Đánh giá nội bộ là một trong những công cụ quan trọng nhất trong duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý. Đánh giá nội bộ giúp đảm bảo sự tuân thủ và duy trì hệ thống luôn phù hợp theo tiêu chuẩn SA 8000. Đồng thời còn phát hiện những điểm không phù hợp hay cơ hội để cải tiến liên tục.
Việc thực hiện đánh giá nội bộ (tự đánh giá); hay được đánh giá của khách hàng; của bên thứ 3 đều là các đánh giá tốt cho Doanh nghiệp. Nó góp phần thúc đẩy sự hoàn thiện của Hệ thống quản lý. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp có các kiến thức cơ bản về việc thực hiện đánh giá. Qua đó, doanh nghiệp có thể tự thực hiện triển khai đánh giá, trước khi tiến hành cuộc đánh giá chứng nhận một cách chính thức.
CÁC PHƯƠNG THỨC CHỨNG NHẬN TIÊU CHUẨN SA 8000
1. Đánh giá nội bộ (Tự đánh giá): Tổ chức đã hoàn thành việc tự đánh giá trước cuộc đánh giá SA 8000. Trong này quá trình, tổ chức phản ánh nội bộ về việc phát triển và thực hiện hệ thống quản lý của mình, sau đó trả lời một loạt câu hỏi về hệ thống của nó và nhận được điểm cho mỗi yêu cầu SA 8000 trên thang điểm từ 1 đến 5 (5 là cao nhất).
2. Đánh giá Độc lập: Đánh giá độc lập được hoàn thành bởi các chuyên gia đánh giá của một tổ chức đánh giá độc lập trong các cuộc đánh giá tiêu chuẩn SA 8000. Các chuyên gia đánh giá sử dụng một loạt câu hỏi về việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý. Nhằm mục đích xác nhận sự phù hợp hệ thống quản lý của tổ chức với tiêu chuẩn SA 8000. Những đánh giá này cung cấp cho các đối tác bên ngoài về mức độ áp dụng của tổ chức đối với trách nhiệm xã hội.
3. Bảng xếp hạng hiệu suất: Tiêu chuẩn Trách nhiệm xã hội bao gồm một biểu đồ xếp hạng mức độ áp dụng của hệ thóng thành 10 loại. Trách nhiệm xã hội cung cấp cho các tổ chức và người đánh giá một phương pháp luận rõ ràng, nhất quán để đánh giá sự hiệu quả của hệ thống quản lý và sự tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý của SA 8000.
BẢNG XẾP HẠNG HIỆU SUẤT VỀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI
Một tổ chức thực hiện SA 8000 nhận được điểm số cho mỗi yêu cầu trong số 10 yêu cầu. Không có một điểm số về trách nhiệm xã hội bắt buộc tối thiểu cho tổ chức. Tuy nhiên, chương trình đánh giá của SAI đã được xây dựng 5 cấp độ thường tương ứng với việc đã tuân thủ SA 8000:2014. Mỗi cấp độ được mô tả như dưới đây.
1. Trách nhiệm xã hội Cấp độ 1:
Tổ chức không có nhận thức về SA 8000 hoặc bất kỳ hệ thống nào để quản lý trách nhiệm xã hội. Các tổ chức ở cấp độ 1 có thể có một số quy trình rất cơ bản để tuân thủ luật pháp địa phương hoặc yêu cầu khách hàng về thực hành lao động, nhưng không có hệ thống giám sát nơi làm việc.
2. Trách nhiệm xã hội Cấp độ 2:
Tổ chức có hệ thống quản lý được phát triển một phần nhưng việc triển khai là đối phó, không nhất quán và hầu hết là không hiệu quả. Các tổ chức ở cấp độ 2 có sự khởi đầu của một hệ thống quản lý. Nhưng hệ thống chủ yếu là giải quyết việc tuân thủ luật pháp địa phương hoặc yêu cầu của khách hàng. Tổ chức có thể đã phát triển các chính sách và thủ tục cụ thể nhưng không được thực hiện thường xuyên hoặc hiệu quả. Những công ty như vậy là chủ yếu tập trung vào quản lý và đối phó vì lý do kinh doanh, thay vì quản lý trách nhiệm xã hội.
3. Trách nhiệm xã hội Cấp độ 3:
Các tổ chức ở cấp độ 3 đã phát triển một hệ thống quản lý. Nhưng không thực hiện đầy đủ thường xuyên hoặc nhất quán. Tổ chức có thể có các chính sách và thủ tục bằng văn bản về tuân thủ SA 8000. Và triển khai ở một số bộ phận hoặc nhân viên thực hiện một số thủ tục. Nhưng việc thực hiện không nhất quán trong toàn bộ tổ chức. Việc triển khai hệ thống không phải là một phần hoạt động hàng ngày của tổ chức.
Các tổ chức như vậy có thể đang thực hiện tốt các khía cạnh nhất định của hệ thống quản lý. Chẳng hạn như như các chính sách và thủ tục về An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp. Nhưng có thể không giải quyết các vấn đề một cách tổng thể. Hoạt động về trách nhiệm xã hội của họ có thể vẫn mang tính phản ứng hơn là chủ động. Và họ chỉ thực hiện các thay đổi khi có yêu cầu của các cơ quan, khách hàng bên ngoài. Tổ chức có thể đã có kế hoạch cải tiến, với các mục tiêu, nhưng không đạt được các mục tiêu đó một cách nhất quán.
4. Trách nhiệm xã hội Cấp độ 4:
Tổ chức đã phát triển một hệ thống quản lý và triển khai nó một cách nhất quán và thường xuyên. Các tổ chức ở cấp độ 4 đã phát triển và triển khai hệ thống SA 8000 hoạt động đầy đủ. Hệ thống quản lý mang tính chủ động và phòng ngừa được thực hiện thường xuyên và hiệu quả.
Các tổ chức này có các chính sách và thủ tục bằng văn bản để thực hiện SA 8000. Tổ chức đã đào tạo nhân sự thích hợp để đảm bảo rằng các thủ tục đang được tuân thủ. Tổ chức có kế hoạch cải tiến phù hợp với các mục tiêu và chỉ tiêu và đang thực hiện các thay đổi để đáp ứng các mục tiêu đó. Tuân thủ SA 8000 là một quy trình động chứ không phải quy trình tĩnh, vì vậy các tổ chức tuân thủ cần liên tục cải thiện hiệu suất của họ để duy trì sự tuân thủ.
5. Trách nhiệm xã hội Cấp độ 5:
Tổ chức đã phát triển và triển khai một hệ thống quản lý hoàn thiện, và đang liên tục cải tiến hệ thống đó. Các tổ chức ở cấp độ 5 có hệ thống quản lý hoàn thiện mang tính chủ động và phòng ngừa. Đồng thời được thực hiện thường xuyên và nhất quán bởi các nhân viên được đào tạo bài bản.
Họ thường xuyên xem xét hệ thống để đảm bảo rằng nó có hiệu quả nhất có thể và không ngừng phấn đấu để cải thiện. Các tổ chức như vậy đáp ứng các mục tiêu và chỉ tiêu kế hoạch cải tiến của họ. Sau đó thay đổi các mục tiêu và chỉ tiêu đó để thúc đẩy để cải thiện nhiều hơn nữa.
Họ tích hợp hiệu quả hoạt động xã hội của mình với chiến lược kinh doanh và lập kế hoạch, để các quyết định kinh doanh được đưa ra có cân nhắc đến tác động xã hội tiềm ẩn – cả trên người lao động và các bên quan tâm. Để đạt được mức này, tổ chức phải cung cấp bằng chứng về cải tiến liên tục. Vì vậy các tổ chức có thể cần duy trì chứng nhận trong một khoảng thời gian.
HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN ĐIỀU KHOẢN 9 SA 8000
Hướng dẫn nhằm hỗ trợ cho các chuyên gia thực hiện đánh giá tiêu chuẩn SA 8000. Với việc tích hợp hệ thống quản lý vào SA 8000:2014. Người đánh giá được yêu cầu đánh giá độc lập hệ thống quản lý dựa trên các phát hiện từ cuộc đánh giá SA 8000. Xem Quy trình 200A để biết thêm thông tin về việc tích hợp trách nhiệm xã hội vào quá trình chứng nhận SA 8000. (tại đây)
Các câu hỏi trong đánh giá cung cấp cho chuyên gia đánh giá một phương pháp luận rõ ràng và nhất quán để đánh giá sự hiệu quả của hệ thống quản lý và sự tuân thủ với các yêu cầu của hệ thống quản lý SA 8000.
Đánh giá hiệu quả hệ thống quản lý bao gồm việc xem xét các tài liệu, phỏng vấn và quan sát hiện trường, cũng như như một đánh giá về việc tự đánh giá của tổ chức và bất kỳ đánh giá độc lập nào trước đó.
CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO VỀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ, CHỨNG NHẬN SA 8000
Chuyên gia đánh giá nên tham khảo các nguồn sau đây để thực hiện đánh giá Hệ thống quản lý và Trách nhiệm xã hội:
1. Hội thảo trực tuyến về phiên bản sửa đổi SA 8000: 2014 – Phần 2: Trách nhiệm xã hội (Bao gồm giải thích chi tiết về các thành phần của hệ thống quản lý và việc sử dụng Trách nhiệm xã hội để đánh giá mức độ trưởng thành của hệ thống quản lý.)
2. Quy trình 200 – Yêu cầu đánh giá đối với các tổ chức chứng nhận được công nhận cho Chương trình SA 8000.
3. Quy trình 200A – Yêu cầu đánh giá đối với các tổ chức chứng nhận được công nhận về Trách nhiệm xã hội
Do đó, phần này bao gồm một danh sách các tài liệu được đề xuất để chuyên gia đánh giá xem xét để đánh giá việc thực hiện hệ thống quản lý hiệu quả và một danh sách các câu hỏi gợi ý khi phỏng vấn.
DANH SÁCH HỒ SƠ, TÀI LIỆU CẦN XEM XÉT KHI ĐÁNH GIÁ
Danh sách dưới đây khuyến nghị cho chuyên gia đánh giá để xem xét khi thực hiện đánh giá Hệ thống quản lý SA 8000. Bảng danh sách dưới đây không phải là đầy đủ và và có thể không bắt buộc. Cụ thể:
1. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.1 Chính sách, Thủ tục và Hồ sơ
a. Tuyên bố chính sách SA 8000
b. Các chính sách và thủ tục thực hiện SA 8000
c. Thư cam kết từ quản lý cấp cao
2. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.2 Ban trách nhiệm xã hội:
a. Danh sách thành viên SPT
b. Biên bản cuộc họp và các biên bản khác
3. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.3 Xác định và Đánh giá Rủi ro
a. Đã hoàn thành đánh giá rủi ro và xếp hạng rủi ro
4. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.4 Giám sát
a. Hoàn thành hồ sơ giám sát
b. Hồ sơ kiểm toán nội bộ
c. Hồ sơ cuộc họp SPT
5. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.5 Sự tham gia và giao tiếp nội bộ
a. Hồ sơ liên lạc giữa quản lý và công nhân về SA 8000
6. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.6 Quản lý và giải quyết khiếu nại
a. Các khiếu nại và giải pháp được lập thành văn bản
7. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.7 Xác minh bên ngoài và sự tham gia của các bên liên quan
a. Hồ sơ về sự tham gia với các bên quan tâm (ví dụ: email, thư từ, hồ sơ các cuộc họp và
thảo luận)
8. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.8 Các hành động khắc phục và phòng ngừa.
Sự không phù hợp, lập kế hoạch hành động khắc phục và phòng ngừa, hồ sơ thực hiện và xem xét
9. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.9 Đào tạo và nâng cao năng lực
a. Kế hoạch đào tạo và hồ sơ từ các buổi đào tạo được thực hiện
b. Danh sách tham dự
10. Hồ sơ tài liệu về Điều khoản 9.10: Quản lý các nhà cung cấp và nhà thầu
a. Danh sách các nhà cung ứng
b. Kết quả đánh giá rủi ro của nhà cung cấp
c. Thông tin liên lạc bằng văn bản với các nhà cung cấp chính
d. Hồ sơ giám sát các nhà cung cấp
KẾ HOẠCH VÀ THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ SA 8000
Kế hoạch đánh giá nội bộ SA 8000
Thực hiện đánh giá nội bộ SA 8000
CHIẾN LƯỢC PHỎNG VẤN NHÂN VIÊN KHI THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ
Như đã nói ở trên, việc triển khai hệ thống quản lý đòi hỏi những người được đào tạo, cam kết thường xuyên tuân theo các thủ tục. Do đó, chuyên gia đánh giá cần tiến hành phỏng vấn người lao động và người quản lý để xác định mức độ mà hệ thống đang được triển khai trên thực tế. Phần này cung cấp một số câu hỏi gợi ý về hệ thống quản lý để hỏi trong quá trình đánh giá.
Câu hỏi dành cho phỏng vấn với Người quản lý
Chuyên gia đánh giá nên hỏi những người quản lý có liên quan về các khía cạnh khác nhau của thực hiện hệ thống quản lý. Đối với mỗi loại trong số 10 loại, chuyên gia đánh giá nên tìm cách hỏi về các khía cạnh sau của quy trình:
• WHO (Ai ?)
Ai đã tham gia vào quá trình tạo ra quy trình / hệ thống ? Ai liên quan đến nó thực hiện ? SPT cần có một vai trò quan trọng trong việc đánh giá, giám sát rủi ro và các quy trình hành động khắc phục / phòng ngừa, theo yêu cầu của Tiêu chuẩn. Ngoài ra, tất cả nhân sự, bao gồm người lao động được sử dụng trực tiếp và gián tiếp cần được bao phủ bởi hệ thống quản lý của tổ chức. Cuối cùng, tổ chức nên tham khảo ý kiến của các bên quan tâm và các bên liên quan bên ngoài khi cần thiết.
• WHAT (Cái gì ?)
Yêu cầu người quản lý mô tả các quy trình khác nhau để xác định xem các chính sách và thủ tục được thực hiện thường xuyên và nhất quán theo SA 8000 ? Ví dụ: chuyên gia đánh giá nên hỏi về việc triển khai hệ thống quản lý khiếu nại để kiểm tra xem tổ chức có thu thập và phản hồi hiệu quả các khiếu nại.
• WHEN (Khi nào ?)
Quy trình được đề cập xảy ra thường xuyên như thế nào? Điều này đặc biệt áp dụng cho việc đánh giá rủi ro và giám sát các quá trình và đào tạo, cần diễn ra thường xuyên. Ngoài ra, tần suất các chính sách và thủ tục được cập nhật? Để liên tục cải tiến, các tổ chức nên xem xét và sửa đổi khi cần thiết các chính sách và thủ tục của họ một cách thường xuyên hoặc khi cần thiết với những thay đổi trong kinh doanh hoặc môi trường.
• HOW (Cách thức ?)
Chuyên gia đánh giá nên hỏi nhà quản lý về kết quả của việc đánh giá rủi ro, khắc phục / phòng ngừa như thế nào các hành động, khiếu nại và giám sát được sử dụng.
Câu hỏi phỏng vấn với đại diện quản lý SPT
a. Bạn được chọn tham gia SPT như thế nào ?
b. Bạn có thể giải thích về khóa đào tạo mà bạn nhận được để tham gia SPT không ?
c. Ai là người hỗ trợ đào tạo SPT và những chủ đề nào được đề cập ?
d. Làm thế nào để bạn đưa ra quyết định trong SPT ?
e. Mô tả các mục tiêu hiện tại của Ban SPT
f. Bạn có quyền truy cập vào tất cả tài liệu cần để thực hiện các nhiệm vụ SPT không ?
g. Bạn có đủ thời gian để họp và chuẩn bị cho các cuộc họp SPT không ?
h. Bạn có quyền thu thập thông tin từ các bên quan tâm không ?
i. Bạn tham gia vào quá trình đánh giá rủi ro là gì?
j. Bạn báo cáo kết quả đánh giá rủi ro cho ai ? Việc trao đổi diễn ra bằng cách nào ?
k. SPT sửa đổi lần cuối các quy trình đánh giá rủi ro là khi nào?
l. Quy trình đã được sửa đổi như thế nào?
m. SPT có tham vấn các chuyên gia bên ngoài và các bên liên quan trong các đánh giá rủi ro của bạn không? Nếu có, ai?
n. Bạn tham gia vào quá trình giám sát là gì? Nó xảy ra thường xuyên như thế nào?
o. Bạn xem xét những nguồn thông tin nào trong quá trình giám sát?
p. SPT gửi báo cáo giám sát cho ai? Điều này xảy ra thường xuyên như thế nào?
q. Lần cuối cùng bạn sửa đổi quy trình giám sát là khi nào? Quy trình đã được sửa đổi như thế nào?
r. Ban quản lý xử lý các khuyến nghị như thế nào?
Câu hỏi cho Phỏng vấn với Đại diện Công nhân SPT :
a. Ý kiến đóng góp của bạn có được tôn trọng trong SPT và được coi là có giá trị ngang với ý kiến của các nhà quản lý không ?
b. Bạn có cơ hội tham gia đánh giá nội bộ và giám sát nhà cung cấp / nhà thầu phụ và nhà cung cấp phụ ?
c. Bạn có quyền truy cập vào tất cả các thông tin và báo cáo liên quan đến SA 8000, bao gồm cả kiểm toán không?
d. Bạn có cơ hội tham gia đánh giá của quản lý không ?
e. Bạn có cơ hội tham gia các cuộc họp khai mạc và bế mạc kiểm toán lao động không?
f. Bạn có báo cáo lại cho người lao động về bất kỳ hành động khắc phục và phòng ngừa nào được thực hiện không ?
g. Người lao động có đến gặp bạn để thảo luận về những thách thức liên quan đến SA 8000 tại nơi làm việc không ?
h. Bạn có quyền hỗ trợ trao đổi thông tin với quản lý cấp cao về các vấn đề không liên quan đến Tiêu chuẩn ?
Câu hỏi phỏng vấn Người lao động:
a. Bạn có thể giải thích SA 8000 cho tôi?
b. Bạn đã tìm hiểu về SA 8000 như thế nào?
c. Bạn đã được đào tạo về SA 8000 hoặc bất kỳ tiêu chuẩn lao động nào khác chưa?
d. Bạn có biết phải nói chuyện với ai nếu bạn gặp khó khăn ở nơi làm việc không?
e. Bạn sẽ làm gì nếu bạn gặp vấn đề với cấp trên của mình?
f. Bạn sẽ nói chuyện với ai nếu bạn có đề xuất cải thiện nơi làm việc?
g. Ai là người đại diện cho công nhân SA 8000 tại nơi làm việc?
h. Ai là đại diện quản lý SA 8000 tại nơi làm việc?
i. Bạn đã từng tham gia vào dự án nào để cải thiện điều kiện tại nơi làm việc chưa?
j. Có ai đã từng hỏi bạn câu hỏi về kinh nghiệm của bạn khi làm việc ở đây chưa?
k. Có ai trong tổ chức đã từng hỏi bạn về việc bạn nghĩ rủi ro trong công việc là gì chưa?
l. Bạn có cảm thấy thoải mái khi thảo luận các vấn đề tại nơi làm việc với cấp trên của mình hoặc những người quản lý nơi làm việc khác không?
m. Nhóm Hiệu suất Xã hội là gì và nó làm gì?
CHECKLIST ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ TIÊU CHUẨN SA 8000
Các bài viết khác của chúng tôi cũng sẽ cung cấp kiến thức cho các bạn một cách tốt nhất.. Doanh nghiệp có thể xem thêm các bài viết :
- Dịch vụ đào tạo và hỗ trợ chứng nhận SA 8000
- Tiêu chuẩn SA 8000 – Tiêu chuẩn Trách nhiệm xã hội
- Điều khoản Hệ thống quản lý – Điều khoản 9 SA 8000:2014 (Phần chung)
GOODVN cũng sẵn sàng hỗ trợ Doanh nghiệp trong việc triển khai tiêu chuẩn SA 8000. Và đạt được chứng nhận bởi các tổ chức quốc tế được công nhận bởi SAI.
Hãy gọi cho chúng tôi nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào về SA 8000.
HOTLINE: 0945.001.005 – 024.2231.5555
CHÚNG TÔI Ở ĐÂY ĐỂ PHỤC VỤ BẠN
Ngoài ra, chị còn là chuyên gia nghiên cứu chuyên sâu về pháp luật Hoa Kỳ và liên minh Châu Âu, đặc biệt về quy định của FDA và về CE marking.
