố gắng sản xuất nhiều nhất có thể. Trung bình có thể hơn 15 giờ mỗi ngày. Việc này có thể dẫn tới việc vượt quá quy định về giờ làm việc theo yêu cầu tiêu chuẩn.

3. Lạm dụng sức lao động

Người lao động tại gia cũng dễ bị lạm dụng bởi những người trung gian mang nguyên liệu cho họ cho việc sản xuất. Các tổ chức trung gian này thường không được quản lý trực tiếp bởi các tổ chức hoặc chính phủ. Do đó họ có thể quấy rối người lao động mà không có hậu quả.

4. OH&S (An toàn sức khỏe nghề nghiệp)

Người lao động tại gia có thể làm việc trong điều kiện độc hại hoặc không lành mạnh trong nhà của họ do các nhiệm vụ mà họ phải thực hiện. Cũng như trong các công việc sử dụng các vật liệu sản xuất nguy hiểm.

Khi người lao động tại nhà được xác định có trong chuỗi cung ứng. Tổ chức nên ưu tiên đối thoại với cơ quan tuyển dụng và các nhà cung cấp phụ có khả năng sử dụng nhân công tại nhà để có thể kiểm soát và phân bổ các nguồn lực cho việc giải quyết các rủi ro này.

Trên đây là các thông tin liên quan tới việc triển khai Điều khoản 9.10 Quản lý nhà cung cấp và nhà thầu phụ của tiêu chuẩn SA 8000. Để có thể hiểu thêm về SA 8000 và các vấn đề liên quan. 

CÁC NỘI DUNG LIÊN QUAN VỀ TIÊU CHUẨN SA 8000 CỦA GOODVN

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm ở các tài liệu, bài viết khác của GOODVN để có thể đáp ứng được Điều khoản tiêu chuẩn SA 8000 một cách đơn giản nhất.

Doanh nghiệp có thể xem thêm các bài viết :

• Tiêu chuẩn SA 8000 – Tiêu chuẩn Trách nhiệm xã hội
• Điều khoản Lao động trẻ em – Tiêu chuẩn SA 8000
• Điều khoản Lao động Cưỡng bức hoặc Bắt buộc – Tiêu chuẩn SA 8000
• Điều khoản Giờ làm việc | Tiêu chuẩn SA 8000
• Điều khoản Hệ thống quản lý – Điều khoản 9 SA 8000:2014 (Phần chung)

Liên lạc với chúng tôi để chúng tôi hỗ trợ bạn trong việc chứng nhận SA 8000.

HOTLINE : 0945.001.005 – 024.2231.5555
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN