Để bắt đầu, bạn phải làm quen với thuật ngữ quản trị. Nó được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau vì nó liên quan đến nhiều yếu tố khác, chẳng hạn như quản lý và lãnh đạo. Việc quản lý là rất quan trọng để đạt được các mục tiêu. Trong quản trị, không thể thoát khỏi việc quản lý kho lưu trữ mà có thể được thực hiện với hệ thống quản lý tài liệu . Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về ý nghĩa của quản trị cũng như các chức năng, các loại và đặc điểm của nó.
Nhà quản trị là gì
Quản trị có một hình thức vô hạn để quản trị, có nghĩa là quản lý. Nó cũng bắt nguồn từ tiếng Hà Lan “ Administrationratie ” có nghĩa là từ quản trị đến quản lý các hoạt động của tổ chức.
Một số chuyên gia cung cấp các định nghĩa cho thuật ngữ này. Theo Haimann, một chuyên gia quản lý, định nghĩa nó là sự xác định tổng thể các chính sách, thiết lập các mục tiêu chính, xác định các mục đích chung và thiết lập các chương trình và dự án rộng lớn. Một chuyên gia quản lý khác, William Newman cho rằng, quản trị là sự hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm soát nỗ lực của các nhóm hướng tới một số mục tiêu chung.
Chúng ta có thể kết luận rằng quản trị là các hoạt động được thực hiện bởi hai hoặc nhiều người, bao gồm lưu trữ, xác định chính sách và lập kế hoạch chương trình và dự án, nhằm đạt được các mục tiêu và mục tiêu nhất định.
Chức năng của quản trị
Sau đây là một số chức năng liên quan chặt chẽ đến quản trị:
1. Lập kế hoạch
Trước khi bắt đầu một dự án, bạn phải lập một kế hoạch. Những việc bạn cần xác định bao gồm những việc cần làm, làm như thế nào, làm khi nào và ai nên làm. Trong lập kế hoạch, bạn phải thiết lập các mục tiêu và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý. Các kế hoạch rất hữu ích để lập bản đồ con đường từ vị trí công ty của bạn đến vị trí bạn muốn trong tương lai.
2. Tổ chức
Chức năng này liên quan đến việc phân chia nhiệm vụ, phân nhóm trách nhiệm thành các phòng ban, xác định rõ các mối quan hệ tổ chức và bố trí nhân sự (tuyển dụng lao động để hoàn thành các vị trí nhất định). Mục tiêu là đạt được những nỗ lực phối hợp giữa tất cả các thành phần trong công ty. Tổ chức phải tính đến việc phân cấp quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi kiểm soát trong các đơn vị giám sát.
3. Quản lý tài nguyên
Nói chung, phải luôn có đủ nguồn lực để kế hoạch hoạt động tốt. Các nguồn lực bao gồm lao động, vốn, cơ sở vật chất và những thứ khác. Dưới đây là danh sách các phương pháp hay nhất quản lý tài nguyên được tuyển chọn để xem xét:
- Hiểu nguồn cung cấp nào đang thiếu và tập trung vào chúng
- Đồng ý về cách tiếp cận chung để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trên các nguồn lực được chia sẻ
- Nắm bắt các cách làm việc khác nhau trong tổ chức và các nguồn lực
- Nhận thức rằng quản lý tài nguyên là một quá trình liên tục, xung đột sẽ xảy ra và những thay đổi là không thể tránh khỏi
- Quản lý phân công tài nguyên và áp dụng các loại phân công phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn
- Tính toán cho thời gian ngoài dự án
- Tránh hoặc hạn chế đa nhiệm
- Sử dụng Phần mềm Mua sắm để giúp bạn chuẩn bị các nguồn lực và nhận được các giao dịch tốt nhất
4. Chỉ đạo
Nhân viên phải nhận được sự hướng dẫn để hướng tới một mục tiêu chung. Trong trường hợp này, bạn phải phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và hỗ trợ hiệu quả. Công việc chỉ đạo đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng thúc đẩy mọi người. Một trong những điều quan trọng nhất trong công tác chỉ đạo là tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa việc chú trọng nhu cầu nhân viên và chú trọng sản xuất kinh tế.
5. Kiểm soát
Kiểm soát là việc đánh giá chất lượng trong tất cả các lĩnh vực và phát hiện những sai lệch có thể xảy ra hoặc thực tế so với kế hoạch. Điều này đảm bảo hiệu suất chất lượng cao để mang lại kết quả hài lòng trong khi duy trì một môi trường trật tự và không có sự cố.
6. Lập ngân sách
Lập ngân sách là một quá trình xem xét thu nhập ước tính của một doanh nghiệp (số tiền thu được từ việc bán sản phẩm và dịch vụ) và các khoản chi tiêu (số tiền thu được từ việc thanh toán các chi phí và hóa đơn) trong một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai. Vì vậy, nó cho phép một doanh nghiệp xem liệu họ có thể tiếp tục hoạt động ở mức dự kiến của họ với các khoản thu nhập và chi tiêu dự kiến này hay không.
Các loại hình quản trị
Có rất nhiều loại, tuy nhiên, chúng có thể được phân loại chủ yếu thành hai loại:
1. Hành chính công
Dimock, Giáo sư Quản lý Công tại Khoa Chính phủ thuộc Đại học New York, cho rằng hành chính công là việc thực hiện hoặc thực thi chính sách công theo tuyên bố của các cơ quan có thẩm quyền. Chắc chắn, nó giải quyết các vấn đề và quyền hạn của tổ chức và kỹ thuật quản lý liên quan đến việc thực hiện các luật và chính sách do các cơ quan hoạch định chính sách của chính phủ xây dựng. Hành chính công là luật đang hoạt động. Nó là phía hành pháp của một chính phủ.
2. Quản trị kinh doanh
Theo Wikipedia , quản trị kinh doanh là quản trị một doanh nghiệp thương mại. Nó bao gồm việc thực hiện hoặc quản lý các hoạt động kinh doanh và ra quyết định, cũng như việc tổ chức hiệu quả con người và các nguồn lực khác để hướng các hoạt động hướng tới các mục tiêu và mục tiêu chung.
Đặc điểm của quản trị
Năm đặc điểm của quản trị như sau:
- Bao gồm một nhóm người. Như đã nói ở trên, quản trị là công việc của hai người trở lên. Toàn bộ quá trình này rất rộng lớn và phức tạp, vì vậy rất khó để tự bạn hoàn thành. Vì vậy, quản trị phải bao gồm một nhóm người có mục tiêu chung.
- Làm việc hợp tác. Quản trị là một hoạt động chắc chắn bao gồm rất nhiều nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu có sự hợp tác tốt thì mọi công việc sẽ nhẹ nhàng hơn và được hoàn thành nhanh chóng.
- Có mục tiêu rõ ràng. Các hoạt động được thực hiện mà không có một mục tiêu xác định là một sự lãng phí thời gian. Vì vậy, bạn phải đặt mục tiêu thực tế, mạnh mẽ và linh hoạt.
- Làm cho mọi việc xảy ra. Một khi mục tiêu đã được đặt ra, bạn phải nỗ lực để đạt được nó. Những nỗ lực này có thể dưới hình thức phát triển các chiến lược chi tiết hơn, giao nhiệm vụ, tạo các mốc thời gian và các hoạt động khác.
- Hướng dẫn, lãnh đạo và giám sát. Cần có người lãnh đạo để công việc đạt hiệu quả. Công việc của nhà lãnh đạo là đưa ra định hướng rõ ràng để hướng tới một mục tiêu chung. Họ cũng phải giám sát tất cả các hoạt động để đảm bảo rằng chúng diễn ra theo đúng kế hoạch.
Các Kỹ năng cần có của nhà quản trị
Kỹ năng của nhà quản lý
Để trở thành một nhà quản trị tầm cơ, bất cứ ai cũng đều phải có kỹ năng quản lý. Đây được coi là kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản trị. Quản lý bao gồm các việc như hoạch định kế hoạch, tổ chức điều hành công ty, tổ chức công việc cá nhân.
Một nhà quản trị quản lý giỏi phải có tầm nhìn xa trông rộng. Bạn phải vẽ ra được kế hoạch và mục tiêu của doanh nghiệp trong tầm 5 đến 10 năm tiếp theo. Định hình được hướng đi của doanh nghiệp trong tương lai. Phải dự kiến được phương án thực hiện kế hoạch, nhưng khó khăn phải vượt qua và cách khắc phục chúng.
Kỹ năng lãnh đạo
Bạn phải biết cách lãnh đạo khi trở thành nhà quản trị. Lãnh đạo là kỹ năng chuyên môn của nhà quản trị mà ai cũng cần học. Quản trị có kỹ năng lãnh đạo tốt là biết đương đầu với khó khăn. Dẫn dắt các nhân viên của mình vượt qua những thử thách khó.
Dám nhận trách nhiệm về bản thân, vì khi xảy ra sai lầm người lãnh đạo sẽ chịu trách nhiệm cao nhất. Biết đưa ra những nhận xét, lời phê bình hợp thời điểm dựa trên việc xây dựng tinh thần công việc chung. Hướng các thành viên của mình đi theo con đường đúng đắn. Giúp họ phát triển cao hơn về mặt công việc. Lãnh đạo chỉ thực sự giỏi khi họ biết bố trí nguồn lực phù hợp cho công việc.
Ứng xử giao tiếp
Trong các kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản trị ứng xử, giao tiếp đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm. Để có thể ứng xử chuyên nghiệp bạn cần có những kiến thức chuyên môn cao. Không chỉ thế, để lời nói có tính thuyết phục đòi hỏi sự tinh tế trong nắm bắt cảm xúc, kinh nghiệm xã hội.
Không phải ai có chuyên môn cao cũng sẽ thuyết phục được người nghe. Biết tôn trọng, công nhận những thành quả của người khác. Nhà quản trị giao tiếp giỏi là người có thể hòa giải mâu thuẫn, tránh được những mâu thuẫn lớn trong công việc. Khiến người khác nể phục, tôn trọng khi nói chuyện.
Kiến thức chuyên môn
Việc bạn có trở thành một nhà quản trị hay không phụ thuộc rất nhiều vào chuyên môn nghề nghiệp. Chả có ai muốn để cử một người không có kỹ năng chuyên môn lên làm nhà quản trị của mình. Kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản trị không thể bỏ qua chuyên môn.
Dù bạn có giao tiếp tốt đến mức nào, lãnh đạo giỏi đến mấy nếu không có chuyên môn bạn sẽ không làm gì được. Một nhà quản trị thành công trong đầu họ luôn có 2 kỹ năng chuyên môn cần thiết nhất. Chuyên môn cụ thể về nghề nghiệp họ đang làm, hiểu biết sâu rộng về nghề nghiệp đó. Bên cạnh đó là những chuyên môn về doanh nghiệp, các hoạt động liên quan đến doanh nghiệp, tình hình kinh tế, chính trị, xã hội.
Kỹ năng tư duy, xử lý thông tin nhanh
Kỹ năng của nhà quản trị không thể thiếu khả năng xử lý thông tin. Nhà quản trị thành công cần có những kỹ năng xử lý, ứng biến thông tin nhanh nhạy hơn người khác. Cần phải nhận định được vấn đề, nguyên nhân, cách xử lý của mỗi công việc. Cần xử lý được các con số tài chính, phân tích chúng một cách đúng đắn.
Truyền thông cũng là kỹ năng quan trọng của nhà quản trị
Một trong những kỹ năng của nhà quản trị đó là truyền thông. Kỹ năng nói, trình bày, thuyết phục là 3 thứ không thể thiếu với nhà quản trị. Bạn là nhà quản trị nhưng lại không có tiếng nói với nhân viên thì đó là một điều thất bại. Bất cứ nhà quản trị nào cũng phải nên thành thạo từ 2 ngôn ngữ trở lên.
Kết luận
Tóm lại, quản trị là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ để đạt được các mục tiêu. Một loại là quản trị kinh doanh, tức là quản lý công ty nhằm thu được lợi nhuận tối đa. Vì vậy, nó là một trong những khái niệm cơ bản mà mọi doanh nghiệp phải tuân theo.
